Розділ 3. Закупівля товару

Закупівля — це перший крок у життєвому циклі товару в магазині. Перш ніж товар можна буде продати, він має потрапити до програми: з'явитися на залишках складу, отримати собівартість і закупівельну ціну, а магазин має зафіксувати свій борг перед постачальником. Саме це і робить блок закупівлі.

Повний цикл руху товару в програмі виглядає так:

У цьому розділі описані чотири документи:

• Замовлення постачальнику — план: що і скільки ми хочемо отримати;
• Прихідна накладна — факт: товар приїхав, оприбутковуємо його на склад. Це центральний документ розділу і один з найважливіших документів усієї програми;
• Повернення постачальнику — зворотна операція: брак або помилку повертаємо;
• Введення залишків товарів — спеціальний документ для старту роботи з програмою.

Окремо описаний інструмент «Імпорт прайслистів» — завантаження прихідної накладної з файлу Excel постачальника замість ручного набору (п. 3.3).

Щоб одразу зорієнтуватися, що саме змінює в обліку кожен документ:

Перед роботою з цим розділом варто вже вміти працювати з довідниками Номенклатура, Контрагенти та Склади — усі документи закупівлі спираються на них. Що таке «проведення документа» і як влаштовані журнали — див. Розділ 1. Вступ.

Зміст

• 3.1. Замовлення постачальнику
  • Призначення
  • Бізнес-логіка
  • Покроковий порядок роботи
  • Опис реквізитів
  • Проведення документа
  • Типові помилки
• 3.2. Прихідна накладна
  • Призначення
  • Бізнес-логіка
  • Покроковий порядок роботи
  • Помічники у формі накладної
  • Функція «Розподілити суму пропорційно»
  • Опис реквізитів
  • Проведення документа
  • Типові сценарії
  • Типові помилки
• 3.3. Завантаження накладної з файлу постачальника
  • Приймання з розбіжностями та перевірка імпорту
• 3.4. Повернення постачальнику
• 3.5. Введення залишків товарів
• 3.6. Часті питання по розділу

3.1. Замовлення постачальнику

Призначення

Документ «Замовлення постачальнику» фіксує домовленість із постачальником: який товар, у якій кількості та за якою ціною магазин очікує отримати.

Це документ планування. Він не змінює залишки складу і не створює боргів — товару ще фізично немає в магазині. Його завдання:

• зафіксувати, що саме замовлено, щоб при прийманні товару звірити «замовляли — привезли»;
• передати постачальнику друковану форму замовлення;
• стати основою для швидкого створення прихідної накладної — щоб не набирати список товарів двічі.

Коли використовується

• Товаровед формує замовлення на поповнення запасів і надсилає його постачальнику.
• Очікується доставка, і потрібно заздалегідь підготувати документ приймання.
• Керівник хоче бачити, які поставки вже замовлені та коли вони очікуються (поле «Планова дата поступлення»).

Якщо магазин працює «з коліс» (постачальник сам привозить товар без попереднього замовлення), цей документ можна не використовувати — прихідну накладну можна створити й без нього.

Бізнес-логіка

Навіщо витрачати час на замовлення, якщо можна одразу зробити прихідну накладну?

1. Контроль недовозів. Коли прихідна накладна створена на підставі замовлення, у її табличній частині з'являється додаткова колонка «Кількість планована». Програма підсвічує рядки кольором: червоним — привезли менше, ніж замовляли, зеленим — більше. Приймальник одразу бачить розбіжності й може висунути претензію постачальнику ще до того, як машина поїхала.
2. Швидкість. Список із десятків позицій вводиться один раз — у замовленні. Прихідна накладна заповнюється з нього автоматично.
3. Планування грошей. Знаючи суму та планову дату надходження, легше планувати оплати постачальникам (див. розділ 7. Гроші).

Покроковий порядок роботи

1. Відкрийте журнал: меню Документи → Замовлення постачальнику (або через загальний журнал документів).
2. Натисніть Додати (Ins) — відкриється нове замовлення. Дата й організація підставляться автоматично.
3. Виберіть Контрагента — постачальника, якому адресоване замовлення. Постачальник має бути заведений у довіднику Контрагенти.
4. Якщо в програмі ввімкнено облік договорів — виберіть Договір.
5. Вкажіть Планову дату поступлення — коли очікуєте товар. Це довідкове поле, але воно допомагає відстежувати прострочені поставки.
6. Заповніть табличну частину Товари через кнопку Підбір: знайдіть товар у довіднику номенклатури, вкажіть кількість і закупівельну ціну. Для кожного рядка можна вибрати одиницю виміру замовлення — наприклад, замовити 5 ящиків, а не 100 штук.
7. Перевірте суму документа та натисніть Провести і закрити.
8. За потреби роздрукуйте форму «Замовлення постачальнику» (кнопка Друк) і передайте постачальнику.

💡 Порада: коли товар приїде, не створюйте прихідну накладну «з нуля». Відкрийте замовлення і створіть накладну на підставі (кнопка «Ввести на підставі» → «Прихідна накладна»). Уся шапка і список товарів перенесуться автоматично, а у накладній з'явиться колонка планової кількості для звірки.

Замовлення постачальнику РА00000001: дата документа 21.07.2023, планове надходження 22.07.2023, десять позицій на 5 098,71 грн. Історичний приклад із навчальної копії показує шапку та колонки кількості, ціни й суми; склад товарів не є рекомендованим замовленням.

Опис реквізитів

Шапка документа:

Таблична частина «Товари»:

Проведення документа

Замовлення постачальнику не робить жодних рухів по регістрах. При проведенні програма лише перевіряє дату заборони редагування (щоб документ не потрапив у закритий період). Залишки складу, борги, ціни — ніщо не змінюється.

