Розділ 8. Звіти — контроль і аналіз роботи магазину

Документи фіксують події: товар прийняли, продали, гроші поклали в касу. Але щоб керувати магазином, потрібно бачити картину в цілому: скільки товару на складі, що продається добре, а що лежить мертвим вантажем, скільки грошей у касі та хто кому винен. Саме для цього існують звіти.

Звіт нічого не змінює в обліку — він лише читає дані, які вже накопичили проведені документи, і показує їх у зручному вигляді. Тому звіт можна формувати скільки завгодно разів: жодної шкоди обліку це не завдасть.

Головне правило роботи зі звітами: звіт показує те, що ввели в документах. Якщо прихідну накладну не провели, товар у звіті залишків не з'явиться. Якщо чек не закрили — продаж у звіті продажів не побачите. Коли цифри у звіті здаються дивними, спершу шукайте непроведений або помилково оформлений документ, а вже потім сумнівайтеся у програмі.

У цьому розділі звіти згруповані за бізнес-питаннями, на які вони відповідають: залишки, продажі, каса, борги, закупівлі, ціни, терміни придатності та фінансовий результат.

Зміст

• 8.1. Як користуватись будь-яким звітом
• 8.2. Тонке налаштування звіту (панель СКД)
  • Які звіти мають панель налаштувань
  • Відбори: показати не все, а тільки потрібне
  • Групування: розкласти цифри по поличках
  • Додаткові поля і сортування
  • Варіанти звіту і скидання налаштувань
  • Чи зберігаються налаштування
  • Наскрізні приклади
• 8.3. Залишки і рух товару
  • Залишки товарів
  • Обороти номенклатури
  • Рух товару
  • Мінімальні залишки
  • Як визначити мінімум і підготувати замовлення
• 8.4. Продажі та аналіз
  • Продажі товарів
  • Аналіз продаж
  • Аналіз продаж РМК
  • Середній чек
  • Ходові позиції
• 8.5. Каса та зміни РМК
  • Звіт по змінах
  • Звіт по касі РМК
  • Звіт по РМК (новий)
• 8.6. Гроші та борги
  • Каса і розрахункові рахунки
  • Взаєморозрахунки з контрагентами
  • Взаєморозрахунки з клієнтами
• 8.7. Закупівлі
  • Закупки товарів
  • Аналіз закупок
  • Аналіз заборгованості постачальникам за періодами
  • Реєстр прихідних накладних
  • Реєстр розхідних накладних
• 8.8. Ціни
  • Прайс-лист
  • Динаміка цін
• 8.9. Терміни придатності
  • Звіт контролю терміну придатності
• 8.10. Фінансовий результат
  • Звіт про фінансові результати
  • Витрати
• 8.11. Підсумок розділу
  • Контроль показників перед висновками
  • Перевірка місяця перед підбиттям підсумків

8.1. Як користуватись будь-яким звітом

Усі звіти в програмі побудовані за одним принципом. Опанувавши один — ви зможете працювати з будь-яким. Ось універсальні прийоми.

На прикладі «Аналізу продаж» видно основні частини форми: період ліворуч, відбори праворуч і результат нижче. У перевіреному інтерфейсі цей звіт відкривається через «Звіти → Продаж номенклатури → Аналіз продажів по партіям», а заголовок форми — «Звіт по продажах номенклатури». Назва пункту меню може відрізнятися залежно від інтерфейсу користувача.

На ілюстрації показано наявні дані локальної бази за 01.09.2026–09.09.2026. Верхня таблиця розкладає продажі за групами товарів, нижня — за робочим місцем касира «Тестова». Це два розрізи тих самих продажів: їхні підсумки не треба додавати між собою.

У рядку «Разом» сума продажів становить 1 580,50, собівартість — 908,25, а дохід — 672,25. Різниця між сумою без знижки 1 618,25 і фактичною сумою продажів — 37,75. Цей приклад показує, як читати підсумки звіту; у вашій базі числа залежатимуть від проведених документів і вибраного періоду.

Період

Майже кожен звіт має поля «Період з … по …» (або одну дату — для звітів про залишки). Це найважливіше налаштування:

• звіти про обороти (продажі, закупки, рух грошей) показують, що відбулося за період — від дати «з» до дати «по» включно;
• звіти про залишки показують стан на конкретний момент — на кінець вказаного дня. Якщо дату не вказати, програма зазвичай бере поточний момент.

У «Аналізі продаж» кнопка «…» поруч із датами відкриває діалог «Настройка періоду». Для прикладу від початку місяця виберіть «День», задайте кінцеву дату та встановіть «З початку місяця». Перевірте рядок «Встановлено період», натисніть OK, а на формі звіту — «Сформувати звіт». Прапорець «Кінець дня» на основній формі включає операції кінцевої дати до завершення дня.

Якщо таблиця порожня, спочатку перевірте, чи є проведені документи у вибраному періоді та чи не виключають їх відбори. Для навчального прикладу готового звіту вибирайте період із даними.

⚠ Важливо: порівнювати можна тільки однакові за довжиною періоди. Порівняння «продажі за березень» проти «продажі з 1 по 15 квітня» нічого не скаже — квітень ще не закінчився.

Відбори

Відбір — це фільтр: «показати не все, а тільки…». Типові відбори:

• Організація — якщо в базі ведеться облік кількох фірм;
• Склад (місце зберігання) — конкретний магазин чи склад;
• Номенклатура — конкретний товар або група товарів (можна вибрати групу — програма врахує все, що всередині);
• Контрагент / Клієнт — конкретний постачальник чи покупець.

Порожній відбір означає «показати все». Це часто джерело плутанини: якщо у вас два склади, звіт залишків без відбору по складу покаже суму по обох — і ви побачите «на полиці» товар, який насправді лежить в іншому магазині.

Групування

Групування визначає, як розкласти цифри: по товарах, по групах товарів, по днях, по продавцях, по постачальниках. У звітах з кнопкою «Налаштування…» групування можна міняти самостійно — той самий звіт відповість на різні питання залежно від того, як ви його згрупуєте. Як саме це робиться — докладно в підрозділі 8.2.

Кнопка «Сформувати»

Деякі звіти, зокрема «Аналіз продаж», формуються автоматично при відкритті. Після того, як ви задали або змінили період і відбори, натисніть «Сформувати» або «Сформувати звіт»: на екрані може залишатися старий результат, поки ви не переформуєте звіт. Це друга за популярністю причина «неправильних цифр» — дивляться на результат зі старими налаштуваннями.

Розшифровка

Подвійний клік по комірці з цифрою відкриває розшифровку — з чого ця цифра склалася. Так можна «провалитися» від загальної суми до конкретного документа, а з розшифровки відкрити сам документ. Це головний інструмент пошуку помилок: бачите дивну цифру — клікайте по ній, поки не дійдете до документа-винуватця.

Збереження налаштувань

Якщо ви щодня заповнюєте у звіті ті самі поля (період, склад, організацію) — скористайтеся кнопками «Зберегти значення…» та «Відновити значення…» на панелі звіту: перша запам'ятовує введені значення полів під назвою, друга повертає їх наступного разу. А от перебудовану структуру звіту (нові групування, додані колонки) програма між сеансами не зберігає — подробиці та поради в підрозділі 8.2.

💡 Порада: сформований звіт можна роздрукувати або зберегти у файл (Excel, PDF) через меню «Файл → Зберегти як». Це зручно, щоб передати результат бухгалтеру чи власнику.

Типові помилки при роботі з будь-яким звітом

8.2. Тонке налаштування звіту (панель СКД)

Більшість звітів програми побудовані на системі компонування даних (скорочено СКД). Для користувача це означає просту річ: звіт — це не застигла таблиця, а конструктор. Дані завжди ті самі — продажі, залишки, гроші з проведених документів, — а от вигляд результату ви збираєте самі: що відфільтрувати, по чому розкласти, які колонки показати і як відсортувати. Один звіт «Аналіз продаж» здатен відповісти і на питання «що продавалося вчора», і «хто з продавців роздає знижки», і «в які дні тижня пік виручки» — залежно від того, як ви його налаштуєте.

Нічого зіпсувати налаштуваннями неможливо: звіт лише читає дані. Найгірше, що може статися, — звіт стане незручним чи «дивним», і тоді одна кнопка повертає все до стандартного вигляду.

