Розділ 5. Складські операції

Товар у магазині не лише купується і продається. Між цими двома подіями він «живе» на складі: його перевозять із центрального складу до торгового залу, перераховують під час інвентаризації, списують через бій чи псування, стежать, щоб він не прострочився на полиці.

Саме складські операції відповідають на головне питання власника магазину:

«Чи справді на складі лежить те, що показує програма?»

Якщо прихід і продаж оформлюються правильно, а складські операції ігноруються — облік поступово «розходиться» з реальністю: у програмі товар є, а на полиці його немає (або навпаки). Тоді неможливо довіряти ні залишкам, ні собівартості, ні звітам про прибуток.

У цьому розділі описані документи, які підтримують порядок в обліку запасів:

Всі документи розділу працюють зі складами з довідника «Місця зберігання» (див. Розділ 2, «Склади») і товарами з довідника «Номенклатура».

Зміст

1. Документ «Переміщення»
2. «Документ фронта» — універсальний підготовчий документ
3. Документ «Інвентаризація»
   • Звідки беруться фактичні залишки: чотири шляхи
   • Єдиний момент підрахунку
   • Допоміжний документ «Підстава інвентаризації»
4. Документ «Списання»
   • Довідник «Статті списання»
5. Документ «Контроль терміну придатності»
   • Ротація за терміном придатності — FEFO
6. Документ «Внутрішнє замовлення»

1. Документ «Переміщення»

Призначення

Документ «Переміщення» оформлює передачу товару з одного місця зберігання на інше: з центрального складу — у торговий зал, з одного магазину — в інший, зі складу — на кухню чи виробництво. Загальна кількість товару в компанії не змінюється — змінюється лише те, де цей товар обліковується.

Приклад від 27.02.2026 у навчальній копії: 10 одиниць товару переміщуються з «Магазин №9 (Світязь)» на «Новий склад». Організація й склад відправника — ліворуч, отримувача — праворуч; у таблиці окремо показані ціни обох складів. Маршрут: Документи → Переміщення (також доступний у підменю Складські).

Коли використовується

• Ви привезли товар на центральний склад, а продавати будете з торгового залу.
• Мережа з кількох магазинів: товар зі складу-розподільника розвозиться по точках.
• Товар передається між підрозділами однієї організації або навіть між різними організаціями (юридичними особами) всередині компанії.

Бізнес-логіка

Навіщо взагалі оформлювати переміщення, якщо товар «і так наш»?

• Залишки по кожному складу. Програма веде облік не «загалом по магазину», а по кожному місцю зберігання. Каса (РМК) продає товар зі свого складу — якщо товар фізично в залі, а по обліку на центральному складі, то продаж «заганяє» залишок залу в мінус.
• Собівартість їде разом із товаром. Переміщення передає товар партіями: з якої партії товар пішов зі складу-відправника, з тією ж собівартістю він прибуває на склад-одержувач. Завдяки цьому прибуток кожної точки рахується чесно.
• Відповідальність. Накладна переміщення — це документ, за яким комірник передав, а продавець прийняв товар. Якщо на інвентаризації чогось бракує, завжди видно, хто і коли отримував товар.
• Взаєморозрахунки між підрозділами. Якщо переміщення йде між різними організаціями, або складу призначено «контрагента для взаєморозрахунків», програма автоматично фіксує внутрішній борг одержувача перед відправником.

Опис реквізитів

Шапка документа:

Таблична частина «Товари»:

Покроковий порядок роботи

1. Відкрийте журнал документів «Переміщення» і створіть новий документ.
2. Перевірте дату. Переміщення має бути оформлене тим днем, коли товар фактично перевозився — від дати залежить, з яких партій спишеться товар і на яку дату зміняться залишки обох складів.
3. Вкажіть Склад (звідки) і Склад куди. Це найважливіші поля документа: переплутаєте місцями — залишки «поїдуть» у зворотний бік.
4. Заповніть таблицю товарів: підбором з довідника, скануванням штрих-кодів або завантаженням з терміналу збору даних (ТСД).
5. Проведіть документ (кнопка ОК або Провести).
6. Роздрукуйте накладну переміщення і передайте її разом із товаром. Доступні кілька варіантів друку: у цінах складу-одержувача, в оптових цінах, у закупівельних одиницях виміру (зручно для комплектування ящиками).

💡 Порада: якщо на складі-відправнику не вистачає залишку, програма повідомить про це під час проведення і не проведе документ. Не намагайтесь «продавити» переміщення заднім числом — спочатку розберіться, чому товару немає в обліку: не проведений прихід, пересортиця чи помилка в кількості.

Проведення документа

Після проведення програма робить рухи в таких регістрах:

• «Партії товарів» (ПартииТоваров) — головний регістр товарного обліку:
  • видаток зі складу-відправника — партія за партією, у порядку надходження (FIFO), разом із собівартістю;
  • прихід на склад-одержувач тими самими партіями і з тією самою собівартістю.
• «Взаєморозрахунки» (Взаиморасчеты) — тільки якщо переміщення йде між різними організаціями або складу призначено контрагента для взаєморозрахунків: у відправника виникає «прихід» боргу, в одержувача — «видаток».
• «Внутрішні замовлення» (ВнтуренниеЗаказы) — тільки якщо документ створений на підставі внутрішнього замовлення: переміщена кількість закриває замовлення.

