Розділ 2. Довідники — основа обліку

Довідники — це «пам'ять» програми. У них один раз записується все, з чим магазин працює щодня: товари, постачальники, покупці, склади, каси, працівники. Документи (прихідні накладні, чеки, переміщення) нічого не описують самі — вони лише посилаються на елементи довідників. Тому порядок роботи завжди такий: спершу наводимо лад у довідниках — потім оформлюємо документи.

Чому це важливо саме для магазину:

• Якщо товар заведений двічі («Молоко 2,5%» і «Молоко 2.5 %»), то залишки «розповзаються» між двома картками: за однією товар нібито є, за іншою — мінус. Інвентаризація перетворюється на пошук привидів.
• Якщо постачальника завели абияк, звіт про взаєморозрахунки покаже борг «невідомо кому».
• Якщо продавця не завели як користувача, він не зможе відкрити зміну на касі.

Час, витрачений на акуратне заповнення довідників, повертається щодня: швидкий підбір товару на касі, правильні ціни, чесні звіти.

💡 Порада: призначте одну відповідальну людину (зазвичай товарознавця або адміністратора) за ведення довідника товарів. Коли картки створюють «усі потроху», дублікати з'являються гарантовано.

Про те, як запустити програму та де шукати довідники в меню, читайте в розділі 01-vstup.md.

Зміст

• 2.1. Номенклатура (товари)
  • Картка товару та штрихкоди
  • Довідник як інформаційний центр товару
  • Покрокове створення товару
  • Мінімальний запас за складами
  • Контроль готовності до продажу
  • Життєвий цикл товару та зміна фасування
• 2.2. Одиниці виміру
• 2.3. Контрагенти (постачальники)
• 2.4. Клієнти (покупці, дисконтні картки)
• 2.5. Місця зберігання (склади)
• 2.6. Організації
• 2.7. Каси
• 2.8. Співробітники та Користувачі
• 2.9. Типи знижок і націнок
• 2.10. Довідники, які ведуться автоматично

2.1. Номенклатура (товари)

Системна назва: Номенклатура.

Призначення

«Номенклатура» — головний довідник програми. У ньому зберігаються картки всього, що магазин купує, продає, виробляє або списує: товари, послуги, продукція власного виробництва, напівфабрикати. Без картки товару неможливо оформити жоден товарний документ: ні прийняти товар від постачальника, ні продати його на касі, ні провести інвентаризацію.

Картка товару вирішує одразу кілька бізнес-задач:

• упізнати товар — за назвою, артикулом або штрихкодом на касі та при прийманні;
• порахувати залишки — програма веде кількість саме за картками номенклатури;
• призначити ціну — ціни зберігаються за товаром і одиницею виміру (див. 04-tsinoutvorennia.md);
• правильно порахувати податки — ставка ПДВ і акциз беруться з картки.

Теоретичний підхід

Коли створюється картка. Один раз — коли товар з'являється в асортименті вперше. Зазвичай це відбувається під час першого приймання від постачальника: товарознавець бачить нову позицію в накладній і заводить картку. Далі всі документи використовують уже наявну картку.

Хто заповнює. Товарознавець або адміністратор. Продавцям краще не давати права створювати номенклатуру — саме так з'являються дублікати «на швидку руку».

Головне правило: один реальний товар = одна картка. Той самий товар не можна заводити повторно «для іншого складу» чи «для іншого постачальника» — для цього є склади та партії, які програма веде сама.

Групи та ієрархія. Довідник ієрархічний: картки складаються у групи (папки), групи можуть вкладатися одна в одну. Типова структура для продуктового магазину:

Групи — це не просто «щоб було красиво». За групами будуються звіти про продажі, встановлюються ціни й знижки «на всю групу», фільтрується підбір товарів. Продумайте структуру груп до масового заведення товарів — переносити сотні карток між папками потім значно довше.

💡 Порада: не робіть більше 3 рівнів вкладеності. Групи «Товари → Продукти → Бакалія → Крупи → Гречка → Гречка ядриця» лише сповільнюють пошук.

Структура картки товару

Щоб переглянути наявний товар, відкрийте «Довідники → Номенклатура», виберіть рядок і натисніть «Змінити» (F2). Основні реквізити розташовані вгорі картки, а закладки — ліворуч.