Які звіти мають панель налаштувань

Впізнати звіт на СКД просто: на його панелі є кнопка «Налаштування…». Такими є, зокрема: Аналіз продаж, Аналіз продаж РМК, Обороти номенклатури, Рух товару, Мінімальні залишки, Середній чек, Ходові позиції, Звіт по змінах, Звіт по касі РМК, Звіт по РМК (новий), Каса і розрахункові рахунки, Взаєморозрахунки з контрагентами і з клієнтами, Аналіз закупок, реєстри накладних, Динаміка цін, Прайс-лист, Контроль терміну придатності, Звіт про фінансові результати, Витрати.

Кілька звітів зроблені за старою схемою — з жорстко заданими полями: «Залишки товарів», «Продажі товарів», «Закупки товарів». У них можна вибрати лише період, організацію і склад, а кнопки «Налаштування…» немає. Усе, що описано далі в цьому підрозділі, стосується саме звітів з кнопкою «Налаштування…».

Що є на формі типового звіту на СКД:

⚠ Важливо: після будь-якої зміни налаштувань натискайте «Сформувати звіт» ще раз. На екрані залишається результат зі старими налаштуваннями, поки ви не переформуєте звіт.

Відбори: показати не все, а тільки потрібне

Відбір — це рядок-фільтр з чотирьох частин:

1. галочка використання — фільтр можна тимчасово вимкнути, не видаляючи;
2. поле («Ліве значення») — по чому фільтруємо: склад, номенклатура, контрагент, організація…;
3. вид порівняння — як порівнюємо;
4. значення («Праве значення») — з чим порівнюємо.

У звітах, де таблиця відбору розміщена прямо на формі (Аналіз продаж, Обороти номенклатури, Рух товару та ін.), найуживаніші фільтри вже підготовлені — достатньо поставити галочку і вибрати значення. Повний список відборів доступний через кнопку «Налаштування…»: там рядок відбору можна додати (кнопка додавання → вибрати поле зі списку доступних), змінити чи видалити.

Ліворуч унизу розміщено доступні поля, праворуч — умови відбору. У цьому прикладі галочки використання зняті: навіть заповнене значення «ПОСТАЧАЛЬНИКИ» саме по собі не вмикає фільтр. Структура групувань у верхній частині вікна визначає, як розкладатимуться підсумки звіту.

Головне у відборі — правильно вибрати вид порівняння:

⚠ Важливо: найпоширеніша помилка відбору — вибрати групу товарів з видом порівняння «Дорівнює». Група сама по собі нічого не продає і не зберігається на складі, тому звіт покаже порожнечу або нулі. Для групи довідника завжди ставте «У групі».

Приклади відборів, які закривають більшість щоденних питань:

• тільки один склад: поле «Склад», порівняння «Дорівнює», значення — ваш магазин;
• тільки молочка: поле «Номенклатура», порівняння «У групі», значення — група «Молочні продукти»;
• всі товари одного постачальника (в «Аналізі продаж»): поле «Партія.Контрагент», порівняння «Дорівнює», значення — постачальник. Звіт покаже продажі лише тих партій, що надійшли від нього.

💡 Порада: порожній відбір (галочка знята) означає «показати все». Якщо звіт раптом «схуд» — перше, що треба перевірити: чи не залишилася увімкнена галочка відбору з минулого разу.

Групування: розкласти цифри по поличках

Групування — це рівні, по яких звіт розкладає підсумки. Кожен рівень — це відповідь на питання «а в розрізі чого?». Змінюються групування у вікні «Налаштування…»: там показана структура звіту — перелік рівнів один під одним. Рівень можна додати (вибравши поле групування зі списку доступних), видалити, а стрілками — поміняти рівні місцями.

Що дає порядок рівнів — на прикладі «Аналізу продаж» за тиждень:

Було — групування «Номенклатура» (один рівень):

Одна цифра на товар за весь тиждень. Не видно ні складів, ні днів.

Стало — групування «Склад → Номенклатура» (два рівні):

Ті самі дані, але тепер видно внесок кожного магазину, а всередині — кожного товару. Поміняйте рівні місцями («Номенклатура → Склад») — і звіт відповість на протилежне питання: як один товар продається по різних магазинах.

Для розкладки в часі використовуйте поля періоду («Період день», «Період місяць»): групування «Період день → Номенклатура» перетворює звіт на щоденний журнал продажів.

💡 Порада: не додавайте більше двох-трьох рівнів — звіт стає нечитабельним. Верхнім робіть той розріз, підсумок по якому вам найважливіший: саме по верхніх рівнях звіт показує проміжні підсумки, які можна згортати й розгортати кнопками «плюс/мінус» у лівому краї таблиці.

Додаткові поля і сортування

Додаткові поля (колонки). У вікні «Налаштування…» є перелік вибраних полів — саме вони стають колонками результату. Поле можна додати зі списку доступних, прибрати або поміняти порядок. Доступні не лише «прямі» поля звіту, а й реквізити через крапку: наприклад, до поля «Номенклатура» можна додати колонку «Номенклатура.Артикул» — і в звіті поруч із назвою товару з'явиться його артикул. Так само через «Партія.Контрагент» у продажах видно постачальника товару.

Сортування. Там само, у «Налаштування…», задається порядок рядків: поле + напрямок (за зростанням або за спаданням). Класичний приклад — «топ продажів»: у звіті «Аналіз продаж» додайте сортування за полем «Сума» за спаданням — і найприбутковіші товари опиняться вгорі таблиці без жодного пошуку очима. Для рейтингу за кількістю відсортуйте за «Кількість» за спаданням.

💡 Порада: якщо потрібен готовий рейтинг без ручного налаштування — є звіт «Ходові позиції», у якому сортування за продажами вже вбудоване.

Варіанти звіту і скидання налаштувань

У частини звітів розробник підготував готові варіанти — набори налаштувань під типові питання. Вони доступні через кнопку-меню «Варианты отчетов» на панелі звіту або поле «Варіант» угорі форми:

• «Аналіз продаж»: варіанти «Основний» і «Додатковий»;
• «Обороти номенклатури»: «Основний», «Собівартість за поточними закупівельними цінами», «Вартість за поточними роздрібними цінами»;
• «Контроль терміну придатності»: перемикач варіантів — поле «Варіант» на формі.

Вибір варіанта повністю замінює поточні налаштування (групування, поля, відбори) на закладені у варіанті — це найшвидший спосіб отримати інший «розріз» звіту одним кліком.

Якщо ж налаштування «поїхали» і звіт показує щось незрозуміле — натисніть «Скинути налаштування» (у деяких звітах кнопка називається «Відновити настройки звіту за замовчуванням»): звіт повернеться до стандартного вигляду. Це безпечно і нічого, крім вигляду звіту, не змінює.

Чи зберігаються налаштування

Тут треба бути чесним: повні налаштування СКД живуть лише до закриття форми звіту. Механізму «зберегти варіант звіту під своєю назвою» у програмі немає: перебудована структура групувань, додані колонки і сортування після закриття вікна зникають — наступного разу звіт відкриється зі стандартними налаштуваннями (або зі стандартним варіантом).

Що програма зберегти вміє — це значення полів самої форми. Кнопка «Зберегти значення…» запам'ятовує під назвою те, що введено в поля звіту (період, вибрані значення відборів), а «Відновити значення…» повертає збережений набір. Для щоденного звіту з тими самими відборами цього зазвичай досить.

💡 Порада: якщо ви зібрали складне і вдале налаштування (групування + відбори + сортування) — запишіть його «рецепт» у робочий зошит або зробіть знімок екрана вікна «Налаштування…». Відтворити налаштування за записом — хвилина, а згадувати з нуля — довго. Для регулярних розрізів спершу перевірте готові варіанти звіту: можливо, потрібне вже зібрано.

Типові помилки роботи з налаштуваннями

Наскрізні приклади: завдання → покрокове налаштування

Приклад 1. «Продажі молочних продуктів по днях за минулий тиждень» (звіт «Аналіз продаж»):

1. Період: з понеділка по неділю минулого тижня (через кнопку вибору періоду — готовий період «Тиждень»).
2. Відбір: «Номенклатура» — У групі — група «Молочні продукти» (галочку використання — увімкнути).
3. «Налаштування…» → структура групувань: «Період день» → «Номенклатура» (день верхнім рівнем).
4. «Сформувати звіт».