Отже, після проведення: залишок складу-відправника зменшився, залишок складу-одержувача збільшився, загальна кількість і собівартість товару в компанії не змінилися.

Типові сценарії

• Поповнення торгового залу. Щоранку комірник переміщує товар із центрального складу в зал за списком, який дав адміністратор (або за внутрішнім замовленням).
• Переміщення на підставі приходу. Товар приїхав від постачальника одразу для іншої точки: введіть переміщення «на підставі» прибуткової накладної — таблиця заповниться автоматично (див. Розділ 3).
• Передача між юридичними особами. Вкажіть «Організацію куди» — програма зафіксує внутрішній борг між організаціями.

Типові помилки

Пов'язані документи

• Створюється на підставі: «Прибуткова накладна», «Внутрішнє замовлення», «Дані ТСД», «Замовлення покупця», «Документ фронта», «Розділка».
• На його підставі створюють: «Контроль терміну придатності» (для складу-одержувача).
• Контроль результату: звіт «Залишки товарів» по кожному складу (див. Розділ 8).

2. «Документ фронта» — універсальний підготовчий документ

Призначення

«Документ фронта» — це «чернетка» складської операції, яку створюють прямо з каси (з інтерфейсу Фронт РМК, див. Розділ 6). Касир або комірник набирає товар сканером на касі — так само, як чек, — але замість продажу зберігає результат як підготовчий документ: майбутню інвентаризацію, списання, переміщення, прихідну накладну тощо.

💡 Порада: не дивуйтесь системній назві. У конфігурації цей документ називається Банкет — назва історична, успадкована від ресторанної версії програми. В інтерфейсі й журналах він всюди показується як «Документ фронта».

Навіщо він потрібен

У магазині найзручніший «пристрій введення» — це каса зі сканером штрих-кодів. Але каса не повинна сама змінювати облік: касир може помилитися, а складські документи вимагають перевірки. Тому програма розділяє роботу на два кроки:

1. На касі швидко набирається перелік товару з кількостями — створюється «Документ фронта».
2. У бек-офісі відповідальний перевіряє його і перетворює на «справжній» робочий документ, який вже робить рухи по регістрах.

Вид операції

У документа є ключовий реквізит — «Вид підлеглого документа» (ВидПодчиненногоДокумента). Він запам'ятовує, яку операцію вибрав касир у меню операцій фронта, і визначає, на який робочий документ ця чернетка перетвориться:

Чому він не змінює залишків

При проведенні «Документ фронта» не робить жодних рухів по товарних регістрах: партії не списуються і не оприбутковуються, залишки складів не змінюються. Це перевірено логікою проведення документа. Єдиний виняток — вид операції «Замовлення»: тоді документ пише заявку в регістр «Внутрішні замовлення» (це теж не товарний рух — див. «Внутрішнє замовлення»).

⚠️ Важливо: проведений «Документ фронта» — це ще не оформлена операція. Якщо касир набрав списання чи інвентаризацію, а в бек-офісі ніхто не створив на його підставі робочий документ — залишки так і не зміняться. Заведіть правило: відповідальний щодня переглядає документи фронта і «закриває» кожен робочим документом.

Як касир створює документ фронта (на прикладі)

1. У Фронті РМК касир натискає кнопку поточної операції (звичайно на ній написано «Продаж») — відкривається меню вибору операції.
2. Вибирає потрібну операцію, наприклад «Інвентаризація» (кнопка операції тепер показує «Інвентаризація», а поруч з'являється велика кнопка «Документ "Інвентаризація"»).
3. Сканує товари або набирає їх кнопками; кількість вводить цифровою клавіатурою.
4. Натискає кнопку «Документ "Інвентаризація"». Програма попросить:
   • дату документа (ДД.ММ.ГГГГ, підставляється поточна);
   • примітку (текст із віртуальної клавіатури — наприклад, «стелаж бакалія»).
5. Програма записує і проводить «Документ фронта», друкує його вміст на принтері чеків і очищає екран для наступної операції.

💡 Порада: меню вибору операції не відкриється, поки на екрані є набрані товари складської операції — спочатку завершіть поточний документ або очистіть список.

Як чернетка стає робочим документом

Є два механізми:

• Вручну (основний шлях). У бек-офісі відкрийте документ фронта (журнал документів фронта або «Повний журнал») і скористайтесь меню «Ввести на підставі». Програма запропонує створити відповідний робочий документ — «Інвентаризацію», «Підставу інвентаризації», «Списання», «Переміщення», «Прибуткову накладну», «Внутрішнє замовлення» тощо — і сама перенесе товари й кількості.
• Автоматично (за налаштуванням). У картці РМК є перемикачі «Створювати документ … на підставі документа фронта автоматом» — окремо для «Внутрішнього замовлення», «Переміщення» і виробничих документів. Якщо перемикач увімкнено, робочий документ створюється одразу при проведенні документа фронта на головній базі. Для інвентаризації та списання автоматичного створення немає — їх вводять на підставі вручну (і це правильно: такі операції вимагають перевірки).