Проведення тут означає просто «замовлення затверджене і зафіксоване». Тому замовлення можна сміливо створювати, змінювати і перепроводити — на облік це не впливає.

Типові сценарії

Планове поповнення запасів. Товаровед раз на тиждень переглядає звіт залишків (розділ 8), формує замовлення по кожному постачальнику, друкує або надсилає їх. У полі «Планова дата поступлення» ставить очікуваний день доставки. Коли машина приїжджає — на підставі замовлення створюється прихідна накладна, і приймання зводиться до звірки факту з планом.

Замовлення з узгодженням цін. Постачальник підтвердив замовлення, але змінив ціни на кілька позицій. Ціни виправляються прямо в замовленні (щоб воно відповідало підтвердженню), і лише потім вводиться накладна на підставі — тоді фактичні ціни в накладній збігатимуться з планом і не доведеться правити двічі.

Недовіз. У прихідній накладній, створеній із замовлення, два рядки підсвічені червоним — привезли менше. Приймальник зменшує кількість у накладній до фактичної, проводить її, а по недовезених позиціях робить нове замовлення або фіксує претензію постачальнику.

Типові помилки

Пов'язані документи

• Прихідна накладна — створюється на підставі замовлення (основний сценарій).
• Довідники: Номенклатура, Контрагенти.

3.2. Прихідна накладна

Призначення

«Прихідна накладна» — центральний документ закупівлі й один із найважливіших документів програми взагалі. Вона оформлює факт надходження товару від постачальника на склад магазину.

Одним проведенням прихідна накладна:

• збільшує залишок товару на складі — товар стає доступним для продажу;
• формує собівартість — створює партію товару із закупівельною ціною, за якою потім рахуватиметься валовий прибуток від продажу;
• фіксує борг перед постачальником — на суму документа;
• запам'ятовує закупівельні та роздрібні ціни — для аналізу динаміки цін і для друку цінників;
• фіксує дату господарської операції — з цієї дати товар «існує» в обліку.

Якщо коротко: доки немає прихідної накладної — товару в програмі немає, скільки б його не лежало на полицях.

Коли використовується

• Щоразу, коли постачальник привозить товар — це основний, щоденний сценарій.
• При надходженні товару, який раніше не продавався (нова позиція заводиться в Номенклатурі, потім приходується).
• Історично документ міг використовуватись і для введення початкових залишків, але для цього є окремий, зручніший документ — «Введення залишків товарів».

Бізнес-логіка

Щоб правильно працювати з накладною, треба розуміти, що вона робить «під капотом».

1. Партії і собівартість. Кожна проведена накладна створює партію — запис про те, що така-то кількість товару надійшла від такого-то постачальника за такою-то ціною. Коли товар продається, списання йде саме з партій, і різниця між роздрібною ціною та собівартістю партії — це ваш валовий прибуток у звітах (див. розділ 8. Звіти). Якщо один і той самий товар зустрічається в накладній кілька разів із різними цінами, програма при проведенні згортає ці рядки і ставить товар на прихід за середньою ціною.

2. Борг перед постачальником. Проведення накладної записує у взаєморозрахунки суму документа як ваш борг. Цей борг видно прямо у формі накладної (поле «Борг» біля контрагента: червоний — ви винні, синій — переплата) і в звітах із взаєморозрахунків. Погашається борг документами оплати (див. розділ 7. Гроші). Виняток — накладна з видом оплати «За готівку»: тоді борг створюється і одразу закривається, а гроші списуються з каси, яку ви вказали.

3. Контроль цін. Програма пам'ятає закупівельні ціни. Якщо ціна товару в новій накладній відрізняється від попередньої, при проведенні ви побачите повідомлення: «Знизилася прихідна ціна…» або «Виросла прихідна ціна…». Це не помилка — це підказка: можливо, треба переглянути роздрібну ціну. У табличній частині різниця з попередньою ціною також підсвічується кольором.

4. Роздрібні ціни та націнка. Якщо в налаштуваннях увімкнено розрахунок роздрібних цін у прихідній накладній, то прямо в рядку товару видно колонки «Ціна роздр» і «Націнка». Введена тут роздрібна ціна при проведенні запишеться в регістр цін. Рядки з від'ємною націнкою (продаєте дешевше, ніж купили) підсвічуються червоним. Після приймання товару зазвичай виконують встановлення роздрібних цін і друк цінників — докладно про це в розділі 4. Ціноутворення.

5. Основний постачальник. Після проведення програма записує контрагента накладної як основного постачальника кожного товару з табличної частини — це використовується для аналізу закупівель.

Покроковий порядок роботи

Створення накладної:

1. Найкращий шлях — відкрити Замовлення постачальнику і натиснути Ввести на підставі → Прихідна накладна. Шапка і товари заповняться автоматично. Якщо замовлення не було — меню Документи → Прихідна накладна → Додати.
2. Перевірте Організацію і виберіть Склад, на який фізично приймається товар. Це критично: залишки з'являться саме на цьому складі.
3. Виберіть Контрагента (постачальника). Праворуч одразу з'явиться поточний борг перед ним — червоним, якщо ви винні.
4. Заповніть Номер накладної постачальника і Дату розхідної постачальника — номер і дату паперового документа, який привіз водій. Це потрібно, щоб потім легко знаходити накладну при звірці з постачальником.
5. Виберіть Вид оплати:
   • В кредит (типово) — борг залишиться у взаєморозрахунках до оплати; можна вказати кількість днів відстрочки платежу (підставляється з картки контрагента);
   • За готівку — вкажіть Касу, з якої одразу спишуться гроші.