Результат: по кожному дню — свій блок із товарами і підсумком дня. Одразу видно, у які дні молочка «просідає» — під ці дні коригуєте замовлення швидкопсувного товару.

Приклад 2. «Топ продажів за місяць» (звіт «Аналіз продаж»):

1. Період: минулий місяць.
2. Групування: лише «Номенклатура» (зайві рівні — видалити).
3. «Налаштування…» → сортування: «Сума» за спаданням (для рейтингу в штуках — «Кількість» за спаданням).
4. «Сформувати звіт».

Угорі таблиці — товари, що роблять виручку. Перші 30–50 рядків — ваш «золотий список» для контролю полиці й мінімальних залишків.

Приклад 3. «Продажі товарів одного постачальника по складах» (звіт «Аналіз продаж»):

1. Період: потрібний місяць або квартал.
2. Відбір: «Партія.Контрагент» — Дорівнює — постачальник (наприклад, «Продторг»).
3. «Налаштування…» → групування: «Склад» → «Номенклатура».
4. «Сформувати звіт».

Результат: скільки товару цього постачальника продав кожен магазин. З цими цифрами йдуть на переговори про ціни та бонуси — і вирішують, у яку точку який асортимент постачальника завозити.

8.3. Залишки і рух товару

Ця група звітів відповідає на питання: «Скільки товару в мене є? Куди він дівся? Що пора дозамовити?» Дані для всіх звітів групи накопичують документи руху товару: прихідні накладні, чеки продажу, переміщення, списання, інвентаризації (див. Розділ 3, Розділ 5, Розділ 6).

Залишки товарів

Призначення. Основний щоденний звіт товарознавця і адміністратора. Показує залишки всіх товарів у розрізі груп номенклатури: кількість і собівартість. Це «фотографія складу» на обраний момент часу.

Звідки бере дані. З залишків партій товарів — тобто з усіх проведених документів, які рухали товар: прихідні накладні додавали, чеки і розхідні накладні забирали, списання зменшували, інвентаризації коригували. Звіт проходить по всій номенклатурі, тому товари з нульовим залишком теж видно (це зручно, щоб помітити, що товар закінчився).

Коли використовувати:

• щоранку або перед замовленням постачальнику — щоб бачити, що є;
• перед інвентаризацією — як «облікову» цифру для порівняння з фактом;
• коли покупець питає «а чи є у вас…» — швидше глянути у звіт, ніж бігти на склад;
• наприкінці місяця — щоб оцінити, скільки грошей вкладено в товарний запас.

Таблиця «Залишки товарів» на кінець 09.09.2026 з відбором «Магазин №9 (Світязь)»: групи номенклатури, кількість і собівартість. Червоні від’ємні залишки в навчальній копії ілюструють ситуацію, яку потрібно перевіряти за рухом товару. Колонку кількості розширено у формі для читання повних значень. Відкрити цей звіт можна через «Операції → Звіт → Залишки товарів».

Як інтерпретувати. Приклад: по групі «Молочні продукти» звіт показує залишок 480 одиниць на суму 21 500 грн собівартості. Розгорнувши групу, бачите: «Сир твердий» — 85 кг на 15 300 грн, «Кефір 1 л» — 120 шт на 3 800 грн. Висновок: понад 70 % грошей групи «сидить» у сирі — якщо він продається повільно, це заморожені кошти. Якщо ж навпроти якогось товару залишок від'ємний (наприклад, −3 шт) — це сигнал помилки в обліку: продали більше, ніж оприбуткували. Найчастіша причина — непроведена або запізніла прихідна накладна.

💡 Порада: формуйте звіт із відбором по конкретному складу. Загальна цифра по всіх складах красива, але для замовлення чи перевірки полиці потрібен саме ваш магазин.

Якщо залишок від'ємний

Мета перевірки — знайти першу розбіжність у документах, а не лише прибрати мінус із поточного звіту.

⚠️ Важливо: дати документів мають відповідати фактичним операціям. Не переносіть прихід перед чеком лише заради зникнення мінуса й не створюйте «технічну» інвентаризацію до з'ясування причини. Виправлення кількості або дати саме по собі не гарантує перерахунку собівартості вже проведених продажів. Відповідальний перевіряє залежні документи та погоджує виправлення попередніх періодів; непідтверджені суми не слід використовувати як остаточний фінансовий результат.

Типові помилки аналізу:

• дивляться залишки без відбору по складу — бачать товар, який лежить в іншій точці;
• формують звіт на дату «заднім числом» і дивуються, що цифри не збігаються з сьогоднішніми — залишок показано саме на вказану дату;
• бачать від'ємний залишок і «виправляють» його інвентаризацією, не знайшовши причину — помилка повториться. Спершу знайдіть документ-винуватець через звіт «Рух товару»;
• плутають собівартість із роздрібною вартістю: у цьому звіті сума — це закупівельні гроші, а не «на скільки продамо».

Обороти номенклатури

Призначення. Класична «оборотна відомість» по товарах: для кожного товару за період видно чотири цифри — початковий залишок, прихід, розхід і кінцевий залишок, у кількості та в собівартості. Додатково звіт може показати поточну закупівельну і роздрібну ціну товару.

Звідки бере дані. З тих самих партій товарів, що і «Залишки товарів», але за період: усі надходження потрапляють у колонку «Прихід», усі продажі, списання і переміщення зі складу — у «Розхід».

Коли використовувати:

• щомісяця — як загальну картину руху товару: що завозили, що продавали;
• коли залишок товару виглядає підозріло — обороти покажуть, за рахунок чого він змінився;
• для оцінки оборотності: якщо кінцевий залишок великий, а розхід за місяць маленький — товар залежується.

Як інтерпретувати. Приклад: «Олія соняшникова 1 л»: початок місяця — 40 шт, прихід — 120 шт, розхід — 130 шт, кінець — 30 шт. Товар обертається добре: за місяць продали більше тримісячного залишку. Інший приклад: «Сервіз чайний»: початок — 12 шт, прихід — 0, розхід — 1, кінець — 11. Товар за місяць майже не рухався — можливо, час робити знижку, а нове замовлення точно не потрібне.

Перевірка здорового глузду: завжди виконується рівність початок + прихід − розхід = кінець. Якщо здається, що ні, — розгорніть рядок до документів через розшифровку.

💡 Порада: відсортуйте звіт за колонкою «Розхід» — угорі опиняться найактивніші товари, внизу — «мертвий» асортимент, який займає полиці і гроші.

Типові помилки аналізу:

• у «Розхід» потрапляють не лише продажі, а й переміщення та списання — не робіть висновок «стільки продали» лише з цього звіту; для чистих продажів є звіт «Продажі товарів»;
• порівнюють обороти за місяць із оборотами за тиждень і роблять висновок про «падіння»;
• забувають, що повернення від покупця збільшує «Прихід» — прихід не завжди означає закупівлю.

Рух товару

Призначення. Детективний звіт: показує кожен документ, який торкнувся вибраного товару — прихідні накладні, чеки, переміщення, списання — з кількістю приходу/розходу і залишком після кожної операції. У розрізі партій і складів.

Звідки бере дані. З руху партій товарів, з деталізацією до документа-реєстратора: видно дату, тип документа, партію, склад, кількість і собівартість.

Коли використовувати:

• коли залишок товару не сходиться з фактом — звіт покаже всю історію і документ, після якого «поїхало»;
• коли залишок від'ємний — видно момент, коли продали більше, ніж було;
• при розборі інвентаризаційних розбіжностей;
• щоб з'ясувати, з якої партії (від якого постачальника) продавався товар.

Як інтерпретувати. Приклад: по товару «Цукор 1 кг» на 12-те число залишок −5 кг. Формуєте «Рух товару» за місяць: 3-го — прихід 50 кг, з 4-го по 11-те — чеки на 48 кг, 12-го — чеки ще на 7 кг. Прихідної накладної від 12-го числа немає, хоча товар фізично привозили — комірник забув провести накладну. Проводите накладну — залишок стає коректним. Без цього звіту ви б «виправили» різницю інвентаризацією і приховали справжню причину.

💡 Порада: це найкращий звіт для відповіді на питання «чому по цьому товару дивні цифри». Обирайте один товар і невеликий період — тоді картина читається як журнал подій.