Основні реквізити

Типові помилки

Пов'язані документи

• Створюється: з Фронта РМК (з чека, який касир перетворює на документ) або «ввести на підставі» листа «Підстава інвентаризації».
• На його підставі створюють: «Інвентаризацію», «Підставу інвентаризації», «Списання», «Переміщення», «Прибуткову накладну», «Повернення постачальнику», «Внутрішнє замовлення», «Переоцінку» та інші робочі документи.

3. Документ «Інвентаризація»

Це центральний документ розділу. Все, що описано вище і нижче — переміщення, списання, контроль термінів — має сенс лише тоді, коли періодично звіряється з реальністю. Саме це робить інвентаризація.

Непроведена інвентаризація від 18.03.2026 у навчальній копії: порівняйте колонки «Облікова кількість», «Фактична кількість» та «Різниця». Від'ємні розбіжності позначено червоним. Це стан для перевірки перед проведенням; порожні фактичні значення потрібно звірити з результатами перерахунку товару. Відкрити журнал: Документи → Складські → Інвентаризація.

Призначення

Документ «Інвентаризація» порівнює обліковий залишок товару (скільки має бути за даними програми) з фактичним (скільки реально нарахували на складі) і автоматично вирівнює облік: надлишки оприбутковує, нестачі списує.

⚠️ Важливо: у програмі «МАГАЗИН» інвентаризація — документ прямої дії. Вам не потрібно окремо створювати документи списання чи оприбуткування за її результатами: при проведенні інвентаризація сама робить усі рухи по товарних регістрах. Це перевірено логікою проведення документа: надлишок створює прихід нової партії, нестача — видаток з наявних партій. Документ «Списання» використовується для інших ситуацій — коли ви списуєте конкретний зіпсований товар у робочому порядку, а не за підсумками перерахунку.

Коли використовується

• Планова інвентаризація — раз на місяць/квартал, повний перерахунок складу.
• Вибіркова (часткова) — перерахунок однієї групи товарів (наприклад, «Алкоголь»), коли є підозра на нестачу.
• Контрольна — при зміні матеріально відповідальної особи, після крадіжки, при передачі магазину новому адміністратору.
• Технічна — виправлення від'ємних залишків, які накопичились через помилки обліку.

Бізнес-логіка

• Фіксує факт: скільки товару реально є на конкретному складі на конкретну дату.
• Вирівнює облік: після проведення обліковий залишок дорівнює фактичному. З цього моменту залишкам знову можна довіряти.
• Оцінює розбіжності в грошах: по кожному товару й по документу в цілому рахується різниця в закупівельних і роздрібних цінах. Це прямий показник втрат магазину.
• Фіксує фінансовий результат: сума нестачі/надлишку в закупівельних цінах автоматично записується у витрати окремою статтею «Результат інвентаризації № …» — її видно у звіті про фінансові результати (див. Розділ 8).
• Може пересунути межу редагування: якщо увімкнено властивість «Використовувати дату заборони редагування», проведення встановлює дату заборони редагування (ДЗР) на дату інвентаризації, коли чинна межа раніша. За вимкненої властивості проведення саме по собі не закриває період. Адміністратор перевіряє фактичну межу перед змінами старих документів.
• Зберігає історію: обліковий і фактичний залишок кожного товару записується в окремий регістр «Історія інвентаризацій» — можна аналізувати, які товари «зникають» систематично.

Опис реквізитів

Шапка:

Таблична частина «Товари»:

Звідки беруться фактичні залишки: чотири шляхи

Облікові кількості програма підставляє сама. А от фактичні — результат фізичного перерахунку — можна отримати чотирма шляхами. Їх можна поєднувати в одній інвентаризації:

Шлях 1. Сканером або вручну прямо в документі.

Найпростіший варіант для невеликого перерахунку: відповідальний ходить із бездротовим сканером (або ноутбуком) уздовж полиць.

1. У документі «Інвентаризація» скануйте штрих-код товару (або знайдіть його через «Підбір» чи поле пошуку за штрих-кодом/артикулом).
2. Програма запитає кількість — введіть, скільки нарахували.
3. Кількість додається до колонки «Факт. кількість» відповідного рядка; якщо рядка ще немає — він створюється. Той самий товар можна сканувати кілька разів у різних місцях складу — кількості складуться.

Шлях 2. Друкований бланк і ручний перерахунок.

Класичний спосіб для комісії без техніки:

1. Заповніть таблицю обліковими даними (кнопка «Заповнити», див. Етап 2 нижче) і запишіть документ.
2. Натисніть «Друк» → «Бланк» — друкується «Бланк інвентаризаційної відомості»: пронумерований список товарів з артикулами, штрих-кодами й одиницями виміру, але без фактичних кількостей — для них залишена порожня графа. (Якщо документ не записаний, програма попередить: «Перед друком необхідно зберегти документ!»)
3. Комісія рахує товар і вписує кількості в бланк від руки.
4. Оператор переносить цифри з бланка в колонку «Факт. кількість».

Шлях 3. Листи «Підстава інвентаризації» (колективний перерахунок).

Коли склад рахують кілька людей одночасно, кожен веде свій електронний «лист перерахунку» — документ «Підстава інвентаризації», а інвентаризація потім збирає всі листи кнопкою «Заповнити на підставах». Докладно — нижче.

Шлях 4. З каси, через «Документ фронта».