Заповнення товарів:

1. Додавайте товари кнопкою Підбір або скануйте штрихкоди в поле «Пошук по ШК» — товар знайдеться і додасться в таблицю. Якщо товару з таким штрихкодом немає, програма попередить.
2. Для кожного рядка вкажіть кількість і закупівельну ціну (з накладної постачальника). Якщо в програмі ввімкнено закупівельні одиниці, можна вводити «кількість по прихідній накладній» в упаковках — програма сама перерахує в основні одиниці (штуки, кілограми).
3. Якщо ввімкнено розрахунок роздрібних цін — перевірте «Ціна роздр» і «Націнка» в кожному рядку. Програма підставить діючу роздрібну ціну; змінюючи націнку, ви автоматично міняєте роздрібну ціну, і навпаки.
4. Звірте колонку «Остаток» (поточний залишок) і — якщо накладна створена із замовлення — колонку планової кількості: червоні рядки означають недовіз.

Завершення:

1. Звірте суму документа із сумою в паперовій накладній постачальника. Розбіжність навіть на копійки — привід перевірити ціни в рядках.
2. Натисніть Провести. Прочитайте службові повідомлення: зміни цін, попередження. Після проведення товар на залишках, борг зафіксований.
3. За потреби роздрукуйте цінники або етикетки прямо з накладної (кнопка Друк — програма запропонує спершу провести документ) та виконайте встановлення роздрібних цін, якщо ціни змінились.

⚠️ Важливо: дата накладної має відповідати фактичній даті надходження товару. Якщо провести накладну «заднім числом» після того, як товар уже продавався, продажі того періоду могли пройти «в мінус» — з неправильною собівартістю. Якщо ж дата потрапляє в закритий період (до дати заборони редагування), програма взагалі не дасть провести документ.

💡 Порада: сканер штрихкодів — найшвидший і найнадійніший спосіб набрати накладну. Ви одразу побачите, якщо якийсь товар ще не заведений у довіднику або не має штрихкода, і зможете виправити це до приймання, а не під час продажу на касі.

Приклад роботи із закупівельними одиницями. Мінеральна вода обліковується в штуках, але постачальник відвантажує ящиками по 12 пляшок. В картці товару для одиниці «ящик» задано коефіцієнт 12. У накладній ви вводите: кількість по прихідній накладній — 5, одиниця — ящик, ціна по прихідній накладній — 120 грн (за ящик). Програма сама порахує: кількість — 60 шт., ціна — 10 грн/шт., сума — 600 грн. На залишки стануть саме 60 штук, і на касі товар продаватиметься поштучно. Змінюєте будь-яке з полів — пов'язані поля перераховуються автоматично.

Помічники у формі накладної

Наявна накладна від 01.09.2026 у навчальній копії: два товари на 965,00 грн. Зверніть увагу на постачальника, склад, вид оплати та окремі колонки закупівельної ціни («Ціна») і ціни продажу. Імена авторів у навчальних кадрах замінено.

Форма прихідної накладної містить кілька вбудованих підказок, які варто використовувати щодня:

• Борг перед постачальником — одразу після вибору контрагента праворуч показується поточний стан розрахунків: червоним — скільки ви винні, синім — переплата на вашу користь. Ще до приймання видно, чи не накопичився борг.
• Колонка «Остаток» — поточний залишок кожного товару на складі накладної. Допомагає помітити дивні ситуації: наприклад, приймаєте товар, якого «на залишках» ще повно.
• Кольорові підказки по цінах — у рядку видно різницю з учорашньою закупівельною та роздрібною ціною (+/− з підсвіткою). Зростання закупівельної ціни підсвічується червоним — сигнал переглянути роздрібну ціну.
• Рядки з від'ємною націнкою — підсвічуються червоним повністю: роздрібна ціна нижча за закупівельну, ви готуєтесь продавати собі у збиток.
• Колонка планової кількості — з'являється, якщо накладна створена на підставі замовлення: червоним — недовіз, зеленим — привезли більше плану.
• Прапорці «Обробляти» — кнопки «встановити всі / зняти всі / інвертувати» дозволяють швидко позначити рядки, наприклад, для друку цінників тільки по товарах, у яких змінилася ціна (є окрема кнопка, що проставляє прапорці саме по зміні роздрібної ціни).
• Друк з накладної — окрім самої накладної (звичайної та в роздрібних цінах), прямо звідси друкуються цінники й етикетки по позначених рядках. Якщо документ ще не проведений, програма запропонує провести його перед друком.
• Захист закритого періоду — якщо дата документа раніше за дату заборони редагування, форма відкривається лише для перегляду: кнопки проведення й редагування недоступні.

Функція «Розподілити суму пропорційно»

Ще один помічник форми — кнопка «Вирівняти пропорційно суму документа» в нижній командній панелі накладної, поруч із підсумком «Всього:» (у конфігурації ця дія називається «Розподілити суму пропорційно»).

Коли користуватись. Буває, що сума в паперовій накладній постачальника більша, ніж вийшла у програмі після введення всіх рядків: постачальник включив у підсумок доставку чи тару, округлює суми рядків по-своєму тощо. Якщо провести документ «як є», борг перед постачальником розійдеться зі звіркою на кілька гривень, і цю різницю потім довго шукатимуть. Підганяти ціни рядків вручну довго й неточно — кнопка робить це автоматично: розносить різницю по всіх рядках пропорційно їхнім сумам.

Покроково:

1. Повністю заповніть табличну частину: всі товари, кількості й ціни з накладної постачальника.
2. Натисніть кнопку «Вирівняти пропорційно суму документа».
3. У вікні «Введіть потрібну суму документа» вкажіть суму з паперової накладної постачальника.
4. Програма збільшить суму кожного рядка пропорційно його частці в документі й одразу перерахує ціну (Сума ÷ Кількість), націнку та суми без ПДВ. Копійки, які не діляться порівну, додаються до одного з рядків, щоб підсумок зійшовся точно.
5. Звірте «Всього:» з паперовою накладною — суми мають збігтися до копійки.