Типові помилки аналізу:

• формують звіт по всій номенклатурі одразу — отримують тисячі рядків, у яких неможливо розібратися; звіт задуманий для одного товару чи вузької групи;
• не звертають уваги на колонку «Партія» — той самий товар з різних партій має різну собівартість;
• шукають у звіті документ, який не проведено, — його там немає, бо непроведені документи не рухають залишки.

Мінімальні залишки

Призначення. Звіт-сигналізація для замовлень. Для кожного товару, у картці якого встановлено мінімальний залишок (див. Розділ 2. Довідники), звіт порівнює поточний залишок із цим мінімумом і показує позиції, які пора дозамовляти.

Звідки бере дані. Поточні залишки — з партій товарів (як у звіті «Залишки товарів»), мінімальні залишки — з карток номенклатури. Звіт зіставляє ці дві цифри і рахує, скільки не вистачає.

Коли використовувати:

• перед формуванням замовлення постачальнику — це готовий чорновик замовлення;
• щодня або через день у товарознавця — щоб не допускати порожніх полиць по ходових позиціях.

Як інтерпретувати. Приклад: «Хліб білий» — мінімум 20, залишок 8, замовити 12; «Сіль» — мінімум 30, залишок 2, замовити 28. Звіт відповідає не «скільки є», а «чого не вистачає». Якщо звіт порожній — або все у нормі, або (частіше на початку роботи) мінімальні залишки просто не заповнені в картках товару.

💡 Порада: заповнюйте мінімальні залишки хоча б для топ-100 ходових товарів — і цей звіт замінить вам щоденний обхід полиць із блокнотом. Ходові товари підкаже звіт «Ходові позиції».

Типові помилки аналізу:

• очікують побачити у звіті всі товари — звіт показує лише ті, де залишок нижче мінімуму;
• встановили один мінімум «про запас» для всіх товарів — звіт радить замовляти і те, що продається раз на місяць;
• не враховують товар, який уже замовлений і їде від постачальника, — звіт про це не знає, він бачить лише фактичний залишок.

Як визначити мінімум і підготувати замовлення

На знімку показано, де вводиться мінімум, а не результат звіту: у навчальній копії вибрано рядок «Магазин №9 (Світязь)» і введено 36 шт перед записом картки. Якщо закладка прихована, її показ налаштовує адміністратор. Покрокова дія — у картці товару; числа нижче утворюють окремий умовний приклад планування.

Число в картці задає товарознавець. Програма рахує «мінімум − залишок», але не прогнозує попит і не вибирає строк поставки за вас. Якщо різниця від'ємна, кількість до замовлення дорівнює нулю. Нижче — рекомендована методика магазину для вибору цього орієнтира; це не додаткові автоматичні налаштування звіту.

1. Візьміть продажі одного товару в одному магазині за кілька типових тижнів. Поділіть кількість на число днів роботи. Окремо врахуйте дні, коли товару не було: низький продаж через порожню полицю не означає низького попиту. Акційні та святкові дні не змішуйте зі звичайними без пояснення.
2. Уточніть час від замовлення до приймання та як часто ви переглядаєте потребу. Для запасу до наступного поповнення потрібно покрити обидва проміжки. Додайте погоджений страховий запас на звичайні затримки й коливання попиту.
3. Перевірте орієнтир: середній продаж за день × (дні поставки + дні між переглядами) + страховий запас. Порівняйте результат із терміном придатності, місцем на полиці та коштами на закупівлю; для швидкопсувних товарів часто доцільніші частіші поставки.
4. Перед відправленням замовлення відніміть уже підтверджені поставки, які надійдуть вчасно. Перевірте кратність упаковки, мінімальну партію постачальника й остаточну суму. Прострочену непідтверджену поставку не вважайте гарантованим поповненням.

Навчальний приклад для одного магазину. Товар продається по 6 шт на день, поставка займає 3 дні, замовлення переглядають кожні 2 дні, страховий запас — 6 шт. Орієнтир: 6 × (3 + 2) + 6 = 36 шт.

Це пояснює, чому погоджене замовлення може відрізнятися від колонки звіту. Запишіть кінцеву кількість у замовлення постачальнику, перевірте планову дату та суму. Якщо до приїзду машини товар закінчиться, потрібне окреме рішення: прискорити поставку або перемістити товар з іншого складу. Саме збільшення цифри замовлення дефіцит до доставки не усуває.

💡 Порада: спочатку перевірте методику на невеликій групі ходових товарів. Раз на тиждень переглядайте відсутність на полиці, надлишки та списання; після зміни попиту чи графіка поставок уточнюйте мінімум. Не використовуйте суму кількостей різних товарів як попит на окрему позицію.

8.4. Продажі та аналіз

Звіти цієї групи будуються на даних проведених продажів: чеків РМК і розхідних накладних (див. Розділ 6. Продаж і РМК). Вони відповідають на питання: «Скільки ми продали, скільки на цьому заробили і що саме продається?»

Важливо розрізняти три цифри, які фігурують майже в кожному звіті про продажі:

• Сума (виручка) — на скільки продали в роздрібних цінах;
• Собівартість — скільки ці товари коштували нам у закупівлі;
• Дохід (валовий прибуток) — різниця між ними; саме ця цифра показує, скільки магазин заробив на товарі.

Продажі товарів

Призначення. Базовий звіт про продажі: по кожному товару (з підсумками по групах) — кількість, собівартість, сума продажу і дохід за вибраний період.

Звідки бере дані. З оборотів продажів, які формують проведені чеки РМК і розхідні накладні. Повернення від покупців зменшують продажі — звіт показує «чисту» цифру.

Коли використовувати:

• щодня/щотижня — контроль виручки і доходу;
• при плануванні закупівель — що продається, те і замовляємо;
• наприкінці місяця — які групи товарів принесли основний заробіток.

Як інтерпретувати. Приклад за тиждень: «Ковбаса варена» — 45 кг, сума 8 100 грн, собівартість 6 300 грн, дохід 1 800 грн (націнка ~29 %). «Жуйка» — 200 шт, сума 2 000 грн, собівартість 1 100 грн, дохід 900 грн (націнка ~82 %). Хоча виручка від ковбаси вчетверо більша, дохід — лише вдвічі: дрібниця з високою націнкою заробляє непропорційно багато. Такі спостереження підказують, що ставити на касі та біля входу.

💡 Порада: дивіться передусім на колонку «Дохід», а не на «Суму». Велика виручка з нульовою націнкою — це робота «на оборот», а не на прибуток.

Типові помилки аналізу:

• порівнюють тиждень зі святами проти звичайного тижня і роблять висновки про «тренд»;
• ігнорують від'ємний дохід по товару — а це означає, що товар продається дешевше закупки (стара ціна, помилка переоцінки — див. Розділ 4);
• оцінюють «ходовість» по сумі, а не по кількості: дорогий товар може дати велику суму з двох продажів.

Аналіз продаж

Призначення. Найгнучкіший аналітичний звіт про продажі. На відміну від простого «Продажі товарів», тут можна довільно міняти групування: по днях і місяцях, по товарах, по складах, по продавцях, по клієнтах, по касах і змінах РМК. Показує кількість, суму, собівартість, дохід, націнку і суму без знижки.

Звідки бере дані. З тих самих оборотів продажів (проведені чеки і накладні), але з повною аналітикою: хто продав (співробітник), кому (клієнт), на якому РМК, у яку зміну, яким документом.

Коли використовувати:

• для пошуку закономірностей: у які дні тижня пік продажів, як подіяла акція;
• для порівняння продавців або змін між собою;
• для аналізу знижок: колонка «Сума без знижки» мінус «Сума» = скільки грошей віддали знижками;
• коли простого звіту «Продажі товарів» уже мало.

Як інтерпретувати. Приклад: групуєте по днях тижня за два місяці — і бачите: п'ятниця й субота дають по 22 % тижневої виручки, понеділок — 8 %. Це підстава перевірити графік поставок і завантаження персоналу; для швидкопсувних товарів додатково врахуйте кількість продажів і строки придатності. Інший приклад: у продавця Іваненко націнка 24 %, а у Петренко — 31 % за однакової виручки. Нижчий відсоток ще не доводить зловживання знижками: порівняйте асортимент, зміни й акції, а потім відкрийте чеки та суми знижок. Лише після цього визначайте причину та дію.