Касир або комірник рахує товар прямо на касі сканером — без доступу до журналів бек-офісу:

1. У Фронті РМК виберіть операцію «Інвентаризація» (кнопка зміни операції → меню вибору операції).
2. Наскануйте товар із кількостями — так само, як звичайний чек.
3. Натисніть кнопку «Документ "Інвентаризація"», вкажіть дату і примітку — програма збереже «Документ фронта» з видом операції «Інвентаризація» (залишки при цьому не змінюються).
4. У бек-офісі відповідальний відкриває цей документ фронта («Повний журнал») і через меню «Ввести на підставі» створює:
   • «Інвентаризацію» — якщо це був повний перерахунок: склад підставиться з картки РМК, наскановані кількості стануть колонкою «Факт. кількість», далі програма запропонує вибрати групу номенклатури і сама дозаповнить облікові кількості (товари, які на касі не сканували, потраплять у таблицю з фактом 0 — перевірте їх!);
   • або «Підставу інвентаризації» — якщо каса рахувала лише свою частину складу: наскановане стане звичайним листом перерахунку, який згодом збереться в інвентаризацію разом з іншими листами (шлях 3).

💡 Порада: шлях 4 зручний для мережі: на точці немає «повної» 1С — лише каса. Точка рахує товар фронтом, а товаровед центрального офісу вводить інвентаризацію на підставі її документів фронта.

⚠️ Важливо про термінал збору даних (ТСД). Дані з ТСД потрапляють у програму документом «Дані ТСД» (через обмін з мобільним застосунком). У формі інвентаризації є кнопка «Заповнити» → «Заповнити з документу ТСД», однак у поточній версії програми заповнення інвентаризації з даних ТСД не реалізоване до кінця — після вибору документа таблиця може залишитись порожньою. Для інвентаризації використовуйте шляхи 1–4; документи «Дані ТСД» повноцінно працюють із «Переміщенням», «Внутрішнім замовленням» і «Прибутковою накладною».

Покроковий порядок роботи

Правильна інвентаризація складається з чотирьох етапів.

Етап 1. Підготовка.

1. Проведіть усі документи за період: прибуткові накладні, переміщення, списання, звіти про роздрібні продажі. Непроведений документ = неправильний обліковий залишок = фальшива «нестача».
2. Виберіть момент, коли склад не працює: після закриття магазину або до відкриття. Узгодьте час документа з моментом підрахунку за правилом нижче.
3. Створіть документ «Інвентаризація», вкажіть склад, відповідального і тип інвентаризації.

Етап 2. Заповнення облікових даних.

1. Заповніть таблицю товарів кнопкою «Заповнити». Є кілька режимів:
   • «Залишками по складу» — тільки товари, які зараз мають ненульовий залишок (основний режим для планової інвентаризації);
   • «Заповнити всім товаром» — весь довідник номенклатури, включно з нульовими залишками (довше, але виявляє товар, якого «немає в обліку взагалі»);
   • «Заповнити групою товарів» — лише вибрана група довідника (для часткового переобліку);
   • «Мінусовими залишками на складі» / «Плюсовими залишками на складі» — лише проблемні позиції (для технічного виправлення від'ємних залишків);
   • «Заповнити на підставах» — з листів перерахунку «Підстава інвентаризації» (див. нижче).
2. Роздрукуйте «Бланк інвентаризаційної відомості» (кнопка «Друк» → «Бланк») — паперовий список без фактичних кількостей, у який комісія записує результати перерахунку.

Етап 3. Перерахунок і внесення факту.

1. Фізично перерахуйте товар і внесіть кількості в колонку «Факт. кількість» — будь-яким із чотирьох шляхів: вручну по рядках, скануванням штрих-кодів (кількість додається до рядка), через листи «Підстава інвентаризації» або з документів фронта, наготованих на касі.
2. Кнопка «Скопіювати кількість» переносить обліковi кількості у фактичні — після цього залишається виправити лише позиції з розбіжностями. Зручно, коли розбіжностей мало, але небезпечно для чесного перерахунку: є спокуса не рахувати взагалі.
3. Перегляньте колонку «Різниця»: нестачі підсвічені червоним. Великі розбіжності перерахуйте повторно — можливо, товар лежить у другому місці або помилилися в тарі.

Етап 4. Проведення.

1. Натисніть «Облікова кількість» (перерахувати облік) — програма ще раз отримає облікові залишки на момент документа. Кнопка не змінює вже порахований фізичний факт: рухи товару між підрахунком і проведенням потрібно розібрати окремо.
2. Проведіть документ. Програма самостійно оприбуткує надлишки і спише нестачі, а також пересуне дату заборони редагування, якщо відповідне налаштування увімкнене.
3. Роздрукуйте підсумкові відомості (по факту, дефектура тощо) і підпишіть їх у комісії.

⚠️ Важливо: не скасовуйте інвентаризацію лише для обходу ДЗР. Скасування документа, старішого за чинну межу, може бути заборонене. За дозволеного скасування та увімкненого використання ДЗР програма перераховує межу за попередньою інвентаризацією. Адміністратор спочатку визначає, які рухи потрібно виправити і як повторно перевірити результат.

Єдиний момент підрахунку

Організаційне правило: облікова кількість і фізичний факт мають описувати той самий момент. Програма не знає, коли працівник насправді порахував кожну полицю.