Приклад. У накладній два рядки: Товар А — 10 шт × 20,00 = 200,00 грн, Товар Б — 5 шт × 60,00 = 300,00 грн; разом 500,00 грн. У паперовій накладній постачальника — 505,00 грн (у підсумок включена доставка). Вводите 505,00 — різниця 5,00 грн розподіляється пропорційно сумам рядків: Товар А +2,00 грн (сума 202,00, ціна стає 20,20), Товар Б +3,00 грн (сума 303,00, ціна 60,60). Сума документа — рівно 505,00 грн, борг перед постачальником зійдеться зі звіркою. Зверніть увагу: доставка «розчинилася» в собівартості товарів — це правильно, адже ви реально заплатили за товар саме стільки.

⚠️ Важливо: функція працює тільки на збільшення суми. Якщо ввести суму, меншу за поточну (наприклад, постачальник дав знижку «на всю накладну»), програма нічого не змінить і повідомить: «Нічого розподіляти або сума документа більша потрібної». Знижку на накладну розносьте вручну через ціни рядків або попросіть постачальника дати ціни за одиницю вже зі знижкою.

💡 Порада: розподіляйте суму останнім кроком перед проведенням. Якщо після розподілу додати ще рядки чи змінити кількість, сума знову розійдеться з паперовою накладною і розподіл доведеться робити заново.

Опис реквізитів

Шапка документа:

Таблична частина «Товари»:

Проведення документа

При натисканні Провести програма виконує такі рухи (людською мовою):

1. Залишки і партії (регістр «Партії товарів») — на склад додається зазначена кількість кожного товару. Для кожного товару створюється партія з посиланням на цю накладну, постачальника і собівартістю. Однакові товари з різними цінами згортаються в одну партію за середньою ціною. З цього моменту товар видно в залишках і його можна продавати.
2. Закупівельні ціни (регістр «Ціни») — нова закупівельна ціна кожного товару запам'ятовується (крім рядків із прапорцем «Акція»). Якщо заповнена роздрібна ціна — вона теж записується. Про підвищення чи зниження закупівельної ціни програма повідомляє під час проведення.
3. Історія закупівель (регістр «Закупівлі») — фіксується: що, скільки, у кого і за якою ціною куплено. На цих даних будуються звіти по закупівлях.
4. Взаєморозрахунки — сума документа записується як борг вашого магазину перед постачальником. Якщо вид оплати «За готівку» — борг одразу закривається зустрічним записом.
5. Гроші (тільки для «За готівку») — сума документа списується з указаної каси. Якщо каса не заповнена, проведення переривається з повідомленням.

Додатково після успішного проведення програма записує постачальника як основного постачальника товарів накладної. Якщо ввімкнено автоматичне формування контролю термінів придатності, програма створює або перезаповнює окремий документ «Контроль терміну придатності» за товарами приходу.

Важливо: дати «Придатний до» перевіряють в окремому документі контролю. Автоматична дата розраховується від дати накладної й терміну зберігання в картці товару, тому її потрібно звірити з маркуванням фактично прийнятої партії. Після перепроведення приходу повторіть звірку: введені вручну дати можуть перезаповнитися. Якщо автоматику не ввімкнено, оформіть контроль вручну. Обидва порядки описані в розділі про терміни придатності.

Скасування проведення (розпроведення) повністю прибирає всі ці рухи: залишки зменшуються, борг зникає, партії документа видаляються. Якщо товар із цієї накладної вже продано, після розпроведення продажі «повиснуть у повітрі» — тому розпроводити стару накладну можна лише для виправлення помилки, з наступним перепроведенням.

Типові сценарії

Сценарій 1. Звичайне надходження товару

1. Товаровед створив «Замовлення постачальнику», надіслав постачальнику.
2. Приїхала машина. На підставі замовлення створюється прихідна накладна.
3. Приймальник сканує товар, звіряє кількість із колонкою плану (червоні рядки — недовіз), вносить фактичні ціни з паперової накладної.
4. Сума документа звіряється з паперовою накладною, документ проводиться.
5. Переглядаються повідомлення про зміни цін; за потреби виконується встановлення роздрібних цін і друк цінників.
6. Борг перед постачальником з'явився у взаєморозрахунках; оплата оформлюється документами з розділу 7.

Сценарій 2. Закупівля за готівку на ринку/у дрібного постачальника

1. Створюється прихідна накладна, вид оплати — «За готівку», вказується каса.
2. Після проведення: товар на складі, гроші списані з каси, боргу немає.

Сценарій 3. Новий товар

1. Товару ще немає в довіднику — спочатку створіть картку в Номенклатурі: назва, одиниця виміру, штрихкод, група.
2. Далі — звичайна прихідна накладна. Перша закупівельна ціна стане першою собівартістю, а введена роздрібна ціна — першою ціною на касі.

Сценарій 4. Виправлення помилки у проведеній накладній

1. Знайшли помилку (не та кількість, не та ціна) — відкрийте накладну.
2. Якщо дата ще у відкритому періоді: виправте рядок і перепроведіть документ. Усі рухи перерахуються автоматично.
3. Якщо з дати накладної товар уже продавався, після перепроведення перевірте звіти залишків — чи не виникло від'ємних залишків.
4. Якщо накладна в закритому періоді (до дати заборони редагування) — програма відкриє її лише для перегляду. Зверніться до адміністратора або оформіть коригування поточною датою (наприклад, повернення постачальнику чи документи складу з розділу 5).

Типові помилки

Пов'язані документи

• Замовлення постачальнику — типова підстава для накладної.
• Повернення постачальнику — створюється на підставі накладної.
• Встановлення роздрібних цін / переоцінка — логічне продовження приймання (розділ 4. Ціноутворення).
• Оплата постачальнику (видатковий касовий ордер, банківська виписка) — закриває борг, створений накладною (розділ 7. Гроші).
• Звіти: залишки товарів, закупівлі, взаєморозрахунки з контрагентами (розділ 8. Звіти).