На прикладі наявного товару «Молоко 2,5 % 0,9 л ультр з віт D Тетра Фіно Лактель» видно вид «Товар», основну одиницю «шт» і штрихкод, прив'язаний саме до цієї одиниці. Позначку «Ваговий» не встановлено: упаковка молока обліковується поштучно. У нижньому правому куті — «OK», «Записати», «Закрити»; після простого перегляду використовуйте «Закрити».

Основні поля картки:

Крім полів, у картці є табличні частини (закладки):

• Одиниці виміру — додаткові одиниці з коефіцієнтами перерахунку (див. 2.2);
• Штрих-коди — усі штрихкоди товару (див. нижче);
• Мінімальні залишки — для кожного складу можна вказати кількість, нижче якої товар вважається «закінчується»; це основа для автоматичних замовлень постачальнику (03-zakupivlia.md);
• Ваги — на які електронні ваги вивантажувати ваговий товар.

Штрихкоди

Штрихкод — головний спосіб упізнати товар на касі. У програмі штрихкоди зберігаються у службовому регістрі «Штрихкоди» (Штрихкоды), а заповнюються — просто на закладці «Штрих-коди» картки товару.

Як це працює:

• Кожен штрихкод прив'язується до товару + одиниці виміру (а якщо ввімкнено характеристики — ще й до характеристики). Це дозволяє одному товару мати кілька штрихкодів: окремий на пляшку і окремий на ящик. Каса, зчитавши код ящика, сама підставить одиницю «ящик» і перерахує кількість у штуки.
• Один товар може мати скільки завгодно штрихкодів — виробники періодично змінюють упаковку, і старий код варто лишати в картці, поки товар зі старим кодом ще є на залишках.
• При зчитуванні сканером і при записі через форму картки програма перевіряє, чи код не належить іншому товару, і повідомляє про знайденого власника. Дублікати в таблиці самої картки також перевіряються. Після імпорту додатково знайдіть товар за цим кодом і звірте назву, фасування та одиницю — відсутність повідомлення не гарантує правильного зіставлення товару.

Найшвидший спосіб додати штрихкод — відкрити картку товару і зчитати код сканером: програма сама запропонує додати невідомий код у картку.

⚠️ Важливо: ніколи не «перевішуйте» чужий штрихкод на інший товар, щоб «швидше пробити на касі». Наступний покупець із справжнім товаром отримає в чеку не те, що купив, а звіти про продажі стануть безглуздими.

Вагові товари. Для товару з ознакою «Ваговий» картка вивантажується на електронні ваги (закладка «Ваги»). Ваги друкують етикетку зі штрихкодом, у якому зашитий код товару та вага; каса зчитує цю етикетку й сама підставляє кількість. Ціна вагового товару завжди вказується за основну одиницю (зазвичай кілограм).

Довідник як інформаційний центр товару

Список номенклатури — це не просто перелік назв. Це найінформативніше вікно програми: не виходячи з нього, товарознавець бачить залишки, ціни й націнки, історію надходжень, партій та інвентаризацій — і може одним натисканням відкрити звіт про рух товару. Більшість щоденних питань («скільки лишилось?», «по чому купували?», «звідки ця партія?») вирішуються прямо тут, без побудови звітів.

Ліворуч вибрана група молочних продуктів, праворуч — її товари. Для виділеного молока на складі «Магазин №9 (Світязь)» видно залишок 15 шт і роздрібну ціну 16,50. Унизу ліворуч показано штрихкод цього товару, праворуч — «Історія цін» із документами, які змінювали ціни. Дати в історії — дати наявних документів, а наведені суми — приклад із локальної бази.

Для пошуку введіть фрагмент назви в поле «Фільтр» і натисніть лупу праворуч від нього. Наприклад, «молоко» знайде також товари, у назві яких є цей фрагмент. Кнопка × біля фільтра очищує пошук. Перед перевіркою залишку звірте поле «Склад» над списком.

Колонки списку. Крім назви, коду й артикулу, у списку є колонки (їх набір залежить від прав користувача та налаштувань програми):

Панель під списком. Станьте курсором на товар — і закладки в нижній частині форми покажуть його «досьє» (дані оновлюються під вибраний товар і склад):

На закладці «Склади» для того самого молока видно по 15 шт у двох місцях зберігання. Верхня колонка «Залишок» стосується складу, вибраного над списком; нижня таблиця допомагає перевірити, де ще є товар. Для цього не потрібно створювати окрему картку номенклатури для кожного магазину.

