Розділ 10. Витрати магазину

Магазин може продавати багато і при цьому не заробляти. Торгова націнка — це ще не прибуток: з неї треба заплатити оренду, комуналку, зарплату, вивіз сміття, інтернет, банківські комісії. Реальна формула проста:

Прибуток = націнка з продажів − витрати магазину.

Якщо витрати в програму не вносити, звіт про фінансові результати показуватиме «казковий» прибуток, якого насправді немає. Якщо вносити абияк — купа статей-дублікатів, усе на статті «Інше» — звіт покаже загальну суму, але не відповість на головне питання власника: «куди саме йдуть гроші і в якому магазині?».

Цей розділ — про те, як вести витрати правильно з першого дня: як побудувати список статей (і не наплодити дублікатів), як оформлювати витрати документом, звідки в звіті беруться статті, яких ви «не створювали», і як аналізувати витрати по кожному магазину окремо.

💡 Порада: якщо з розділу ви запам'ятаєте лише одне — хай це буде: не створюйте окремих статей під кожен магазин. Програма і так пам'ятає, до якого складу (магазину) належить кожна витрата. Стаття «Оренда» — одна, а звіт сам покаже оренду окремо по кожній точці.

Зміст

1. Довідник «Статті витрат»: як побудувати список правильно
2. Документ «Витрати»
3. Статті, які програма створює сама
4. Аналіз витрат: звіти і розрізи
5. Чек-лист: облік витрат з нуля

1. Довідник «Статті витрат»: як побудувати список правильно

Призначення

Довідник «Статті витрат» (у конфігурації — довідник «Расходы») — це список категорій, за якими групуються всі витрати магазину: «Оренда», «Комунальні послуги», «Транспорт», «Господарські потреби». Кожен рядок документа «Витрати» обов'язково прив'язується до статті — саме по статтях звіти потім розкладають суми.

Стаття вирішує одну бізнес-задачу: перетворити знеособлене «за місяць витратили 54 000 грн» на керівницьку картину «оренда 25 000, зарплата 15 000, комуналка 6 400, транспорт 4 200, інше 3 400». Перше — просто цифра, друге — основа для рішень.

Теоретичний підхід: стаття — це «ЩО», склад — це «ДЕ»

Тут користувачі найчастіше роблять системну помилку, тому зупинимось докладно.

У кожній витраті програма зберігає дві незалежні характеристики:

Обидві характеристики записуються в облік окремими розрізами (у регістрі витрат є і вимір «Стаття», і вимір «Склад»). Тобто витрата «Оренда по магазину Центральний» і «Оренда по магазину Вокзальний» — це одна й та сама стаття «Оренда», просто з різними складами. Звіт «Витрати» вміє групувати і по статтях, і по складах, і по обох одразу.

Висновок: стаття не повинна містити в назві місце. Місце програма знає і без вас.

Антипатерн: стаття під кожен магазин

Найпоширеніша помилка при впровадженні — «розмножити» статті по точках:

❌ Так робити не треба:

До чого це призводить:

• довідник розростається: 10 статей × 3 магазини = 30 позицій замість 10, а з відкриттям четвертої точки доведеться створювати ще 10;
• звіт «Витрати» перестає відповідати на питання «скільки всього коштує оренда по мережі» — суму доводиться додавати вручну з трьох рядків;
• оператори плутаються і проводять оренду другого магазину на статтю «Оренда маг.1» — аналітика бреше в обидва боки;
• розріз по складу, який і так є в програмі, дублюється в назвах — подвійна робота без жодної користі.

✅ Правильно:

А «в якому магазині» — вказується у полі Склад документа «Витрати». Один список статей обслуговує хоч два магазини, хоч двадцять.

⚠️ Важливо: якщо дублікати вже наплоджені — не видаляйте статті, по яких були документи (посилання на них залишаються в проведених документах). Правильний шлях: створити «чисту» структуру, перенести старі статті-дублікати в окрему групу «АРХІВ (не використовувати)» і надалі проводити витрати тільки по нових статтях.

Довідник «Статті витрат»: групи для банківських, комунальних та інших витрат і окремі статті, зокрема «Оренда». Це приклад існуючого списку; рекомендації щодо його впорядкування наведені вище.

Структура довідника

Довідник ієрархічний: можна створювати групи (папки) і вкладати в них статті — саме так побудований правильний приклад вище. У самої статті заповнюється фактично одне поле:

У документ «Витрати» можна вибрати тільки статтю, не групу — програма це контролює. Тому групи використовуйте саме як папки для порядку, а не як «великі статті».

