Розділ 1. Вступ. Як влаштована програма та цей посібник

Частина User Manual програми «МАГАЗИН» (1С:Підприємство). Перелік усіх розділів — у змісті.

Зміст

• Про програму
• Головне вікно та навігація
• Для кого цей посібник
• Карта бізнес-процесів магазину
• Навчальний приклад: товар, гроші, борг і прибуток
• Базові поняття: довідники, документи, проведення
• Ролі користувачів
• П'ять правил акуратного обліку
• Що не увійшло в цей посібник і чому

Про програму

«МАГАЗИН» — це програма для повного обліку роботи роздрібного магазину. Вона відповідає на три головні питання власника і персоналу:

1. Скільки товару в мене є і де він? — облік залишків по складах.
2. Скільки я продав і скільки заробив? — облік продажів, собівартості та націнки.
3. Хто кому винен? — розрахунки з постачальниками і покупцями, гроші в касах.

Щоб програма відповідала на ці питання правильно, кожна подія в житті магазину — привезли товар, продали, перемістили, списали, заплатили постачальнику — має бути оформлена документом. Програма не «здогадується», що відбулося: вона знає лише те, що ви в неї внесли.

⚠️ Важливо: якість обліку в програмі дорівнює якості внесених документів. Якщо товар привезли, а прихідну накладну не оформили — для програми цього товару не існує, і касир не зможе його продати за правильною ціною.

Головне вікно та навігація

У верхньому меню згруповані «Довідники», «Документи», «Звіти» та «Обробки». На прикладі відкрито меню «Довідники»: звідси переходять до номенклатури, контрагентів та одиниць виміру. Кнопки під меню ведуть до часто потрібних журналів — прихідних накладних, інвентаризації та списання. Унизу розміщені вкладки відкритих вікон: між довідником і звітом можна перемикатися, не закриваючи їх.

Для першого знайомства відкрийте «Довідники → Номенклатура» і перегляньте наявний товар. Список, картка, штрихкоди й залишки за складами показані в розділі 2. Набір доступних команд залежить від прав користувача.

Для кого цей посібник

Посібник написаний для персоналу магазину, а не для програмістів:

Кожен розділ пояснює не тільки що натиснути, а й чому так влаштований процес і які наслідки матиме кожна дія. Саме розуміння наслідків відрізняє впевненого користувача від того, хто «боїться щось зіпсувати».

Карта бізнес-процесів магазину

Уся робота магазину в програмі — це замкнений цикл руху товару і грошей:

Ланцюжок на прикладі однієї пачки масла:

1. Товарознавець створив картку «Масло селянське 200 г» у довіднику Номенклатура і вказав штрихкод (Розділ 2).
2. Привезли 50 пачок — оформлено Прихідну накладну від постачальника «Молокозавод» по 60 грн (Розділ 3). Тепер програма знає: на складі 50 пачок, постачальнику винні 3 000 грн.
3. Документом Встановлення цін призначили роздрібну ціну 78 грн (Розділ 4).
4. Частину товару перемістили зі складу в торговий зал (Розділ 5).
5. Касир відсканував штрихкод — програма сама підставила назву і ціну в чек (Розділ 6). Після проведення чека залишок зменшився, продаж і виторг записані.
6. Наприкінці дня касир закрив зміну, виторг здали, постачальнику оплатили видатковим касовим ордером (Розділ 7) — борг закрився.
7. Наприкінці тижня керівник відкрив звіт Продажі товарів і побачив, що масло — ходова позиція, отже, час замовляти ще (Розділ 8).

💡 Порада: коли не знаєте, яким документом оформити подію — знайдіть її місце на цій карті. Кожній події реального життя відповідає рівно один основний документ програми.

Навчальний приклад: товар, гроші, борг і прибуток

Цей приклад допомагає перевірити весь ланцюжок операцій на простих числах. Це умовне навчальне завдання, а не дані зі скриншотів. Виконуйте його лише в навчальній копії бази, без реальних оплат і фіскалізації.

Умови: один товар, одна партія, один склад, один постачальник; початкові залишки товару, грошей і боргів — нуль. Закупівля — 10 шт по 100 грн, продажна ціна — 125 грн. Податків, знижок, округлення, бонусів, доставки та інших витрат у прикладі немає. Повернений товар придатний до подальшого продажу. Усі документи проведені послідовно; дата ціни не пізніша за продаж, а склад РМК збігається зі складом надходження.

1. Товарознавець приймає 10 шт із відстрочкою оплати. У прихідній накладній обирає вид оплати «В кредит», перевіряє суму 1 000 грн і проводить документ. Товар уже належить до запасу магазину, але грошей постачальнику ще не видано.
2. Товарознавець установлює ціну 125 грн у категорії цін, яку використовує РМК, і перевіряє її на касі (встановлення цін). Зміна продажної ціни не збільшує собівартість наявної партії та сама по собі не створює прибутку.
3. Касир продає 9 шт за готівку. У чеку перевіряє кількість, ціну й оплату 1 125 грн. Собівартість проданого — 900 грн, валовий прибуток — 225 грн.
4. Покупець повертає 1 шт. Касир оформлює повернення через РМК на підставі попереднього чека, залишає кількість 1 і повертає 125 грн готівкою. На склад повертається одиниця із собівартістю 100 грн; накопичений валовий прибуток зменшується на 25 грн.
5. Касир передає 1 000 грн зі скриньки РМК до каси підприємства. Оформлює винесення готівки, перевіряє касу-одержувача та факт передачі. Якщо документ уже створений автоматично при закритті зміни, повторне винесення не потрібне. Загальна сума грошей магазину не змінюється: змінюється місце їх зберігання.
6. Керівник погоджує оплату постачальнику, уповноважений працівник оформлює РКО на 1 000 грн із цієї каси. У розшифровці платежу вказує прихідну накладну з першого кроку. Оплата погашає борг; повторно списувати собівартість товару у витрати не потрібно.