💡 Порада: налаштувавши вдале групування (наприклад, «Період місяць → Номенклатура»), запишіть його «рецепт» — між сеансами структура налаштувань не зберігається (див. 8.2). Для швидкого перемикання користуйтесь готовими варіантами звіту «Основний» і «Додатковий».

Типові помилки аналізу:

• додають забагато групувань одразу — звіт стає нечитабельним; починайте з одного-двох розрізів;
• порівнюють неповний поточний місяць із повним минулим;
• аналізують знижки без розрізу по продавцях — і не бачать, хто саме їх роздає.

Аналіз продаж РМК

Призначення. Спеціалізований варіант аналізу продажів для роздрібної точки: показує продажі через робочі місця касира (РМК) і доповнює їх довідковою інформацією — поточними цінами та залишками товару. Зручний для товарознавця роздрібного магазину: в одному звіті видно «що продали» і «що з цим товаром зараз».

Звідки бере дані. З оборотів продажів (проведені чеки РМК), поточних цін з історії цін і залишків з партій товарів.

Коли використовувати:

• для щоденного аналізу роботи саме роздрібної точки, без опту і накладних;
• коли треба одним поглядом побачити: продано 30 шт, на залишку 4 шт — пора замовляти.

Як інтерпретувати. Приклад: «Вода мінеральна 0,5» — за тиждень продано 140 шт, залишок 12 шт, поточна роздрібна ціна 25 грн. Продажі — 20 шт/день, отже залишку менше ніж на день торгівлі: замовлення потрібне сьогодні. Так звіт поєднує аналіз продажів із контролем запасів.

💡 Порада: використовуйте цей звіт як «робочий стіл товарознавця» на ранок: продажі вчора + залишок сьогодні = список дій на день.

Типові помилки аналізу:

• плутають цей звіт із загальним «Аналізом продаж»: тут — тільки роздріб через РМК, продажі за розхідними накладними сюди не потраплять;
• дивляться залишок без відбору по складу свого магазину.

Середній чек

Призначення. Показує кількість чеків, суму продажів і середню вартість чека — у розрізі кас, касирів і днів. Середній чек — один із двох головних показників роздрібу: виручка = кількість покупців × середній чек. Якщо виручка впала, цей звіт відповідає, що саме впало — потік людей чи сума покупки.

Звідки бере дані. Безпосередньо з документів «Чек РМК»: кожен закритий чек — це один покупець. Враховуються вид операції (продаж/повернення), знижки, каса і користувач.

Коли використовувати:

• щотижня/щомісяця — стежити за динамікою;
• після зміни цін, викладки чи запуску акції — чи зріс середній чек;
• для порівняння касирів: хто вміє запропонувати «щось іще».

Як інтерпретувати. Приклад: у березні — 4 200 чеків із середнім чеком 186 грн, у квітні — 4 350 чеків по 158 грн. Покупців стало навіть більше, але кожен залишає на 15 % менше — виручка просіла не через відтік людей, а через менші покупки. Треба працювати з асортиментом і супутніми товарами, а не з рекламою. Якби впала кількість чеків при стабільному середньому чеку — висновок був би протилежний.

💡 Порада: стежте за середнім чеком у парі з кількістю чеків. Кожна з цифр окремо може «брехати»: акція «3 за ціною 2» підніме чек, але важлива сумарна виручка і дохід.

Типові помилки аналізу:

• порівнюють середній чек будня і суботи — вони завжди різні; порівнюйте однакові дні або цілі тижні;
• не виключають повернення: день із великим поверненням спотворює середнє;
• роблять висновки з одного дня — середній чек показовий на відрізку від тижня.

Ходові позиції

Призначення. Рейтинг товарів за продажами: сортує асортимент за кількістю проданого, виручкою або доходом. Показує «локомотиви» магазину — товари, відсутність яких на полиці коштує найдорожче.

Звідки бере дані. З оборотів продажів (проведені чеки і накладні) за вибраний період, з розрізами по складах, клієнтах, РМК.

Коли використовувати:

• при формуванні мінімальних залишків (див. «Мінімальні залишки») — топ-товари повинні мати мінімум у картці обов'язково;
• перед переговорами з постачальником — за ходові позиції варто просити кращу ціну;
• при чистці асортименту: хвіст рейтингу — кандидати на виведення.

Як інтерпретувати. Приклад за місяць: перші 50 позицій (з 1 800 в асортименті) дали 62 % виручки. Це нормальна для роздрібу картина: невелике ядро товарів годує магазин. Практичний висновок: по цих 50 позиціях не можна допускати порожньої полиці ні на день, і саме їх треба перевіряти щоранку. Товари з нульовими продажами за 2–3 місяці — привід для уцінки чи повернення постачальнику.

💡 Порада: сформуйте рейтинг двічі — за кількістю і за доходом. Товар-лідер за штуками (хліб) і товар-лідер за доходом (алкоголь, кава) — різні товари, і магазину важливі обидва списки.

Типові помилки аналізу:

• будують рейтинг за короткий період — випадковий сплеск (одна оптова покупка) виводить товар у «лідери»;
• дивляться тільки на суму і викидають з асортименту дешеві, але трафікоутворюючі товари, заради яких люди заходять у магазин;
• не враховують сезонність: «морозиво не ходове» у січні — не привід виводити його з асортименту.

8.5. Каса та зміни РМК

Звіти цієї групи контролюють роботу кас роздрібної точки: скільки готівки має бути в касовій скриньці, як закривалися зміни, скільки внесли і винесли. Це головний інструмент контролю касової дисципліни (як працюють зміни — див. Розділ 6, рух грошей — Розділ 7).

Звіт по змінах

Призначення. Зведення по касових змінах: для кожної зміни РМК — хто працював, які операції проводились і з якими підсумковими сумами, включно з оплатами карткою. Це «журнал змін» магазину: закрилася зміна — з'явився рядок у звіті.

Звідки бере дані. З підсумків касових змін, які формуються документами відкриття/закриття зміни РМК і всіма чеками всередині зміни.

Коли використовувати:

• щоранку — переглянути, як закрилася вчорашня зміна (або зміни, якщо точок кілька);
• при порівнянні виручки змін і касирів між собою;
• при звірці з Z-звітами фіскального реєстратора.

Як інтерпретувати. Приклад: зміна 14.05, користувач Петренко: продажі готівкою 18 400 грн, карткою 12 600 грн, разом 31 000 грн. Наступного дня зміна Іваненко — 19 500 грн разом. Перш ніж робити висновки про «слабку зміну», гляньте на день тижня і погоду: порівнюйте понеділок з понеділком. А от якщо у зміни систематично більша частка готівки при тій самій виручці — це привід придивитися уважніше.

💡 Порада: звіряйте суму зміни у звіті з Z-звітом касового апарата щодня. Розбіжність у день виникнення шукається за п'ять хвилин, через тиждень — за годину.

Типові помилки аналізу:

• порівнюють зміни різної тривалості або різні дні тижня;
• забувають, що незакрита зміна у підсумки ще не потрапила;
• шукають у звіті чеки — тут лише підсумки змін; по чеках працює «Аналіз продаж» і «Середній чек».

Звіт по касі РМК

Призначення. Оборотний звіт по готівці конкретної каси РМК: початковий залишок, усі надходження (виручка, внесення розмінної монети), усі видачі (інкасація, повернення покупцям, винесення) і кінцевий залишок. Саме з цим звітом звіряють фактичну готівку в скриньці.

Звідки бере дані. З регістру каси ККМ, який наповнюють чеки, внесення/винесення готівки і закриття змін.

Коли використовувати:

• при переданні зміни — звірити скриньку з обліковим залишком;
• при розборі нестачі: розгорнути рухи по днях і секундах до документа;
• перед інкасацією — скільки можна забрати, лишивши розмінну монету.

Як інтерпретувати. Приклад: початок дня 500 грн (розмінна), прихід за день 14 200 грн, розхід (інкасація) 12 000 грн, кінцевий залишок 2 700 грн. У скриньці перерахували 2 650 грн — нестача 50 грн. Розшифровкою по рухах дивитесь останні операції: повернення покупцю на 50 грн оформили чеком, а гроші видали двічі... Звіт не скаже, «хто винен», але точно покаже, коли розійшлися облік і факт.