1. Відповідальний визначає склад, перелік товарів і час підрахунку; завершує документи руху, які належать до цього моменту.
2. На час підрахунку припиняють продаж, приймання, переміщення і відбір по цих товарах. Якщо зупинити весь магазин неможливо, рахують окрему зону з контрольованим доступом.
3. Кожна зона й упаковка потрапляють лише в один лист перерахунку. Порожня фактична кількість означає «ще не перевірено», доки відповідальний не підтвердить нуль.
4. Якщо під час підрахунку рух усе-таки відбувся, записують час, товар, кількість і документ. Відповідальний узгоджує факт та облік на спільний момент або рахує позицію повторно.
5. Перед проведенням інша людина перевіряє великі розбіжності, одиниці та дублювання листів.

Приклад. О 20:00 порахували 12 упаковок молока, о 20:05 одну продали. Для інвентаризації на 20:00 факт залишається 12, а продаж належить до наступного руху. Якщо документ датують 20:10, факт на цей момент уже 11. Порівняти облік на 20:10 із фактом 12 означає створити штучний надлишок. Повторне натискання «Облікова кількість» цю помилку не виправляє.

Проведення документа: що відбувається всередині

Для кожного товару з таблиці програма виконує таку послідовність:

1. Дооприбутковує від'ємні партії. Якщо якась партія товару «в мінусі» (наслідок продажів без залишку), вона спочатку вирівнюється до нуля.
2. Рахує остаточну різницю: Факт − (Облік + дооприбутковано).
3. Різниця > 0 (надлишок) — прихід по регістру «Партії товарів»: створюється нова партія з документом-засновником «Інвентаризація», собівартість береться з останньої закупівельної ціни товару.
4. Різниця < 0 (нестача) — видаток по регістру «Партії товарів»: списується з наявних партій за порядком їх надходження, з їхньою собівартістю.

Додатково:

• регістр відомостей «Історія інвентаризацій» — запам'ятовує облік і факт по кожному товару;
• регістр «Витрати» (Расходы) — якщо сумарна різниця в закупівельних цінах не нульова, вона записується статтею «Результат інвентаризації № …» у групі «РЕЗУЛЬТАТИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙ»: нестача збільшує витрати, надлишок — зменшує;
• константа ДЗР пересувається на дату документа лише за увімкненої властивості «Використовувати дату заборони редагування» і коли чинна межа раніша.

💡 Порада: товари фіскальних партій (алкоголь, тютюн — партії фіскальної організації) за замовчуванням не списуються інвентаризацією — це захист від випадкового порушення залишків підакцизних товарів. Якщо це потрібно, адміністратор вмикає окреме налаштування («Дозволити інвентаризації списання з фіскальних партій»).

Допоміжний документ «Підстава інвентаризації»

Що це. Простий документ-«лист перерахунку»: таблиця «товар — характеристика — кількість». Він не робить жодних рухів по регістрах і сам по собі на облік не впливає.

Навіщо він. Коли склад великий, його рахують кілька людей одночасно: один — стелаж із бакалією, другий — холодильники, третій — підсобку. Кожен лічильник вносить свої результати в окремий документ «Підстава інвентаризації» з будь-якого робочого місця.

Як заповнюється лист. Так само, як інвентаризація: сканером штрих-кодів, пошуком за штрих-кодом чи артикулом або кнопкою «Підбір». Після кожного товару програма запитує кількість і додає її до вже наявного рядка — можна повертатися до того самого товару скільки завгодно разів. Лист також може «приїхати» з каси: касир сканує товар у Фронті РМК, зберігає «Документ фронта» з операцією «Інвентаризація», а в бек-офісі на його підставі вводять «Підставу інвентаризації».

Потім у документі «Інвентаризація» натискається кнопка «Заповнити на підставах» — програма збирає всі листи перерахунку за день інвентаризації і підсумовує кількості по кожному товару в колонку «Факт». Один і той самий товар, порахований у різних місцях складу, складеться автоматично.

Порядок роботи з листами:

1. Кожен член комісії створює свій документ «Підстава інвентаризації» датою дня інвентаризації і вносить туди порахований товар (сканером, підбором або з каси — через документ фронта).
2. Відповідальний створює документ «Інвентаризація» тим самим днем.
3. Кнопка «Заповнити» → «Заповнити на підставах». Якщо в таблиці вже є рядки, програма спитає: «ТАК» — таблиця буде очищена і заповнена заново (усім товаром з обліковими кількостями, поверх якого ляжуть факти з листів); «НІ» — кількості з листів просто додадуться до вже внесених фактів. Другий варіант якраз і дозволяє поєднувати шляхи: частину складу порахували листами, частину — сканером прямо в документі.

⚠️ Важливо: кнопка збирає листи тільки за календарний день дати інвентаризації. Лист, помилково введений вчорашньою або завтрашньою датою, у підрахунок не потрапить. Позначені на видалення листи ігноруються.

Висновок щодо цього документа: «Підстава інвентаризації» — суто допоміжний інструмент колективного перерахунку. Окремого розділу він не потребує: усе його призначення вичерпується роботою в парі з документом «Інвентаризація».