У таблиці «Гроші» — разом у скриньці РМК та касі підприємства, «Запас» — вартість залишку за собівартістю, «Борг» — скільки магазин винен постачальнику. Прибуток накопичується від початку прикладу з урахуванням повернення. Усі суми — у гривнях.

Як перевірити результат:

• Товарознавець: залишки товарів — 2 шт із собівартістю 200 грн; рухи товару пояснюють кількість: 10 − 9 + 1 = 2.
• Касир: після повернення звіт по касі РМК і перерахунок скриньки дають 1 000 грн, після винесення — нуль. Окремо в касі підприємства після винесення має бути 1 000 грн, після РКО — нуль.
• Керівник: взаєморозрахунки показують нульовий борг саме за цією накладною, а продажі товарів за весь приклад — чисту кількість 8 шт, суму продажів після повернення 1 000 грн і собівартість 800 грн. Різниця — 200 грн валового прибутку. Якщо потрібні показники приховані, додайте їх через налаштування полів звіту.

Для звірки встановлюйте однакові склад, товар, організацію та період, що включає всі відповідні документи; для касового звіту — потрібні РМК і зміну. Якщо цифри не збігаються, знайдіть перший крок із розбіжністю та перевірте його документ і відбори звіту.

💡 Що показує приклад: після повної оплати постачальнику грошей немає, але валовий прибуток становить 200 грн — у магазині залишився товар із собівартістю 200 грн. Виторг, залишок грошей і прибуток відповідають на різні питання. Розподіл перевірок між працівниками тут рекомендований; фактичні права доступу налаштовує адміністратор.

Базові поняття: довідники, документи, проведення

Щоб упевнено працювати, достатньо розуміти чотири поняття.

Довідник

Довідник — це картотека, яка описує, ЩО існує у вашому магазині: товари, постачальники, склади, співробітники. Довідники заповнюють один раз і далі лише підтримують в актуальному стані. Документи не «пишуть текст», а посилаються на елементи довідників — тому помилка в довіднику розповзається по всіх документах, які на нього посилаються.

Документ

Документ — це запис про ПОДІЮ: «такого числа від такого постачальника надійшов такий товар у такій кількості за такою ціною». У кожного документа є номер і дата. Документи зберігаються в журналах — списках, де їх можна знайти, відкрити, виправити.

Проведення

Найважливіше поняття. Записаний документ — це лише чернетка: він зберігся, але на облік не вплинув. І тільки проведений документ (у журналі він позначається зеленою позначкою ✔) змінює залишки, борги та інші цифри обліку.

• Записати = зберегти чернетку. Залишки не змінились.
• Провести = «зафіксувати подію в обліку». Змінились залишки, борги, каса.
• Скасувати проведення = подія «відкотилась», але сам документ залишився в журналі.

⚠️ Важливо: якщо накладну записали, але не провели — товар у програмі не оприбуткований. Це найчастіша причина скарги «внесли товар, а його немає на залишках».

Регістри (де живуть цифри)

Проведений документ робить записи в регістри — внутрішні таблиці програми, де накопичуються залишки товарів по партіях, продажі, гроші в касах, борги. Користувач із регістрами напряму не працює: їх заповнюють документи, а читають — звіти. Але розуміти цей ланцюжок корисно:

Тому якщо звіт показує «дивні» цифри — причина майже завжди в документах: якийсь не проведений, проведений двічі або заповнений з помилкою. Розділ 8 вчить знаходити такі документи через розшифровку звіту.

Ролі користувачів

Програма розмежовує права: кожен працівник заходить під своїм користувачем. Нижче наведено рекомендований розподіл обов'язків у магазині; фактичний доступ до документів і команд визначають налаштування прав, які перевіряє адміністратор.

💡 Порада: ніколи не працюйте «всі під одним користувачем». Програма запам'ятовує автора кожного документа — при розборі помилки чи нестачі це єдиний спосіб з'ясувати, хто і коли що зробив.

П'ять правил акуратного обліку

1. Оформлюйте документи в день події. Документ заднім числом перераховує залишки за всі наступні дні і може зробити продажі «в мінус».
2. Спочатку прихід — потім продаж. Товар не можна продати раніше, ніж він оприбуткований: собівартість і залишки зійдуться тільки при правильній послідовності дат. Якщо вже з'явився мінус, скористайтеся порядком пошуку причини у розділі 8.
3. Один товар — одна картка. Дублікат картки («Масло 200г» і «Масло селянське 200 гр.») — це роздвоєні залишки, дві ціни та плутанина в замовленнях. Перш ніж створювати картку — пошукайте наявну.
4. Не видаляйте — виправляйте. Проведений документ з помилкою скасовують або коригують; видалення документа, на який уже спираються інші, руйнує ланцюжок обліку.
5. Регулярна інвентаризація. Навіть ідеальний облік розходиться з реальністю (бій, крадіжки, пересорт). Інвентаризація (Розділ 5) повертає програму до фактичного стану.

Що не увійшло в цей посібник і чому

Конфігурація «МАГАЗИН» універсальна і містить блоки, які в типовому продуктовому/промтоварному магазині не використовуються. Щоб посібник залишався практичним, ми свідомо не описуємо:

Якщо ваш магазин використовує котрийсь із цих блоків — зверніться до адміністратора системи за окремою інструкцією.

Наступний розділ: Розділ 2. Довідники — основа обліку