3.3. Завантаження накладної з файлу постачальника

Призначення

Обробка «Імпорт прайслистів» (ИмпортПрайслистов) дозволяє не набирати прихідну накладну вручну, а завантажити її з файлу Excel, який надіслав постачальник. Програма читає файл, впізнає товари, показує результат на екрані й одним натисканням створює заповнену прихідну накладну.

Це найкорисніше, коли:

• постачальник регулярно надсилає накладні у Excel (.xls, .xlsx);
• накладні великі — десятки й сотні позицій, які вручну набирати годинами;
• асортимент постачальника часто оновлюється, і нові товари треба швидко заводити в довідник.

Приклад економії: накладна на 250 позицій вручну — це 2–3 години набору зі сканером і ризиком помилок у цінах. Через імпорт — кілька хвилин: відкрити файл, звірити кілька нових позицій і натиснути «Завантажити в прихідну».

Крім прихідної накладної, обробка вміє завантажувати прайс-лист постачальника в документ встановлення цін (кнопка «Завантажити в установку цін» із вибором типу ціни) — це стосується розділу 4. Ціноутворення.

Як це працює: шаблони імпорту

Відкрити інструмент можна через Обробки → Імпорт з Excel. Заголовок вікна — «Імпорт прайслистів та накладних».

Початковий стан перед читанням файла: вибрано контрагента й шаблон, ліворуч — каталог навчальних накладних, праворуч — таблиця майбутнього зіставлення товарів. Таблиці тут порожні навмисно: файл ще не завантажено. Для читання використовуйте «Прочитати Excel», а після перевірки — «Завантажити в прихідну».

У кожного постачальника свій формат файлу: в одного ціна у 4-й колонці, в іншого — у 7-й. Тому для кожного постачальника один раз створюється шаблон імпорту (довідник «Шаблони імпорту», підпорядкований контрагентам). У шаблоні задаються:

Після вибору Контрагента обробка сама підставляє його шаблон і групу номенклатури, а в списку файлів показує вміст каталогу з накладними.

💡 Якщо «Прочитати Excel» не заповнює таблицю: перевірте, що у списку вибрано потрібний файл, а поле «Папка товару» заповнене. У цій версії порожня папка зупиняє читання без пояснення. Виберіть групу номенклатури або задайте її в шаблоні та перевиберіть шаблон. Подвійний клік по файлу відкриває його в Excel; для завантаження рядків натискайте «Прочитати Excel».

Зіставлення товарів

Головна робота імпорту — зрозуміти, який рядок файлу відповідає якій картці вашого довідника. Після натискання «Прочитати Excel» в описаній обробці «Імпорт прайслистів та накладних» пошук відбувається в такому порядку:

1. За штрихкодом — якщо його прочитано з файлу, програма шукає товар у базі штрихкодів.
2. За точним збігом назви — якщо в шаблоні ввімкнено пошук за назвою.
3. За артикулом — якщо цей пошук увімкнено в шаблоні й артикули використовуються в налаштуваннях програми.
4. За збереженою відповідністю постачальника — через регістр «Номенклатура постачальників», за заповненими кодом і назвою з файлу.

Кожний наступний крок виконується, лише якщо попередні не знайшли картку. Цей порядок стосується саме кнопки «Прочитати Excel» у цій обробці.

Довгі коди постачальника: у таблиці цього імпортера код уміщує 10 символів. Довший код реально обрізається під час читання: наприклад, DEMO022-MILK стає DEMO022-MI. Звіряйте прочитаний код, назву й вибрану картку з файлом. Якщо різні коди мають однакові перші десять символів, погодьте порядок зіставлення з відповідальним за імпорт — такий скорочений код сам по собі не розрізняє товари.

Рядки, для яких товар не знайдено, підсвічуються червоним. Далі є три інструменти:

• «Заповнити номенклатуру» — повторний автоматичний пошук: по штрих-коду та по точному збігу назви в довіднику;
• ручне зіставлення — у червоному рядку виберіть товар з довідника вручну. Програма запам'ятає відповідність «постачальник + код + назва → ваша картка» для наступних імпортів. Якщо код або назва змінилися, перевірте зіставлення знову;
• «Створити(виправити) номенклатуру» — для справді нових товарів створює картки автоматично: назва береться з файлу постачальника, група — з шаблону або з колонки груп (потрібні групи створюються самі), одиниця виміру — з файлу (для «кг» товар позначається ваговим) або штуки, заносяться артикул, код УКТЗЕД і штрих-код (у картку і в базу штрих-кодів). Є й варіант «Створити номенклатуру для рядка» — тільки для поточного рядка. Перед створенням має бути заповнена Група — інакше програма відмовить.

Фрагмент форми після читання навчального файла: під назвою постачальника в першому рядку вибрано наявну картку молока «Лактель». Другий рядок «НАВЧАННЯ: новий товар ТЕСТ-022» червоний, поле «Номенклатура» порожнє — його ще потрібно зіставити або, перевіривши відсутність дубля, створити картку. Це проміжний етап: накладну з цих рядків ще не створено, ціни не встановлено. Назви з позначкою «НАВЧАННЯ» та дані файла вигадані для прикладу.

Контроль нової картки: створення з файлу ще не підтверджує готовності товару до продажу. Імпорт може заповнити одиницю та штрихкод, а роздрібну ціну — передати в накладну. Звірте одиницю, кратність упаковки й коди з фактичним товаром до першого проведення. Після приймання та встановлення ціни, до викладення в зал, пройдіть контроль готовності: цінник і РМК мають показувати погоджену ціну за ту саму одиницю, а контрольне сканування — знаходити потрібну картку. Виконуйте його без оплати й завершення продажу; пробний рядок приберіть.