Практичний приклад

Магазин з двома точками заводить довідник один раз при впровадженні: 5 груп і 12 статей з прикладу вище. Права на створення статей залишають тільки адміністратору; оператори та касири лише вибирають готові статті. Через рік у мережі вже 4 магазини — довідник не змінився взагалі, бо нові точки просто вибираються в полі «Склад».

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документ «Витрати» — кожен рядок посилається на статтю.
• Звіт «Витрати» — групує суми по статтях і групах.
• Звіт про фінансові результати — витрати за статтями зменшують прибуток.
• Документи, які створюють статті автоматично, — підрозділ 3.

2. Документ «Витрати»

Призначення

Документ «Витрати» (у конфігурації — «Расходы») оформлює поточні витрати магазину: оренду, комунальні послуги, господарські покупки, послуги охорони, інтернет, дрібні готівкові витрати. Це єдиний документ, яким витрати вносяться в програму вручну.

Приклад від 08.09.2026 у навчальній копії: стаття «Оренда», сума 25 000,00 грн, каса — «Загальна каса», склад — «Магазин №9 (Світязь)». Каса й організація розташовані над таблицею, склад і загальна сума — під нею. Маршрут: Документи → Каса і банк → Витрати.

Коли використовується

• настав час нарахувати регулярну витрату (оренда за місяць, комуналка за показниками);
• з каси взяли готівку на господарські потреби;
• надійшов рахунок від постачальника послуг, який буде оплачено пізніше;
• касир виніс гроші зі скриньки РМК на дрібні витрати (документ вводиться на підставі «РМК Внос/Винос»).

Бізнес-логіка

Документ «Витрати» робить три речі, і важливо розуміти всі три:

1. Фіксує витрату в аналітиці. Кожен рядок (стаття + сума) записується в регістр «Витрати» разом зі складом із шапки документа. Саме звідси звіт «Витрати» бере розкладку «що і де витрачено», а звіт про фінансові результати — суму, яка зменшує прибуток.
2. Списує готівку з каси — але тільки по рядках без контрагента. Суми всіх рядків, у яких поле «Контрагент» порожнє, одним рухом списуються з каси, вказаної в шапці (регістр «Грошові кошти», розхід). Логіка: порожній контрагент = «заплатили готівкою тут і зараз».
3. Створює борг — по рядках із контрагентом. Якщо в рядку вказано контрагента (наприклад, орендодавця), гроші з каси не списуються. Замість цього в регістрі «Взаєморозрахунки» виникає ваш борг перед цим контрагентом. Оплатите його пізніше окремим документом — РКО або платіжним дорученням. Так витрату можна нарахувати в одному місяці, а заплатити в наступному — витрата потрапить у «свій» місяць, як і належить.

⚠️ Важливо: рядок без контрагента = «гроші вже пішли з каси». Рядок з контрагентом = «витрату нарахували, борг виник, грошей ще не платили». Якщо ви вказали контрагента і тут же віддали готівку без РКО — у програмі назавжди «висітиме» борг, якого немає. І навпаки: якщо заплатили з відстрочкою, але контрагента не вказали — каса в програмі «схудне» раніше, ніж насправді.

Покроковий порядок роботи

1. Відкрийте журнал документів «Витрати» і створіть новий документ.
2. У шапці перевірте Організацію та вкажіть:
   • Касу — з якої списувати готівкові рядки;
   • Склад — магазин, якого стосуються витрати. Це поле і є той самий «розріз по точках»: не пропускайте його, навіть якщо магазин один.
3. Заповніть табличну частину. Зручний спосіб — кнопка «Підбір»: відкривається список статей, ви вибираєте статтю, програма одразу питає суму («Укажите сумму») і додає готовий рядок. Можна вибрати кілька статей підряд — форма підбору не закривається. Групу вибрати не вдасться — тільки конкретну статтю.
4. У рядках, які не оплачуються одразу готівкою, заповніть колонку Контрагент.
5. Сума документа в шапці рахується автоматично як підсумок рядків — вручну її не вводять.
6. Проведіть документ (кнопка «ОК»).
7. Перевірте себе: звіт «Витрати» за сьогодні має показати внесені статті, а якщо були готівкові рядки — залишок каси у звіті «Каса і розрахункові рахунки» має зменшитися.

💡 Порада: дрібні готівкові витрати збирайте в один документ за день: кілька рядків із різними статтями. Головне — не відкладати внесення «на потім»: забуті витрати = завищений прибуток у звітах, а залишок каси в програмі не сходиться з фактичним.