Типові сценарії

• Планова місячна інвентаризація. Після закриття зміни: перевірити проведення всіх документів → створити документ по складу торгового залу → заповнити «залишками на складі» → роздрукувати бланки → комісія рахує (кожен у свій лист «Підстава інвентаризації») → «Заповнити на підставах» → перевірити червоні рядки → повторно перерахувати спірне → провести → підписати відомості.
• Переоблік однієї групи. Помітили розбіжності по каві: створити інвентаризацію → «Заповнити групою товарів» → вибрати групу «Кава» → внести факт → провести. Швидко і не зупиняє роботу всього магазину.
• Виправлення від'ємних залишків. Створити документ → «Заповнити мінусовими залишками» → внести реальний факт (найчастіше 0 або знайдений товар) → провести. Мінуси зникнуть, а їх грошова оцінка чесно ляже у витрати.
• Зміна відповідальної особи. Повна інвентаризація «Всім товаром» із підписами обох осіб на відомості — старої і нової.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• «Підстава інвентаризації» — листи перерахунку (див. вище).
• «Документ фронта» — підготовка фактів на касі; інвентаризація і підстава інвентаризації вводяться на його підставі.
• Звіт «Залишки товарів», звіт про фінансові результати — контроль результату (див. Розділ 8).
• Продажі та каса: перед інвентаризацією закрийте зміну РМК (див. Розділ 6).

4. Документ «Списання»

Призначення

Документ «Списання» знімає товар з обліку, коли він фізично втрачений для продажу: розбився, зіпсувався, прострочився, вкрадений, використаний для потреб магазину (миючі засоби, пакети, дегустація).

Коли використовується

• Продавець розбив пляшку — списати одразу, у момент події.
• Зранку знайшли прострочені йогурти — списати перед відкриттям.
• Товар використано для власних потреб магазину.
• Дегустації, презентації, пригощання.

На відміну від інвентаризації (яка «вирівнює» весь склад за підсумками перерахунку), списання — точковий документ: конкретний товар, конкретна причина, конкретна дата.

Бізнес-логіка

• Залишок стає чесним одразу. Якщо розбитий товар не списати, він «висить» в обліку до наступної інвентаризації, а каса може «продати» його в мінус.
• Втрати видно в грошах і за причинами. Кожен рядок списання має статтю списання (псування, бій, крадіжка...). У звітах видно, скільки магазин втрачає і чому саме — це основа для управлінських рішень (перекласти полицю, поставити камеру, зменшити замовлення).
• Втрати потрапляють у фінансовий результат. Сума списання автоматично записується у витрати — прибуток магазину рахується з урахуванням втрат.

Документ списання РАСТ-00001 від 06.06.2025: 89 одиниць товару по 30 грн, разом 2 670 грн. Це історичний приклад з навчальної копії. У ньому стаття списання не вказана; у власному документі виберіть причину списання в цій колонці перед проведенням.

Опис реквізитів

Шапка:

Таблична частина «Товари»:

Покроковий порядок роботи

1. Створіть документ «Списання» датою події.
2. Вкажіть склад, з якого зникає товар.
3. Додайте товари: підбором, пошуком за штрих-кодом або артикулом.
4. Для кожного рядка виберіть статтю списання і за потреби впишіть причину.
5. Перевірте кількість і суму. Проведіть документ.
6. Роздрукуйте «Акт списання товарів» і підпишіть у відповідального (це підстава для матеріальної відповідальності та для пояснень при перевірках).

Проведення документа

• Регістр «Партії товарів» — видаток: товар списується партіями за порядком надходження, разом із собівартістю. Списання поза чергою залишків неможливе — документ перевіряє наявність.
• Регістр «Витрати» (Расходы) — для кожного рядка з ненульовою сумою створюється запис витрат: у групі «СПИСАННЯ ТОВАРУ» автоматично створюється стаття витрат виду «Списання <товар> <причина>», також у запис потрапляє вибрана стаття списання. (Адміністратор може вимкнути запис у витрати окремим налаштуванням «Проводити списання залишків номенклатури по витратах».)

Після проведення: залишок складу зменшено, собівартість списаного лягла у витрати періоду.

Довідник «Статті списання»

Простий довідник-класифікатор причин списання. Типовий набір для магазину:

• Прострочений термін придатності
• Псування / бій
• Крадіжка
• Власні потреби магазину
• Дегустація / реклама

Створіть статті один раз (адміністратор) і привчіть персонал завжди їх вибирати. Сенс довідника — у звітності: наприкінці місяця ви бачите не просто «втрачено 8 400 грн», а «5 200 — прострочення, 2 100 — бій, 1 100 — крадіжка», і по кожній причині можна діяти.

💡 Порада: не плодіть десятки дрібних статей («розбилось при викладці», «розбилось у покупця», «розбилось на складі»...) — для деталей є текстове поле «Причина». 5–7 великих статей дають кращу аналітику, ніж 30 дрібних.

Типові сценарії

• Списання прострочення. Щоранку відповідальний обходить полиці зі списком товарів, у яких закінчується термін (див. «Контроль терміну придатності»), знімає прострочене і оформлює одне списання зі статтею «Прострочений термін придатності».
• Бій. Розбили пляшку — одразу списання однієї позиції зі статтею «Псування/бій» і причиною «розбито у залі».
• Виявлена крадіжка. Якщо факт очевидний (порожні упаковки) — списання зі статтею «Крадіжка». Якщо просто «щось не сходиться» — робіть не списання, а інвентаризацію групи товарів.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Довідник «Статті списання», довідник статей витрат (заповнюється автоматично).
• Документ «Контроль терміну придатності» — джерело інформації, що час списувати.
• Звіти про витрати і фінансові результати (див. Розділ 8).