Покроковий порядок роботи

1. Збережіть файл накладної від постачальника в каталог, зазначений у шаблоні імпорту (файл має бути закритий — не відкритий в Excel).
2. Відкрийте обробку «Імпорт прайслистів» і виберіть Контрагента — шаблон і група підставляться самі.
3. У списку файлів станьте на потрібний файл і натисніть «Прочитати Excel» — таблиця «Товари» заповниться даними файлу.
4. Перегляньте таблицю. Якщо колонки читаються неправильно (ціни в колонці кількості тощо) — виправте номери колонок у шаблоні й перечитайте файл.
5. Опрацюйте червоні рядки: «Заповнити номенклатуру», ручне зіставлення, для нових товарів — «Створити(виправити) номенклатуру».
6. Натисніть «Завантажити в прихідну». Програма створить прихідну накладну: контрагент підставиться з шаблону, рядки заповняться кількістю, ціною і сумою; роздрібна ціна візьметься з колонки файлу, а якщо її немає — підставиться чинна продажна ціна товару; порахується націнка. Якщо ввімкнено закупівельні одиниці, кількість перерахується в основні одиниці (штуки, кг).
7. Накладна відкриється непроведеною. Далі — звичайний порядок роботи з прихідною накладною: перевірте Склад, Вид оплати, внесіть номер і дату накладної постачальника, звірте суму та проведіть документ.
8. Успішно завантажений файл програма переносить у підпапку «ЗАВАНТАЖЕНІ НАКЛАДНІ» каталогу. Це прибирає його з робочої папки, але не захищає від повторного імпорту копії чи перейменованого файла.
9. Для нових позицій завершіть контроль готовності до продажу перед викладенням у зал.

⚠️ Важливо: якщо хоч один рядок файлу залишився незіставленим, накладна не створиться — програма покаже «Не знайдено відповідність товару!» і стане на проблемний рядок. Це захист від «загублених» позицій: у накладну мають потрапити всі рядки файлу.

💡 Порада: якщо в шаблоні ввімкнено «Передати в план», кількості з файлу потрапляють у планову колонку накладної, а фактична кількість — нуль. Приймальник перераховує товар і вносить факт — так файл постачальника перевіряється фізичним прийманням, як при роботі із замовленням.

На навчальній накладній «К-сть імпорт» = 2,000, а «Кількість» = 1,000: за документом очікували дві штуки, фактично отримали одну. Недовіз — 1 шт. Накладна позначена як навчальна й не проведена. Колонка імпорту в цьому варіанті форми відображається за налаштуванням «ВесыВПриходной»; якщо її немає, уточніть відображення у відповідального. План за замовленням постачальнику й кількість із Excel — різні джерела очікуваної кількості; факт завжди перевіряють прийманням.

Приймання з розбіжностями та перевірка імпорту

Знайдена картка ще не означає правильно прийнятий товар. Після «Прочитати Excel» пошук завершується на першій знайденій картці за описаним вище порядком: спочатку перевіряється штрихкод, а збережена відповідність постачальника — після пошуку за налаштованими назвою й артикулом. Помилковий штрихкод або застаріле зіставлення можуть підставити інший товар. Тому навіть автоматично знайдену позицію звіряйте з фактичним фасуванням, особливо якщо постачальник змінив упаковку чи повторно використав свій код.

Нижче — рекомендований порядок перевірки товарознавцем. Програма не перевіряє вміст коробки та не погоджує розбіжності з постачальником замість працівника.

Навчальний приклад: упаковка змінилася, кількість у файлі — ні. Постачальник указав 10 упаковок по 8 пляшок за 80 грн за упаковку. У картці досі стоїть коефіцієнт 6. Правильний прихід — 80 шт, сума 800 грн, закупівельна ціна 10 грн/шт. Старий коефіцієнт дав би лише 60 шт і розрахункову ціну близько 13,33 грн/шт, хоча підсумок 800 грн збігається. Отже, звірка тільки загальної суми такої помилки не виявить.

Якщо одночасно надходять упаковки різної місткості, погодьте з відповідальним за номенклатуру окремі додаткові одиниці або введення в основній одиниці. Не змінюйте коефіцієнт навмання для старих поставок; порядок роботи з ним описаний у розділі 2.

Критерій завершення приймання: товар і фасування збігаються з карткою, фактична кількість та ціна за основну одиницю перевірені, сума й розбіжності погоджені, склад вибраний, повторного приходу немає. Після проведення відкрийте рух товару для спірної позиції та перевірте кількість приходу. Якщо помилку знайшли вже після продажів, виправлення виконує відповідальний за облік із перевіркою наступних документів.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Прихідна накладна — результат імпорту (п. 3.2).
• Довідник «Шаблони імпорту» — налаштування формату файлу кожного постачальника.
• Довідник Номенклатура — сюди створюються нові картки.
• Установка цін — завантаження прайс-листів (розділ 4. Ціноутворення).

3.4. Повернення постачальнику

Призначення

Документ «Повернення постачальнику» оформлює зворотну операцію до прихідної накладної: товар фізично повертається постачальнику (брак, прострочення, помилкова поставка, неліквід за домовленістю), а в обліку:

• зменшується залишок товару на складі;
• зменшується борг перед постачальником на суму повернення;
• коригується історія закупівель (повернуті кількість і сума віднімаються зі статистики закупівель у цього постачальника).

Коли використовується

• Виявлено брак чи бій при прийманні або вже після нього.
• Закінчується термін придатності, і постачальник за договором забирає товар.
• Привезли не той товар, і його повертають.

⚠️ Важливо: повернення постачальнику — це саме повернення його товару. Для списання зіпсованого товару, який ніхто не забирає, використовується документ списання (розділ 5. Склад). Для повернення товару від покупця — окремий документ роздрібного повернення.