Опис реквізитів

Шапка:

Таблична частина «Витрати»:

Проведення документа

Після проведення документ робить такі рухи (перевірено по конфігурації):

Саме тому, що регістр «Витрати» має окремий вимір Склад, статті не потрібно «прив'язувати» до магазинів у назвах — розріз по точках уже вбудований в облік.

Типові сценарії

Сценарій 1. Оренда з відстрочкою оплати (витрата з контрагентом).

1-го числа нараховуємо оренду за місяць, платимо 5-го.

1. 1-го числа: документ «Витрати», склад — «Магазин Центральний», рядок: стаття «Оренда», сума 25 000 грн, контрагент — ФОП Орендодавець. Після проведення: витрата в аналітиці за 1-ше число, борг перед орендодавцем 25 000 грн, каса не зачеплена.
2. 5-го числа: РКО на ФОП Орендодавець на 25 000 грн (або платіжне доручення з рахунку) — борг закрито, гроші списано.
3. Контроль: звіт «Витрати» показує оренду в правильному місяці; «Взаєморозрахунки з контрагентами» по орендодавцю — нуль.

Сценарій 2. Комуналка одразу готівкою (рядок без контрагента).

Прийшли показники, адміністратор бере з каси 4 100 грн і сплачує на пошті.

1. Документ «Витрати»: каса — головна каса, склад — «Магазин Центральний», рядок: стаття «Комунальні послуги», сума 4 100 грн, контрагент — порожній.
2. Після проведення каса в програмі зменшилась на 4 100 грн, витрата зафіксована. Жодних додаткових РКО не потрібно.

Сценарій 3. Госптовари: кілька дрібниць одним документом.

За день купили пакети (320 грн), мийний засіб (180 грн) і скотч (60 грн) — усе готівкою з каси.

1. Один документ «Витрати», один рядок: стаття «Госптовари та пакети», сума 560 грн, без контрагента. (Або три рядки, якщо хочете деталі, — але стаття одна й та сама.)
2. Каса зменшилася на 560 грн, у звіті за місяць ці дрібниці зберуться в одну зрозумілу цифру по статті.

Сценарій 4. Витрати з каси РМК.

Касир виніс зі скриньки РМК 500 грн на воду для кулера (документ «РМК Внос/Винос»).

1. На підставі «РМК Внос/Винос» введіть документ «Витрати» — програма сама підставить касу, склад, суму і сама створить статтю з назвою вашого РМК у службовій групі «ВИТРАТИ ПО РМК».
2. За потреби замініть підставлену статтю на змістовнішу (наприклад, «Госптовари та пакети») — але не видаляйте службову групу.

Типові помилки

Пов'язані документи

• Вводиться на підставі: «РМК Внос/Винос» (винесення готівки з РМК).
• Після нього: РКО або платіжне доручення — оплата боргу по рядках із контрагентом.
• Результат перевіряється: звіти «Витрати», «Каса і розрахункові рахунки», «Взаєморозрахунки з контрагентами» (Розділ 7).

3. Статті, які програма створює сама

Відкривши звіт «Витрати», ви можете побачити статті та групи, яких ніхто з ваших людей не створював: «Списання Молоко 2,5% зіпсовано», «Результат інвентаризації № 000000015»… Це не помилка і не чиясь самодіяльність — частину витрат програма фіксує автоматично, коли ви проводите товарні документи. Так собівартість зіпсованого чи загубленого товару теж потрапляє у фінансовий результат — без жодного ручного документа «Витрати».

Ось повний перелік (перевірено по конфігурації):

Усі ці рухи лягають у той самий регістр «Витрати», тож у звіті вони стоять поруч із вашими «ручними» статтями. Джерело аналітики складу залежить від документа: зокрема, «Виплата ЗП» бере склад із підрозділу працівника, якщо його заповнено. Перевіряйте порожні склади перед порівнянням витрат магазинів.

⚠️ Важливо про місяць зарплати: нарахування ЗП створює борг перед працівником, а запис у витрати — документ виплати. Тому зарплата за серпень, виплачена у вересні, потрапляє у витрати вересня. Наскрізний приклад у розділі 9 показує, як зіставити нарахування, виплату та борг. Не дублюйте цю суму ручною витратою.