Історію прихідних цін можна відкрити й окремим вікном — кнопкою «Історія прихідних цін»: вікно «їздить» за курсором, тож гортаєте список товарів, а історія оновлюється сама.

Кнопки та фільтри (панель дій над списком; частина — в додатковому меню):

• Рух товару — відкриває звіт «Рух по товару» одразу з відбором за поточним товаром і вибраним складом: усі надходження, продажі, переміщення й списання позиції. Найшвидший спосіб відповісти на питання «куди подівся товар».
• Залишки — відкриває звіт «Залишки номенклатури» по асортименту.
• Фільтр по постачальнику — залишає в списку лише товари, в яких вибраний контрагент вказаний основним постачальником. Зручно перед замовленням: видно весь асортимент постачальника з залишками й цінами. Повторне натискання вимикає фільтр.
• Фільтр по характеристиках — відбір товарів за значеннями характеристик (якщо облік за характеристиками ввімкнено).
• Пошук — поле універсального фільтра шукає одночасно за назвою, короткою назвою, артикулом, кодом і штрихкодом; окреме поле «Пошук по ШК» приймає код зі сканера.
• Цінники та Етикетки — друк цінників та етикеток для вибраного товару (кнопки видимі, якщо ввімкнені у налаштуваннях).

💡 Порада: привчіть себе перевіряти товар через закладки списку, а не «на пам'ять». Питання покупця «чому подорожчало?» знімається за секунди: закладка «Історія цін» покаже, коли і з якої накладної зросла закупівельна ціна.

⚠️ Важливо: користувач із правами продавця бачить «урізаний» список — без закупівельних цін, націнок, залишків, партій та історії цін. Це зроблено навмисно: комерційна інформація доступна лише товарознавцю й адміністратору.

Покрокове створення товару

Спочатку виконайте спільні кроки, потім виберіть потрібний варіант: звичайний товар зі штрихкодом, підакцизний, без штрихкоду або ваговий. Завершіть роботу встановленням ціни та перевіркою готовності до продажу.

Нижче використано оригінальні фрагменти екрана з наданої «Створення номенклатури (інструкція)». Вони показують конкретні поля й кнопки; назви, артикули та ціни на них — приклади з цієї інструкції. Загальний вигляд картки наведено вище. Дані свого товару беріть з упаковки та погоджених документів.

Крок 1. Знайдіть групу та перевірте, чи товар уже існує

Відкрийте «Довідники → Номенклатура». Зчитайте штрихкод у пошуку, потім перевірте фрагмент назви, бренд і фасування. Якщо знайшли той самий товар, відкрийте наявну картку. Відсутність результату лише за одним написанням назви ще не означає, що товар новий.

Зайдіть у відповідну групу. Якщо потрібної категорії немає, створіть її кнопкою «Нова група» та задайте зрозумілу назву. Не створюйте окрему групу для кожного товару.

У вибраній групі натисніть «Додати» — відкриється нова картка товару. Ці команди також доступні в меню правої кнопки миші.

Крок 2. Заповніть спільні реквізити

У найменуванні вкажіть, що це за товар, бренд, різновид і фасування. Наприклад, «Вапно гашене (паста) ЕКО 5 кг» описує одну упаковку вагою п'ять кілограмів. Скорочена назва теж має дозволяти впізнати товар у чеку.

Для звичайного купленого товару виберіть вид «Товар». До внесення штрихкодів визначте основну одиницю: «шт» для продажу цілої упаковки або «кг» для відпуску за вагою. Позначення «5 кг» у назві упаковки саме по собі не робить товар ваговим. Ставку ПДВ та податкові реквізити заповнюйте за погодженими для цього товару даними.

Якщо приймаєте ящиками чи упаковками, додайте закупівельну одиницю та коефіцієнт. Приклад «ящик = 12 штук» наведено в одиницях виміру. Основну одиницю потрібно визначити до початку рухів товару.

Варіант А. Товар із заводським штрихкодом

1. У відкритій картці зчитайте сканером код із товарної упаковки.
2. Перейдіть на закладку «Штрих-коди» та переконайтеся, що з'явився потрібний рядок.