Бізнес-логіка

Ключова особливість документа — колонка «Партія» в табличній частині. Повернення списує товар не «взагалі», а з конкретної партії — тобто з конкретного приходу за конкретною собівартістю. Тому:

• найзручніше створювати повернення на підставі прихідної накладної — тоді партії підставляться автоматично і повернення «влучить» точно в той прихід;
• при проведенні програма перевіряє, чи вистачає залишку по партії. Якщо товару вже немає (проданий) — документ не проведеться;
• якщо в рядку вибрана партія, куплена в іншого постачальника або на іншу організацію, програма видасть попередження «Невірний контрагент у партії…» — це захист від повернення чужого товару не тому постачальнику.

Сума повернення записується у взаєморозрахунки «на вашу користь»: борг перед постачальником зменшується. Якщо накладну вже було оплачено повністю, взаєморозрахунки покажуть переплату — постачальник має повернути гроші або зарахувати їх у наступну поставку.

Покроковий порядок роботи

1. Відкрийте прихідну накладну, за якою повертаєте товар, і натисніть Ввести на підставі → Повернення постачальнику. Шапка, товари і партії заповняться автоматично. (Можна створити і вручну: Документи → Повернення постачальнику → Додати, але тоді партії доведеться вибирати самостійно.)
2. Залиште в табличній частині тільки ті товари, які фактично повертаються, зайві рядки видаліть. Виправте кількість.
3. Перевірте ціни — типово це закупівельні ціни з партії. Сума документа — це сума, на яку зменшиться борг перед постачальником.
4. Перевірте Організацію і Склад — вони мають збігатися з тими, що були в прихідній накладній.
5. Проведіть документ. Уважно прочитайте повідомлення: попередження про «невірного контрагента у партії» означає, що ви повертаєте товар не тому, у кого його купили.
6. Роздрукуйте форму «Повернення постачальнику» (з ПДВ чи без — залежно від ставки в шапці) і передайте її разом із товаром.

Опис реквізитів

Проведення документа

1. Залишки і партії — зазначена кількість списується зі складу з указаних партій. Перед списанням програма перевіряє залишок; якщо товару по партії не вистачає — проведення скасовується з повідомленням.
2. Взаєморозрахунки — сума документа зменшує ваш борг перед постачальником. Якщо заповнена «Підстава», запис прив'язується до неї — тобто повернення закриває борг саме по тій накладній.
3. Закупівлі — з історії закупівель віднімаються повернуті кількість і сума (записи з мінусом), щоб звіти по закупівлях показували чисті обсяги.

Додатково при проведенні виконуються перевірки: дата заборони редагування, відповідність контрагента і організації партії (попередження, які не блокують проведення, але вимагають уваги).

Типові сценарії

Повернення браку, виявленого при прийманні: прихідну накладну вже провели, брак помітили при розкладці. На підставі накладної створюється повернення на браковані позиції, проводиться, товар віддається водієві з друкованою формою.

Повернення з торгового залу через тиждень: товар частково продано. Створюйте повернення на підставі тієї ж накладної, але вкажіть тільки фактично наявну кількість — на більше програма не дасть провести документ, бо залишку по партії не вистачить.

Обмін браку на якісний товар: постачальник забирає брак і привозить заміну. В обліку це дві незалежні операції: «Повернення постачальнику» на брак (борг зменшується) і нова «Прихідна накладна» на завезений товар (борг збільшується). Якщо суми однакові — взаєморозрахунки зійдуться в нуль автоматично.

💡 Порада: перед поверненням відкрийте звіт залишків по партіях (розділ 8) — так ви одразу побачите, скільки товару з потрібного приходу ще залишилося на складі й чи вистачить його на повернення.

Типові помилки

Пов'язані документи

• Прихідна накладна — типова підстава повернення.
• Введення залишків товарів — також може бути підставою (повернення товару зі стартових залишків).
• Взаєморозрахунки і оплати — розділ 7. Гроші.

3.5. Введення залишків товарів

Призначення

Документ «Введення залишків товарів» призначений для одноразового наповнення програми даними при старті роботи: коли магазин уже працює, товар фізично лежить на полицях, але в новій програмі залишки нульові.

Документ:

• ставить товар на залишок складу (створює стартові партії);
• задає закупівельні ціни (стартову собівартість);
• задає роздрібні ціни (за якими товар одразу можна продавати на касі).

По суті це «прихідна накладна без постачальника»: товар з'являється на складі, але борг ні перед ким не виникає — партії створюються без контрагента.

Коли використовується

• При впровадженні програми — основний сценарій. Проводиться інвентаризація «на папері» або терміналом збору даних, і фактичні залишки заносяться цим документом.
• При підключенні нового магазину/складу до вже працюючої бази.
• Для товару, знайденого при інвентаризації, зазвичай використовують документи інвентаризації/оприбуткування (розділ 5. Склад) — введення залишків для поточної роботи не призначене.

⚠️ Важливо: введення залишків — це документ старту, а не поточної роботи. Усі наступні надходження оформлюйте прихідними накладними: тільки вони фіксують постачальника і борг. Якщо оприбутковувати поточні поставки введенням залишків, взаєморозрахунки з постачальниками вестися не будуть.

Бізнес-логіка

Перш ніж вводити залишки, потрібно:

1. Завести всі товари в довіднику Номенклатура (назви, одиниці виміру, штрихкоди).
2. Порахувати фактичні залишки (ручний перерахунок або термінал збору даних — документ вміє заповнюватися за даними ТЗД).
3. Визначити для кожного товару дві ціни:
   • закупівельну (Ціна) — вона стане собівартістю стартової партії. Якщо поставити нуль, весь виторг від продажу цих залишків програма покаже як 100 % прибуток — звіти будуть неправдиві;
   • роздрібну (Ціна роздр) — за нею товар продаватиметься на касі одразу після старту.