Що з цього випливає для користувача:

• Не лякайтеся «чужих» статей і не видаляйте їх — на них посилаються проведені документи.
• Не дублюйте їх вручну. Побачивши у звіті «Списання Молоко…», не треба створювати ще й власну статтю «Зіпсований товар» і проводити по ній документ «Витрати» — собівартість списаного вже у витратах, ручний документ порахує її вдруге, і прибуток у звіті буде занижений.
• Не проводьте свої витрати по службових групах. Ваші ручні статті («Оренда», «Госптовари»…) живуть у ваших групах; службові групи великими літерами програма веде сама.
• Автоматичні статті відрізняються ще й «Видом витрат» у регістрі: інвентаризація пише оперативні витрати, списання та уцінка — неоперативні. У звіті «Витрати» їх можна відокремити від ручних саме цим розрізом.

💡 Порада: якщо у групі «СПИСАННЯ ТОВАРУ» за місяць з'явилися десятки статей на пристойні суми — це не проблема довідника, це сигнал про реальні втрати товару. Ідіть не чистити список, а розбиратися з причинами списань (Розділ 5).

4. Аналіз витрат: звіти і розрізи

Де дивитись

Розрізи звіту «Витрати»

Звіт будується по оборотах регістру «Витрати», тому в ньому доступні всі розрізи регістру: стаття (з групами довідника), склад, вид витрат, а для товарних списань — ще й стаття списання. Практично це означає:

• відбір по складу — витрати одного магазину за період;
• групування «Склад → Стаття» — порівняння точок між собою: одна й та сама стаття «Оренда» стоїть під кожним магазином зі своєю сумою. Саме тут окупається дисципліна з підрозділу 1: якби статті були «Оренда маг.1» / «Оренда маг.2», порівняти точки по однакових категоріях було б неможливо;
• групування «Стаття → Склад» — скільки коштує категорія по всій мережі і як вона розкладається по точках.

Перевірка витрат за 01–09.09.2026: «Оренда» → 08.09.2026 → 25 000 грн. Цей рядок звіту відповідає документу оренди, показаному в розділі «Документ Витрати».

Приклад: місяць витрат мережі з двох магазинів

Усі документи місяця проведені з правильними складами. Звіт «Витрати» за червень, групування «Стаття → Склад»:

Що бачить власник з однієї таблиці:

• витрати мережі — 93 050 грн: саме на стільки націнка місяця має бути більшою, щоб вийти «в плюс»;
• «Вокзальний» дешевший в утриманні, але списання там удвічі більші — питання не до статей, а до зберігання товару і дисципліни на точці;
• усі суми по кожній статті порівнюються між магазинами напряму, бо статті спільні, а розріз по точках дає поле «Склад».

⚠️ Важливо: звіт «Витрати» показує лише те, що внесено в програму. Витрати, оплачені «повз касу» і не оформлені документом, у звіт не потраплять — і звіт про фінансові результати покаже прибуток більший за реальний. Правило просте: кожна гривня витрат — через документ «Витрати» (або через документи, що пишуть витрати автоматично).

Типові помилки аналізу

Чек-лист: облік витрат з нуля за один день

Якщо витрати досі не велися (або велися хаотично), налагодити їх можна за такою послідовністю:

1. Складіть список реальних витрат магазину за минулий місяць на папері: оренда, комуналка, зарплата, транспорт, госптовари… Зазвичай виходить 10–15 позицій.
2. Створіть групи і статті в довіднику «Статті витрат» за схемою з підрозділу 1. Без назв магазинів у статтях. Права на створення статей — тільки адміністратору.
3. Якщо в довіднику вже є дублікати — перенесіть їх у групу «АРХІВ (не використовувати)», не видаляючи.
4. Домовтесь про правило контрагента: платимо одразу готівкою — рядок без контрагента; платимо пізніше — рядок з контрагентом + потім РКО чи платіжка.
5. Призначте відповідального і ритм: хто і як часто вносить документ «Витрати» (оптимально — у день витрати, максимум — раз на тиждень).
6. Проведіть перший місяць і наприкінці відкрийте звіт «Витрати» (групування «Склад → Стаття») разом зі звітом про фінансові результати.
7. Побачили статтю, якої не вистачає, — додайте. Побачили «Інше» більше 5% від суми витрат — розбийте його на конкретні статті.

Після другого-третього місяця цифри стають порівнюваними — і саме тоді звіти починають відповідати на питання «куди діваються гроші» без жодних додаткових зусиль.

Пов'язані розділи: Розділ 7. Гроші та взаєморозрахунки (каса, РКО, борги) · Розділ 5. Складські операції (списання, інвентаризація) · Розділ 4. Ціноутворення (переуцінка) · Розділ 8. Звіти (звіт «Витрати», фінансовий результат).