💡 Порада: привчіть касирів звіряти скриньку з цим звітом на початку і в кінці кожної зміни та фіксувати результат. Тоді будь-яка нестача локалізується в межах однієї зміни.

Типові помилки аналізу:

• порівнюють залишок каси РМК із загальним звітом «Каса і розрахункові рахунки», забуваючи, що там ще й сейф магазину і банк;
• формують звіт «на зараз» при відкритій зміні — частина операцій ще не проведена;
• забувають про розмінну монету: скринька ніколи не буває нульовою.

Звіт по РМК (новий)

Призначення. Комплексний звіт по роботі РМК — об'єднує підсумки змін, рухи готівки, внесення і винесення, оплати картками (з номерами карт) в одній формі. По суті — «Звіт по змінах» і «Звіт по касі РМК» разом, з деталізацією до документів: чеків, внесень/винесень, касових ордерів.

Звідки бере дані. З підсумків касових змін та документів руху грошей по РМК: чеки, внесення/винесення готівки, надходження коштів, прихідні касові ордери.

Коли використовувати:

• як основний звіт адміністратора по роздрібних касах — коли потрібна і зведена картина, і можливість провалитися в документ;
• при повній звірці каси за період (тиждень, місяць).

Як інтерпретувати. Читається як касова книга РМК: по кожній зміні — початковий залишок, операції з сумами (продаж, повернення, внесення, інкасація), кінцевий залишок. Приклад: за тиждень по РМК-1 — продажі 96 000 грн, повернення 1 200 грн, внесення розмінної 2 500 грн, інкасовано 94 000 грн, приріст залишку в скриньці 3 300 грн. Усі цифри в'яжуться між собою — каса «сходиться».

⚠ Важливо: у програмі є два схожі звіти — «Звіт по РМК» і «Звіт по РМК Новий». Актуальним є «Звіт по РМК Новий»: саме він підключений до основних інтерфейсів програми. Старий «Звіт по РМК» залишено для сумісності — не використовуйте його для щоденної роботи.

Типові помилки аналізу:

• використовують старий «Звіт по РМК» і новий упереміш — беріть один (новий), щоб цифри завжди були порівнянними;
• аналізують період, у середині якого є незакрита зміна, — підсумки будуть неповні.

8.6. Гроші та борги

Ці звіти відповідають на питання: «Де наші гроші і хто кому винен?» Дані формують касові та банківські документи і документи взаєморозрахунків (див. Розділ 7. Гроші).

Каса і розрахункові рахунки

Призначення. Оборотна відомість по всіх «місцях», де лежать гроші підприємства: каси магазинів, сейф, банківські рахунки. По кожному — початковий залишок, прихід, розхід, кінцевий залишок, із розшифровкою до документа.

Звідки бере дані. З регістру грошових коштів, який наповнюють касові ордери, банківські виписки, інкасації, закриття змін.

Коли використовувати: щодня — «скільки у нас грошей взагалі»; при звірці з банком і касою; при розборі, куди пішла велика сума.

Як інтерпретувати. Приклад: каса магазину — 3 200 грн, сейф — 45 000 грн, рахунок у банку — 128 000 грн. Разом 176 200 грн «живих» грошей. Якщо завтра платити постачальнику 150 000 грн — грошей вистачає, але майже все доведеться зняти з рахунку. Від'ємний залишок по будь-якій касі — завжди помилка: гроші не можуть піти в мінус, шукайте непроведений прихідний документ.

💡 Порада: пам'ятайте, що гроші — це ще не прибуток. Велика сума на рахунку може означати просто неоплачені борги постачальникам. Прибуток дивіться у «Звіті про фінансові результати».

Типові помилки: плутають залишок грошей із прибутком; забувають провести банківську виписку і «втрачають» гроші на рахунку; дивляться всі каси разом, коли потрібна одна.

Взаєморозрахунки з контрагентами

Призначення. Показує стан розрахунків з постачальниками і оптовими покупцями: наш борг перед ними і їхній борг перед нами, на дату або з рухами за період, з деталізацією до документа-основи (накладної, платежу).

Звідки бере дані. З регістру взаєморозрахунків: прихідні накладні збільшують наш борг постачальнику, оплати — зменшують; розхідні накладні створюють борг покупця, його оплати — гасять.

Коли використовувати: перед оплатами постачальникам — кому і скільки; при звірці з постачальником — цифри по документах; для контролю дебіторки оптових покупців.

Як інтерпретувати. Приклад: по постачальнику «Продторг» борг 34 500 грн: накладна №215 від 02.06 на 20 000 грн і №230 від 10.06 на 14 500 грн. Постачальник каже «ви винні 54 500» — розшифровка покаже, що оплату від 05.06 на 20 000 грн він ще не зарахував. Борг «в обидва боки» одночасно (і ми винні, і нам винні той самий контрагент) — часто наслідок оплат, рознесених не на той договір чи документ.

💡 Порада: робіть звірку з ключовими постачальниками щомісяця по цьому звіту — розбіжності в один документ знаходяться легко, а накопичені за півроку перетворюються на довгу неприємну розмову.

Типові помилки: дивляться борг на «сьогодні», забувши провести вчорашні оплати; плутають знак (наш борг чи нам винні) — звертайте увагу, в якій колонці сума; забувають про повернення постачальнику, які теж зменшують борг.

Взаєморозрахунки з клієнтами

Призначення. Той самий принцип, що і взаєморозрахунки з контрагентами, але для роздрібних клієнтів — покупців із карткою клієнта (див. Розділ 2), яким магазин дозволяє купувати в борг або які мають передоплати.

Звідки бере дані. З регістру взаєморозрахунків із клієнтами: чеки «в борг» збільшують борг клієнта, внесення грошей — зменшують.

Коли використовувати: щотижня — контроль загальної суми боргів; коли клієнт прийшов «закрити борг» — скільки саме; для виявлення боргів, які давно не гасяться.

Як інтерпретувати. Приклад: разом клієнти винні 8 700 грн; з них Коваленко — 3 200 грн, останнє погашення два місяці тому. Це вже не «купив до зарплати», а проблемний борг: час нагадати і призупинити відпуск у борг. Здорова картина — коли борги обертаються: виникають і гасяться протягом тижнів.

💡 Порада: встановіть внутрішнє правило-ліміт (наприклад, борг не більше 1 000 грн і не довше місяця) і перевіряйте цей звіт проти нього щотижня.

Типові помилки: дивляться лише загальну суму, не бачачи «застарілих» боргів; забувають оформляти погашення документом — клієнт віддав готівку, а борг у програмі висить.

8.7. Закупівлі

Звіти про закупівлі відповідають на питання: «Що, у кого і за скільки ми купували, і чи вчасно платимо?» Дані дають проведені прихідні накладні та повернення постачальникам (див. Розділ 3. Закупівля).

Закупки товарів

Призначення. Базовий звіт про закупівлі: по кожному товару (з підсумками по групах) — скільки одиниць надійшло і на яку суму в закупівельних цінах.

Звідки бере дані. З оборотів закупівель, які формують проведені прихідні накладні; повернення постачальнику зменшують закупівлі.

Коли використовувати: щомісяця — скільки грошей вклали в товар; при порівнянні закупівель із продажами (чи не завозимо більше, ніж продаємо).

Як інтерпретувати. Приклад: за місяць закуплено товару на 310 000 грн, а продано (за собівартістю, зі звіту «Продажі товарів») на 265 000 грн. Різниця 45 000 грн осіла на складі — запас росте. Місяць-два такої динаміки — і виникнуть проблеми з обіговими коштами.

💡 Порада: тримайте закупівлі і продажі поруч: здорове співвідношення — коли закуповуємо приблизно стільки, скільки продаємо, плюс ріст під сезон.

Типові помилки: порівнюють суму закупівель (у закупівельних цінах) із виручкою (у роздрібних) і роблять хибні висновки; не враховують повернення постачальнику.

Аналіз закупок

Призначення. Гнучкий аналітичний звіт про закупівлі з довільними групуваннями: по постачальниках, товарах, складах, періодах. Відповідає на питання, на які «Закупки товарів» відповісти не може: частки постачальників, динаміка, порівняння.

Звідки бере дані. З тих самих оборотів закупівель (проведені прихідні накладні), з аналітикою по контрагентах і складах.

Коли використовувати: при перегляді умов із постачальниками — хто наш головний постачальник і чи заслуговує він на це; при аналізі залежності від одного постачальника.