1. Звірте цифри з упаковкою та одиницю, до якої прив'язано код. На фрагменті видно тільки номер рядка й сам код; одиницю перевіряйте в повній таблиці. Код із навчального зображення не вводьте замість коду свого товару.
2. Якщо є окремий код транспортної упаковки, додайте його з одиницею «ящ» або «уп» і правильним коефіцієнтом. Збережіть картку кнопкою «Записати».

Якщо програма повідомила, що код належить іншому товару, спочатку відкрийте знайденого власника й звірте фасування. Не обходьте повідомлення зміною цифр штрихкоду.

Варіант Б. Підакцизний товар

Виконайте спільні кроки та додайте заводський штрихкод. Назва має відрізняти конкретний різновид і об'єм від сусідніх позицій асортименту.

Відкрийте «Податкові коди» та заповніть «Код УКТЗЕД» за погодженою класифікацією цього товару. На зображенні поле порожнє: це орієнтир, де його знайти, а не приклад завершеної картки.

Для алкогольного товару, що продається зі зчитуванням акцизної марки, встановіть передбачену інструкцією позначку «Підакцизний товар». Її значення та інші податкові налаштування звіряє відповідальний за облік. Сам штрихкод акцизної марки не записуйте як постійний штрихкод номенклатури — це окремий реквізит під час продажу.

Збережіть картку. Перед початком продажів перевірте її реквізити й налаштування РМК за сценарієм продажу підакцизних товарів. Позначка на картці сама по собі не підтверджує готовності всього касового обладнання.

Варіант В. Товар без заводського штрихкоду

Заповніть назву й основну одиницю. Для автоматичного отримання числового артикулу натисніть лупу праворуч від поля «Артикул». Програма підбере наступний вільний номер від початкового артикулу групи. Якщо з'явилось повідомлення про групу, спочатку поверніться до її вибору.

Показаний номер 261 — приклад; вручну переносити його до нової картки не потрібно. Запишіть картку. Якщо магазин використовує власні етикетки, на закладці «Штрих-коди» натисніть «Створити штрих-код».

Переконайтеся, що новий код з'явився в таблиці та прив'язаний до основної одиниці. Після встановлення ціни надрукуйте етикетку й перевірте її сканером. Створення артикулу та створення штрихкоду — дві окремі дії: наявність артикулу не означає, що етикетку вже можна сканувати.

Варіант Г. Ваговий товар

Заповніть назву й отримайте артикул так само, як у попередньому варіанті. Назва має відрізняти різновид товару; довільну вагу одного відваженого шматка до назви не додавайте.

У розділі одиниць виміру встановіть основну одиницю «кг». Ціну надалі задавайте за один кілограм, а кількість продажу — як фактичну вагу.

Установіть позначку «Ваговий».

Якщо використовуєте ваги з друком етикеток, на закладці «Ваги» позначте активність біля потрібного пристрою. Запишіть картку, встановіть ціну та виконайте налаштоване в магазині вивантаження на ваги. За ввімкненого використання ваг програма перевіряє ненульовий артикул для картки, яку дозволено вивантажувати.

Перевірка: при ціні 160 грн/кг етикетка на 0,250 кг має давати суму 40 грн до знижок. Звірте на РМК назву, кількість і ціну. Якщо сканування дає одну штуку замість ваги, перевірте одиницю, ознаку «Ваговий» і налаштування вагового штрихкоду разом з адміністратором.

Крок 3. Установіть роздрібну ціну

Після запису картки поверніться до списку номенклатури. Перевірте, що виділено саме новий товар, і двічі клацніть по його значенню в колонці «Роздрібна ціна».

Підтвердьте питання «Встановити нову ціну?» та введіть погоджену суму. Цифри на фрагменті — приклад розташування колонки, а не рекомендована ціна. Програма оформлює зміну документом «Встановити ціну». Повний опис — у ціноутворенні; для багатьох позицій зручніше «Встановлення цін».

Оновіть список і перевірте результат. Потім надрукуйте цінник або етикетку та звірте ціну на РМК. Для вагового товару додатково перевірте ціну на вагах. Якщо ціна на одному пристрої залишилася старою, перевірте передавання даних і налаштування відповідного РМК або ваг.