Прапорець у шапці «Підбір в роздрібних цінах» перемикає підбір товарів: зручно, коли залишки рахували за цінниками (відома роздрібна ціна, а не закупівельна).

Дата документа має бути раніше дати початку реальної роботи (наприклад, залишки на ранок 1 числа — документ датується 1 числом до відкриття магазину), щоб перші ж продажі списувалися з уже наявних партій.

Покроковий порядок роботи

1. Документи → Введення залишків товарів → Додати.
2. Вкажіть Організацію і Склад. Якщо складів кілька — на кожен склад робиться окремий документ.
3. Встановіть дату — момент, на який зафіксовані залишки (до початку продажів).
4. Заповніть табличну частину: підбором, сканером або завантаженням із терміналу збору даних (створіть документ на підставі «Даних ТЗД»).
5. Для кожного рядка вкажіть кількість, закупівельну ціну і роздрібну ціну.
6. Проведіть документ. Перевірте у звіті залишків (розділ 8), що кількість і суми відповідають фактичним.

💡 Порада: не намагайтеся ввести весь магазин одним документом на тисячі рядків. Розбийте залишки на кілька документів — за групами товарів чи відділами. Так легше знайти й виправити помилку, і документи швидше проводяться.

Опис реквізитів

Проведення документа

1. Ціни (регістр «Ціни») — для кожного товару записується закупівельна ціна (з колонки «Ціна») і роздрібна (з колонки «Ціна роздр»). Після проведення товар має чинну роздрібну ціну і може продаватися на касі.
2. Залишки і партії (регістр «Партії товарів») — товар ставиться на прихід на вказаний склад. Для кожного товару створюється стартова партія без постачальника із собівартістю з колонки «Ціна».

Взаєморозрахунки і закупівлі документ не чіпає — боргів не виникає, у статистику закупівель стартові залишки не потрапляють.

Типові сценарії

Старт роботи магазину: заведено довідник товарів → пораховано фактичні залишки → на кожен склад створено документи введення залишків із закупівельними та роздрібними цінами → звіт залишків звірено з фактом → з наступного ранку магазин продає через касу, собівартість і прибуток рахуються коректно з першого чека.

Чек-лист готовності до старту:

1. Усі товари заведені в Номенклатурі, штрихкоди прив'язані, одиниці виміру перевірені.
2. Створені склади і каси, заведені постачальники.
3. Фактичні залишки пораховані (аркуші перерахунку або термінал збору даних).
4. Документи введення залишків проведені — по одному на кожен склад.
5. Звіт залишків збігається з фактом за кількістю; вартість запасів виглядає правдоподібно (немає нульових закупівельних цін).
6. Кілька контрольних товарів пробиваються на касі за правильною роздрібною ціною.

Товар зі стартових залишків повертається постачальнику: «Повернення постачальнику» можна створити на підставі документа введення залишків — партії підставляться автоматично (але зверніть увагу: у стартовій партії постачальник не заповнений, тож контрагента у поверненні вкажіть вручну).

Типові помилки

Пов'язані документи

• Дані ТЗД — документ може заповнюватися за даними терміналу збору даних.
• Повернення постачальнику — може створюватися на підставі введення залишків.
• Встановлення роздрібних цін — якщо ціни треба масово змінити після старту (розділ 4. Ціноутворення).
• Інвентаризація — контрольна звірка після старту (розділ 5. Склад).

3.6. Часті питання по розділу

Чи можна працювати без замовлень постачальнику, одразу прихідними накладними? Так. Замовлення — необов'язковий крок. Але без нього ви втрачаєте автоматичний контроль «замовляли — привезли» і вводите список товарів вручну при кожному прийманні.

Ми провели накладну, а товар на касі не проб'ється — чому? Найчастіша причина — у товару немає чинної роздрібної ціни. Перевірте колонку «Ціна роздр» у накладній або виконайте встановлення роздрібних цін (розділ 4). Друга типова причина — товар оприбутковано не на той склад, з якого продає каса.

Що буде, якщо видалити (розпровести) стару прихідну накладну? Зникнуть її партії, залишки зменшаться, борг перед постачальником анулюється. Усі продажі цього товару після дати накладної залишаться без собівартості — звіти по прибутку стануть неправильними. Розпроведення старих накладних — тільки для виправлення помилок, з обов'язковим перепроведенням.

Постачальник дав знижку на частину товару — як не зіпсувати історію цін? Поставте у відповідних рядках прапорець «Акція». Товар оприбуткується за акційною ціною (собівартість партії буде фактичною), але акційна ціна не запишеться як нова «звичайна» закупівельна ціна.

Як оформити бонусний (безкоштовний) товар від постачальника? Додайте його в прихідну накладну з нульовою ціною або окремою накладною. Пам'ятайте: нульова собівартість означає, що весь виторг від продажу цього товару звіти покажуть як прибуток.

Чому програма пише «Знизилася/Виросла прихідна ціна» — це помилка? Ні, це інформаційне повідомлення. Програма порівняла ціну в накладній з попередньою закупівельною ціною товару і звертає вашу увагу: можливо, час переглянути роздрібну ціну.

Чи можна ввести залишки вже після того, як магазин почав продавати? Можна, але датуйте документ введення залишків моментом до перших продажів і перепроведіть наступні документи. Інакше перші чеки пройдуть без собівартості.

Один товар у накладній двічі з різними цінами — це нормально? Так, програма при проведенні згорне такі рядки і поставить товар на прихід однією партією за середньою ціною. Якщо принципово потрібні окремі партії з різною собівартістю — оформіть два окремих документи.

Наступний крок після оприбуткування товару — призначити або перевірити роздрібні ціни та надрукувати цінники: Розділ 4. Ціноутворення.