Як інтерпретувати. Приклад: групування по постачальниках за квартал: «Продторг» — 42 % усіх закупівель, ще п'ять постачальників — по 8–12 %. Залежність від одного постачальника в 42 % — ризик: збій у нього — порожні полиці у вас. Водночас це і аргумент на переговорах про знижку.

💡 Порада: раз на квартал порівнюйте ціни закупівлі на однакові товари в різних постачальників (розріз «товар → постачальник») — часто виявляється, що той самий товар беруть у двох постачальників за різними цінами.

Типові помилки: оцінюють постачальника лише за обсягом, ігноруючи ціни і повернення браку; порівнюють квартали різної сезонності.

Аналіз заборгованості постачальникам за періодами

Призначення. «Платіжний календар» боргів постачальникам: розкладає заборгованість за періодами виникнення і зіставляє з умовами відстрочки платежу кожного постачальника. Видно не просто «винні 100 тисяч», а «20 тисяч уже прострочено, 30 треба заплатити цього тижня, 50 — далі».

Звідки бере дані. З залишків взаєморозрахунків (проведені накладні та оплати) і з кількості днів відстрочки платежу, вказаної для постачальника; по датах документів рахує, коли настає строк оплати.

Коли використовувати: щотижня при плануванні оплат — кому платити в першу чергу; перед розмовою з постачальником про відтермінування.

Як інтерпретувати. Приклад: борг «Продторгу» 60 000 грн з відстрочкою 14 днів: накладна від 01.07 на 25 000 грн (строк минув 15.07 — прострочено), накладна від 18.07 на 35 000 грн (строк — 01.08). Сьогодні 23.07: платимо 25 000 негайно, 35 000 плануємо на кінець місяця. Прострочені борги — перші в черзі, бо це репутація і ризик зупинки відвантажень.

💡 Порада: щоб звіт працював, у картках постачальників має бути заповнена відстрочка платежу. Без неї всі борги виглядають однаково «терміновими».

Типові помилки: платять «хто голосніше просить», а не за строками зі звіту; не заповнюють відстрочку і не бачать прострочення; забувають провести оплати — борг виглядає більшим, ніж є.

Реєстр прихідних накладних

Призначення. Журнал-реєстр документів надходження: усі прихідні накладні за період одним списком — дата, номер, постачальник, склад, сума. Це звіт не про товар, а про документи.

Звідки бере дані. Безпосередньо з документів «Прихідна накладна».

Коли використовувати: при звірці з паперовими накладними наприкінці дня/тижня — чи все внесено; при пошуку конкретної накладної; для контролю оператора приходу.

Як інтерпретувати. Приклад: за тиждень у реєстрі 14 накладних на 96 000 грн. У папці з паперами — 15 документів. Знаходите, якої бракує, і з'ясовуєте: накладну від вівторка забули внести — ось і причина від'ємних залишків по тих товарах.

💡 Порада: зробіть правило: наприкінці дня кількість паперових накладних = кількості рядків у реєстрі за день.

Типові помилки: не перевіряють, чи всі накладні в реєстрі проведені — записаний, але не проведений документ товар на склад не поставив.

Реєстр розхідних накладних

Призначення. Дзеркальний до попереднього реєстр документів відвантаження: усі розхідні накладні за період — дата, номер, покупець, склад, сума. Стосується продажів за накладними (опт, борг), а не чеків РМК.

Звідки бере дані. З документів «Розхідна накладна».

Коли використовувати: для контролю відвантажень оптовим покупцям; при звірці з покупцем — перелік накладних за період; при пошуку документа за приблизною датою чи сумою.

Як інтерпретувати. Реєстр читається як журнал: якщо покупець стверджує, що «брав товар двічі у червні», а в реєстрі три накладні — берете номери і суми та звіряєте з його документами. Разом із «Взаєморозрахунками з контрагентами» закриває будь-яку звірку.

💡 Порада: для звірки з покупцем друкуйте реєстр із відбором по цьому контрагенту — готовий додаток до акту звірки.

Типові помилки: шукають тут роздрібні чеки — їх у цьому реєстрі немає; забувають про повернення від покупців, які зменшують підсумок відвантажень, але в цей реєстр не входять.

8.8. Ціни

Два звіти про роздрібні та закупівельні ціни. Як призначаються і змінюються ціни — див. Розділ 4. Ціноутворення.

Прайс-лист

Призначення. Формує актуальний прайс: перелік товарів із чинними цінами вибраного типу (роздрібна, закупівельна тощо). Використовується і як документ для покупців, і як внутрішня перевірка цін.

Звідки бере дані. З історії цін — бере останню встановлену ціну кожного товару на дату формування. Ціни в історію записують документи встановлення цін і переоцінки.

Коли використовувати: для друку прайса покупцям; після переоцінки — перевірити, що нові ціни «стали»; для звірки цінників на полицях із цінами в програмі.

Як інтерпретувати. Якщо навпроти товару ціна порожня або нульова — ціну для цього типу ніколи не встановлювали: такий товар на касі продаватиметься по нулю або не продаватиметься. Після кожного великого приходу варто сформувати прайс по нових товарах і переконатися, що всі мають ціну.

💡 Порада: формуйте прайс-лист із відбором по групі товарів, яку щойно переоцінили, — швидка перевірка, що переоцінка охопила все.

Типові помилки: друкують прайс не за тим типом цін (закупівельні ціни покупцям!); забувають, що прайс показує ціни на момент формування — вчорашній роздрукований прайс після переоцінки вже не дійсний.

Динаміка цін

Призначення. Показує зміну ціни вибраного типу (закупівельної чи роздрібної) в часі — по конкретному товару або середню по групі товарів. Дозволяє побачити, як дорожчав товар у закупці і чи встигала за ним роздрібна ціна.

Звідки бере дані. З історії цін: для кожної дати періоду бере чинну на той момент ціну; для власної продукції може брати розрахункову собівартість.

Коли використовувати: коли здається, що постачальник «повзучо» підіймає ціни; при аналізі, чому впав дохід по товару (закупівля зросла, а роздріб не переоцінили); для обґрунтування підвищення цін.

Як інтерпретувати. Приклад: закупівельна ціна олії за півроку: 52 → 55 → 58 → 64 грн (+23 %), а роздрібна за той самий час 69 → 72 грн (+4 %). Націнка стиснулася з 33 % до 13 % — ось чому дохід по олії просів, хоча продажі в штуках не падали. Висновок: переоцінювати треба одразу після подорожчання закупки, а не «колись потім».

💡 Порада: дивіться динаміку закупівельної і роздрібної ціни поруч — важлива не сама ціна, а відстань між ними (ваша націнка).

Типові помилки: аналізують середню ціну по великій групі — усередині можуть дорожчати одні товари і дешевшати інші; плутають типи цін.

8.9. Терміни придатності

Звіт контролю терміну придатності

Призначення. Контроль товарів з обмеженим терміном придатності: показує партії на залишках із зазначенням дати «придатний до». Головний звіт для продуктового магазину — дозволяє зняти прострочення з полиці до того, як його знайде покупець чи перевірка.

Звідки бере дані. З дат, записаних проведеним окремим документом «Контроль терміну придатності», і поточних залишків партій. Звіт відбирає партії з додатним залишком. Документ контролю вводять на підставі надходження вручну або він створюється автоматично під час проведення прибуткової накладної, якщо відповідне налаштування ввімкнено. Самої наявності накладної недостатньо: потрібні проведений контроль і заповнена дата. Порядок введення та перевірки дат — у розділі 5.

Коли використовувати:

• щодня вранці — зняти/уцінити те, що спливає сьогодні-завтра;
• раз на тиждень — спланувати акції на товари, яким лишилось 1–2 тижні;
• перед замовленням швидкопсувних товарів — скільки ще не проданого.

Як інтерпретувати. Приклад: «Йогурт полуничний» — залишок 24 шт, придатний до 25.07 (лишилось 2 дні). За «Продажами товарів» йогурт продається по 6 шт/день — за два дні піде максимум 12 шт, отже ~12 шт приречені. Рішення: сьогодні ж уцінка −30 % або викладка на видне місце. Товари з датою, що вже минула, і ненульовим залишком — негайно з полиці на списання.