Додатково. Задайте мінімальний запас за складами

Якщо магазин користується контролем мінімальних залишків, відкрийте однойменну закладку картки. У рядку потрібного складу двічі клацніть у правій колонці кількості, введіть погоджений мінімум і натисніть Enter. Після перевірки збережіть картку кнопкою «Записати».

На кадрі з навчальної копії введено 36,000, тобто 36 шт, для «Магазин №9 (Світязь)». Це демонстрація введення перед записом; значення не є рекомендацією запасу саме цього молока. Інші рядки не заповнені. Якщо закладки немає, адміністратор має перевірити налаштування її показу. Методика вибору мінімуму та врахування товару в дорозі — у розділі звітів.

Контроль готовності товару до продажу

Це рекомендований контроль товарознавця й касира перед викладенням нового товару. Окремого автоматичного статусу «Затверджено до продажу» цей порядок не передбачає.

Для навчання виконуйте проби в навчальній базі. У робочій базі контрольне сканування не є підставою створювати фіктивну оплату або завершувати продаж.

Життєвий цикл товару та зміна фасування

Картка зберігає зв'язок із закупівлями, продажами, партіями та поверненнями. Тому зміна асортименту потребує рішення, чи перед нами той самий товар, чи нова облікова позиція.

Особливість програми: перенесення до групи, налаштованої як архів, або її підгруп установлює «Не вивантажувати»; повернення з неї знімає цю ознаку. Просто створена папка з назвою «Архів» не замінює відповідного налаштування. Архівування не списує залишок і не закриває борги. Не використовуйте його замість списання чи повернення постачальнику.

Практичний приклад

Навчальний приклад: приймаємо новий товар — молоко «Селянське» 2,5% 900 мл, приходить ящиками по 12 пляшок. Наведені постачальник, термін зберігання та ціна — умовні; для робочої картки використовуйте фактичні й погоджені дані:

1. Відкрийте довідник «Номенклатура», зайдіть у групу «Молочні продукти → Молоко».
2. Натисніть «Додати». Найменування: Молоко Селянське 2,5% 900мл п/пл.
3. Вид номенклатури: Товар. Ставку ПДВ виберіть за даними, погодженими з відповідальним за облік.
4. Основна одиниця виміру: шт (продаємо пляшками).
5. Одиниця виміру закупівлі: ящ, кількість в одиниці виміру: 12.
6. На закладці «Штрих-коди» зчитайте сканером код із пляшки — він прив'яжеться до одиниці «шт». Якщо на ящику є груповий код — зчитайте і його, вказавши одиницю «ящ».
7. Основний постачальник: ТОВ «Молокозавод Галичина».
8. Термін зберігання: 5 (днів).
9. Натисніть «Записати», потім «Закрити».
10. Установіть погоджену роздрібну ціну через «Встановити ціну». Для цієї навчальної вправи — 42 грн за 1 шт, тобто за одну пляшку, а не ящик.
11. Надрукуйте цінник або етикетку та перевірте назву, фасування і 42 грн/шт.
12. Оформіть перше надходження: у прихідній накладній зчитайте штрихкод і перевірте одиницю: 3 ящики × 12 = 36 шт. Після проведення звірте прихід 36 шт на склад, з якого продає РМК.
13. Після надходження й передавання даних на РМК зчитайте код однієї пляшки. У рядку мають бути цей товар, одиниця шт, кількість 1 і ціна 42 грн; без знижок сума становить 42 грн. Виконайте цю перевірку без оплати й завершення продажу та приберіть пробний рядок. Перед викладенням пройдіть решту контролю готовності, зокрема перевірте перше надходження.

Під час перевірки на РМК пляшка має продаватися поштучно за погодженою ціною. Якщо товар не додається через контроль залишків, перевірте проведення надходження та склад РМК; не вимикайте контроль заради проби.

Перевірка наявного молока в навчальній копії: одиниця «шт», кількість 1, ціна й сума 16,50 грн. Це фактична ціна іншої картки для показу колонок РМК; у вправі вище для нового товару задано умовні 42 грн. Кадр зроблено без оплати; після перевірки пробний рядок прибрано.