5. Документ «Контроль терміну придатності»

Призначення

Документ фіксує до якої дати придатна кожна партія товару на складі. На підставі цих записів звіт «Контроль терміну придатності» показує, який товар прострочений або скоро прострочиться — щоб зняти його з полиці до того, як він потрапить у чек покупця.

Як програма відстежує терміни

Механізм складається з трьох частин:

1. Документ «Контроль терміну придатності» — тут зберігаються дати «Придатний до» для товарів конкретного складу. Його вводять вручну на підставі надходження або програма створює його під час проведення прибуткової накладної, якщо ввімкнено автоматичний контроль.
2. Регістр накопичення «СрокГодностиТоваровДвижения» — при проведенні документа туди записується: товар, характеристика, партія, склад, кількість і дата «Придатний до». Партію програма визначає сама — за наявними партіями товару на складі.
3. Звіт «Контроль терміну придатності» — читає регістр і показує залишки товарів із датами придатності; по ньому видно, що вже прострочене, а що закінчується найближчими днями.

⚠️ Важливо: звіт бачить тільки зареєстровані дати для партій із додатним залишком. Автоматичне заповнення не підтверджує дату виробника: при кожному надходженні швидкопсувного товару звіряйте «Придатний до» з маркуванням упаковок.

На знімку — історичний документ від 25.06.2025 з навчальної копії: дата «Придатний до» — 28.12.2025, кількість — 3,500. Кадр показує розташування полів, а не поточну придатність товару. Поля «Документ» і «Автор» у цьому старому записі порожні; новий контроль оформлюйте на підставі надходження за порядком нижче. Дату беріть з упаковки своєї партії.

Опис реквізитів

Таблична частина «Таблиця придатності товару»:

Покроковий порядок роботи

Спочатку з'ясуйте у відповідального за налаштування, чи ввімкнено властивість «АвтоКонтрольТермінуПридатності». Наявність цієї можливості у програмі ще не означає, що вона ввімкнена у вашій базі.

В автоматичному режимі для товару з додатним терміном зберігання у картці дата обчислюється як дата прибуткової накладної + термін зберігання у днях. Наприклад, прихід 9 вересня та термін 5 днів дадуть 14 вересня. Якщо на упаковці написано «Придатний до 12 вересня», у документі контролю потрібна дата з упаковки. Для товару без заповненого додатного терміну автоматична дата не розраховується.

1. Відкрийте проведену прибуткову накладну або переміщення.
2. Відкрийте вже створений пов'язаний документ контролю. Якщо його немає, виберіть «Ввести на підставі» → «Контроль терміну придатності»: товари підставляться з документа.
3. Звірте склад, товар, кількість і «Придатний до» з фактично отриманими упаковками. Уточніть розраховані дати або заповніть порожні. Рядки без дати у регістр не потраплять; для швидкопсувного товару це означає неповний контроль.
4. Проведіть документ після уточнень і перевірте товар у звіті контролю терміну придатності з потрібним складом.

⚠️ Після повторного проведення приходу: за ввімкненого автоматичного контролю пов'язаний документ може бути перезаповнений, а вручну уточнені дати — замінені розрахованими. Повторно звірте їх з упаковками, внесіть потрібні уточнення, проведіть контроль і перевірте звіт.

Далі — щоденний контроль:

1. Відповідальний щоранку відкриває звіт «Контроль терміну придатності».
2. Товари, термін яких вийшов, знімаються з полиці й оформлюються документом «Списання» зі статтею «Прострочений термін придатності».
3. Товари, термін яких закінчується за кілька днів, — кандидати на акцію чи уцінку.

💡 Порада: якщо при проведенні програма повідомляє «НЕ МОЖЛИВО ВСТАНОВИТИ ТЕРМІН ПРИДАТНОСТІ, так як немає жодної партії на складі» — товар ще не оприбуткований або оприбуткований на інший склад. Спочатку проведіть прихід/переміщення, потім реєструйте терміни.

Проведення документа

Єдиний регістр рухів — «СрокГодностиТоваровДвижения»: по кожному рядку з заповненою датою «Придатний до» додається запис із товаром, партією, складом, кількістю і датою. На товарні залишки, собівартість і гроші документ не впливає — це суто інформаційний облік термінів.

Зв'язок зі списанням

«Контроль терміну придатності» і «Списання» — дві половини одного процесу:

Контроль термінів каже, що і коли треба списати; списання фактично знімає товар з обліку і фіксує втрати статтею «Прострочений термін придатності».

Ротація за терміном придатності — FEFO

FEFO означає «першим відбираємо товар, у якого раніше спливає термін придатності». Це правило роботи з фізичними упаковками. FIFO у партійному обліку визначає порядок списання собівартості за надходженням; його не слід сприймати як гарантію, що покупець візьме упаковку з найближчою датою придатності.