💡 Порада: при прийманні звірте дати в документі контролю з упаковками, зокрема якщо їх розраховано автоматично. Після повторного проведення прибуткової накладної перевірте їх знову: автоматичне перезаповнення може замінити ручні уточнення. Порожній звіт перевіряйте за складом, відборами, наявністю залишку та проведеного документа контролю — це ще не підтвердження відсутності прострочення.

Типові помилки аналізу:

• вважають, що порожній звіт означає «прострочення немає», хоча насправді дати просто не вносили при прийманні;
• дивляться на дату, але не на залишок і швидкість продажу — 100 шт із терміном «через тиждень» при продажах 5 шт/день це вже проблема;
• списують прострочений товар фізично, але не оформлюють списання в програмі — залишки і собівартість спотворюються.

8.10. Фінансовий результат

Головне питання власника: «Скільки магазин заробив?» Виручка — ще не заробіток: з неї треба відняти собівартість проданого і витрати магазину (оренду, зарплату, комунальні). Саме це роблять звіти цієї групи.

Звіт про фінансові результати

Призначення. Підсумковий звіт зіставляє виручку, собівартість проданого, валовий дохід і внесені витрати та показує фінансовий результат за період. Перш ніж використовувати його підсумок для рішення, звірте складові з окремими звітами продажів і витрат за однаковий період та охоплення. Аналіз за статтями виконуйте у звіті «Витрати».

Звідки бере дані. Продажі і собівартість — з оборотів продажів (проведені чеки і накладні); витрати — з оборотів витрат, які формують документи витрат (див. «Витрати» і Розділ 7).

Коли використовувати: щомісяця, після того як проведені всі документи місяця — і продажі, і витрати; при порівнянні місяців і точок між собою.

Як інтерпретувати. Приклад за червень: виручка 640 000 грн, собівартість 470 000 грн → валовий дохід 170 000 грн. Витрати: оренда 40 000, зарплата 68 000, комунальні 9 000, інше 11 000 = 128 000 грн. Фінансовий результат: +42 000 грн. Тепер видно структуру: валової маржі 26,56 % вистачає, головна стаття витрат — зарплата. Якщо наступного місяця результат впаде, звіт покаже, що саме змінилось: маржа, виручка чи витрати.

⚠ Важливо: звіт правдивий лише тоді, коли в програму внесені всі витрати. Якщо оренду і зарплату в документах не фіксують, звіт покаже «прибуток», якого насправді немає.

Якщо підсумкова форма порожня за наявності продажів або її виручка, собівартість чи витрати не збігаються з відповідними окремими звітами, не трактуйте це як нульову діяльність або підтверджений прибуток. Збережіть параметри розбіжності та передайте відповідальному за облік для перевірки. Поки причина не з'ясована, підсумок має статус «потребує перевірки».

Типові помилки аналізу:

• формують звіт до внесення всіх витрат місяця — результат завищений;
• порівнюють прибуток із залишком грошей у касі — це різні речі: прибуток може бути «в товарі» на складі або в боргах покупців;
• не звертають уваги на від'ємну маржу окремих груп товарів — загальний плюс може ховати збиткові напрямки.

Витрати

Призначення. Детальний звіт по витратах магазину: суми в розрізі статей витрат (оренда, зарплата, комунальні, транспорт, реклама...) за вибраний період. Це «збільшувальне скло» для нижньої частини звіту про фінансові результати.

Звідки бере дані. З оборотів витрат за статтями довідника витрат; витрати фіксуються касовими та банківськими документами із зазначенням статті (див. Розділ 7).

Коли використовувати: щомісяця разом зі звітом про фінансові результати; коли прибуток падає при стабільній виручці — шукати, яка стаття «роздулася».

Параметри й таблиця звіту «Витрати» за 01–09.09.2026. Статтю «Оренда» розгорнуто до дня: 08.09.2026 — 25 000,00 грн. Сума відповідає документу витрат, показаному в розділі 10.

Як інтерпретувати. Приклад: стаття «Транспорт» три місяці поспіль: 4 200 → 5 100 → 7 800 грн. Виручка за цей час не росла — отже, витрата росте сама по собі: змінився перевізник? частіші дрібні довози? Розшифровка до документів покаже конкретні платежі. Здорова практика — коли кожна стаття має «нормальний» рівень і відхилення від нього одразу помітне.

💡 Порада: заведіть небагато статей витрат (10–15), але привчіть усіх завжди їх вказувати. Стаття «Інше», у якій осідає третина витрат, робить аналіз безглуздим.

Типові помилки аналізу:

• частину витрат платять «повз касу» і не вносять у програму — звіт неповний, а фінансовий результат завищений;
• порівнюють місяць із 4 тижнями і місяць із 5 тижнями без поправки;
• шукають у цьому звіті собівартість товару — собівартість не є «витратою» в цьому звіті, вона враховується у звіті про фінансові результати окремим рядком.

8.11. Підсумок розділу

Мінімальний «звітний ритуал» магазину

Контроль показників перед висновками

Рекомендований порядок для керівника: спочатку переконатися, що числа порівнювані, потім з'ясувати відхилення і лише після цього змінювати ціни, закупівлі чи роботу персоналу. Звіт показує факти обліку, а причину зміни потрібно перевірити за документами.

На знімку: сума продажів 1 580,50 грн, собівартість 908,25 грн, дохід 672,25 грн. Перевірка: 1 580,50 − 908,25 = 672,25. Колонка «Націнка в %» показує 74,02%; валова маржа за цими ж сумами дорівнює 42,53%. Це різні показники — докладніше у розділі 4. Приклад охоплює частину вересня, а не закритий місяць.

Для відхилення достатньо короткого запису: показник → що змінилося → перевірені документи → дія → відповідальний → дата повторної перевірки. Наприклад: «Маржа групи зменшилася; зросла ціна останніх закупівель; перевірено накладні й чеки; товарознавець переглядає роздрібні ціни; результат перевіряємо після наступної поставки».

Перевірка місяця перед підбиттям підсумків

Це організаційний регламент, а не команда автоматичного закриття місяця чи блокування документів. Відповідальний за облік перевіряє повноту даних, керівник приймає підсумок разом із переліком невирішених розбіжностей.

⚠️ Важливо: період нарахування зарплати та період її потрапляння у звіт витрат можуть відрізнятися. У цій конфігурації документ «Виплата ЗП» формує витрату датою виплати; саме нарахування не замінює її. Наприклад, виплата у наступному місяці не з'явиться у витратах попереднього лише через те, що стосується його зарплати. Врахуйте це при тлумаченні підсумку; не створюйте дубль витрати для механічного «вирівнювання». Порядок — у розділі 9 та розділі 10.

Три зарплатні суми поруч із фінансовим результатом. У навчальному прикладі нараховано 20 000 грн 31 серпня й усю суму виплачено 5 вересня; інших операцій немає.

Нуль у витратах серпня не означає, що працівник працював без оплати: на кінець серпня магазин винен йому 20 000 грн. Для оцінки вартості праці за місяцем роботи використовуйте окреме управлінське узгодження з нарахуваннями, не дублюючи виплату документом «Витрати».

Після виправлення документа минулого місяця повторно перевірте залежні підсумки й зазначте, що змінилося. Нову версію цифр не порівнюйте з раніше збереженим звітом без урахування цієї поправки.

Звіти, свідомо не включені до розділу

• «Залишки номенклатури» та «Залишки номенклатури 1» — старі дублікати звіту «Залишки товарів», який повністю їх замінює. Використовуйте «Залишки товарів».
• «Звіт по РМК» (старий) — замінений звітом «Звіт по РМК (новий)», який підключений до основних інтерфейсів програми; описаний лише новий.

Інші звіти конфігурації (виробничі, звіти по замовленнях, спеціалізовані акцизні тощо) не входять до типового робочого циклу роздрібного магазину і в цьому посібнику не розглядаються.

Пов'язані розділи

• Розділ 2. Довідники — картки товарів, мінімальні залишки, клієнти
• Розділ 3. Закупівля — прихідні накладні, дати придатності, повернення постачальнику
• Розділ 4. Ціноутворення — типи цін, переоцінка
• Розділ 5. Склад — переміщення, списання, інвентаризація
• Розділ 6. Продаж і РМК — чеки, зміни, знижки
• Розділ 7. Гроші — каси, банк, взаєморозрахунки, витрати