Приклад. Учора надійшов йогурт, придатний до 18 вересня, а сьогодні — до 15 вересня. На передній край полиці ставлять сьогоднішній товар із датою 15 вересня. Старіше надходження не завжди має коротший залишковий термін.

Відповідальний при прийманні звіряє дати на упаковках, розміщує коротші терміни попереду, а під час щоденного обходу зіставляє полицю зі звітом. Для товару з близьким терміном керівник визначає дію: перемістити в місце швидшого продажу, погодити уцінку або підготувати повернення постачальнику. Прострочене відокремлюють від товару для продажу й оформлюють відповідний документ. Наявність запису про термін не підтверджує виконання цих фізичних дій; у звіті відповідальний перевіряє результат уже після проведення переміщення чи списання.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Вводиться на підставі: «Прибуткова накладна», «Переміщення», «Документ фронта», «Переміщення на виробництво», «Виробництво продукції».
• Звіт «Контроль терміну придатності».
• Документ «Списання» — оформлення знятого товару.

6. Документ «Внутрішнє замовлення»

Призначення

«Внутрішнє замовлення» — це заявка одного підрозділу іншому: «склад-одержувач просить склад-постачальник передати такий-то товар». Наприклад, торговий зал замовляє товар у центрального складу, бар — у комори, точка мережі — у розподільчого складу.

Чи потрібен він саме вашому магазину

Рішення щодо обсягу опису: документ описано повністю, але з застереженням.

• Якщо у вас один магазин з одним складом — внутрішнє замовлення вам, найімовірніше, не потрібне: товар переміщують «Переміщенням» без попередньої заявки.
• Якщо у вас центральний склад і кілька точок (або зал + підсобка з окремим комірником) — механізм корисний: точки формують заявки, комірник комплектує і закриває їх переміщеннями, а ви бачите, які заявки ще не виконані.

Це підтверджує і логіка програми: внутрішнє замовлення не рухає товар — воно лише реєструє потребу, яку потім задовольняє «Переміщення».

Бізнес-логіка

• Заявка фіксується документом, а не «на словах» чи в месенджері — нічого не губиться.
• Комірник бачить чергу заявок і комплектує їх послідовно.
• Програма веде окремий регістр «Внутрішні замовлення»: скільки замовлено (прихід — при проведенні замовлення) і скільки вже відвантажено (видаток — при проведенні переміщення на підставі замовлення). Різниця = невиконана частина заявки.
• У табличній частині замовлення є колонки «Залишок» і «Відібрано» — видно стан виконання кожного рядка.

Опис реквізитів

Покроковий порядок роботи

1. Замовник (адміністратор точки) створює «Внутрішнє замовлення»: вказує склад-постачальник, свій склад у полі «Склад куди», перелік і кількість товару, бажану дату виконання.
2. Проводить документ. Товар при цьому не рухається — зафіксована лише потреба.
3. Комірник відкриває замовлення і створює «Переміщення» на підставі замовлення: шапка і таблиця заповнюються автоматично.
   • Залежно від налаштування «Не заповнювати кількість у переміщенні на підставі внутрішнього замовлення» кількості або копіюються із заявки, або залишаються порожніми — тоді комірник вводить фактично відібрану кількість (чесніше, коли товару може не вистачати).
4. Проводить переміщення — товар фізично і в обліку переходить на склад-замовник, а замовлення закривається на переміщену кількість.
5. Невиконані залишки заявок контролюються по регістру внутрішніх замовлень.

💡 Порада: заявку можна набрати і прямо на касі точки: касир вибирає у Фронті РМК операцію «Замовлення», сканує потрібний товар і зберігає «Документ фронта». Якщо в картці РМК увімкнено перемикач «Створювати документ Внутрішнє замовлення на підставі документа фронта автоматом», внутрішнє замовлення створиться і проведеться саме, щойно документ фронта потрапить на головну базу. Якщо ваша мережа працює з централізованим постачанням — обговоріть із адміністратором увімкнення цього механізму.

Проведення документа

Єдиний регістр рухів — «Внутрішні замовлення» (ВнтуренниеЗаказы): прихід на склад-одержувач на замовлену кількість. Товарні регістри («Партії товарів») документ не змінює — залишки складів залишаються як були, аж до проведення переміщення.

Типові помилки

Пов'язані документи

• На його підставі створюється: «Переміщення» (закриває замовлення).
• Створюється на підставі: «Прибуткова накладна», «Дані ТСД», «Документ фронта», «Розділка»; з документа фронта може створюватися автоматично (за налаштуванням у картці РМК — див. пораду вище).
• Пов'язаний процес замовлення постачальнику — див. Розділ 3.

Підсумок розділу

Здоровий товарний облік тримається на чотирьох звичках:

1. Перемістив товар — оформи «Переміщення» того ж дня, тим самим напрямком.
2. Втратив товар — оформи «Списання» датою події і зі статтею списання.
3. Прийняв швидкопсувний товар — зареєструй терміни і щоранку дивись звіт придатності.
4. Регулярно проводь «Інвентаризацію» — це єдиний документ, який повертає обліку довіру.

Тоді залишки в програмі збігаються з полицею, звіти показують правду, а втрати магазину видно за причинами — і ними можна керувати.

Суміжні розділи: довідники складів і номенклатури · закупівля товару · продаж через РМК · звіти.