Другий приклад — ваговий товар, сир «Гауда»:

1. Створіть картку Сир Гауда ваговий у групі «Молочні продукти → Сири».
2. Основна одиниця виміру: кг. Поставте прапорець Ваговий.
3. На закладці «Ваги» вкажіть ваги торгового залу.
4. Після встановлення ціни (04-tsinoutvorennia.md) вивантажте товари на ваги — продавець зможе зважити шматок і наклеїти етикетку, яку каса зчитає без помилок.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Прихідна накладна, Замовлення постачальнику (03-zakupivlia.md); Встановлення цін (04-tsinoutvorennia.md); Переміщення, Інвентаризація, Списання (05-sklad.md); Чек РМК (06-prodazh-rmk.md).
• Довідники: Одиниці виміру, Контрагенти (основний постачальник), Партії (створюються автоматично), Характеристики номенклатури, Тара.
• Регістри: Штрихкоди, Ціни, Партії товарів, Мінімальні залишки.
• Звіти: Залишки товарів, Продажі товарів, Аналіз мінімальних залишків (08-zvity.md).

2.2. Одиниці виміру

Системні назви: ЕдиницыИзмерения (загальний перелік одиниць) та ЕдиницыИзмеренияНоменклатуры (одиниці конкретного товару).

Призначення

Одиниці виміру відповідають на запитання «в чому рахуємо товар»: у штуках, кілограмах, літрах, ящиках, упаковках. Вони потрібні, щоб:

• вести залишки в зрозумілій одиниці (пляшки, а не «ящики з хвостиком»);
• приймати товар у тій одиниці, в якій його привозить постачальник (ящик), а продавати в іншій (штука) — без ручних перерахунків;
• прив'язувати штрихкоди й ціни до конкретної одиниці.

Теоретичний підхід

У програмі два довідники, і плутати їх не треба:

1. «Одиниці виміру» (ЕдиницыИзмерения) — короткий загальний список: шт, кг, г, л, ящ, уп, м. Він заповнюється один раз при налаштуванні програми і майже ніколи не змінюється. Саме на нього посилаються картки товарів, ціни і штрихкоди.
2. «Одиниці виміру номенклатури» (ЕдиницыИзмеренияНоменклатуры) — службовий довідник, підпорядкований конкретному товару (зберігає одиницю, коефіцієнт, вагу та об'єм упаковки). Він створений для обміну даними з типовими конфігураціями (УТП тощо) — вручну його вести не потрібно.

Практична робота з одиницями відбувається в картці товару:

• поле «Основна одиниця виміру» — одиниця, в якій ведуться залишки й пишуться звіти;
• закладка «Одиниці виміру» — додаткові одиниці з коефіцієнтом перерахунку в основну.

Коефіцієнт — це «скільки основних одиниць міститься в цій одиниці». Для молока з прикладу вище: основна одиниця «шт», додаткова «ящ» з коефіцієнтом 12. Оформили прихід «3 ящ» — на залишках стало 36 шт.

У показаній картці молока Лактель основна одиниця — «шт», а додаткових одиниць ще немає, тому таблиця порожня. Це приклад обліку лише поштучно. Для роботи ящиками або упаковками додаткову одиницю та її коефіцієнт потрібно заповнити окремо — як у навчальному прикладі вище.

Структура

Практичний приклад

Вода «Моршинська» 1,5 л: продається пляшками, приходить упаковками по 6 пляток.

1. У картці товару основна одиниця — шт.
2. На закладці «Одиниці виміру» додайте рядок: одиниця уп, коефіцієнт 6.
3. На закладці «Штрих-коди» прив'яжіть код пляшки до «шт», код упаковки — до «уп».

Тепер комірник при прийманні сканує упаковку — програма оприбутковує 6 пляшок; касир сканує пляшку — продається 1 штука. Ніхто нічого не перераховує вручну.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Довідники: Номенклатура (основна одиниця, таблична частина «Одиниці виміру»).
• Регістри: Штрихкоди (штрихкод прив'язаний до одиниці), Ціни (ціна може бути задана для одиниці).
• Документи: усі товарні документи — прихідні, видаткові, переміщення, чеки.

2.3. Контрагенти (постачальники)

Системна назва: Контрагенты.

Призначення

«Контрагенти» — довідник юридичних і фізичних осіб, з якими магазин має господарські відносини: насамперед постачальники товару, а також орендодавці, перевізники, покупці-юрособи. Довідник потрібен, щоб:

• знати, кому магазин винен і хто винен магазину (взаєморозрахунки);
• оформлювати прихідні накладні та повернення постачальнику;
• зберігати реквізити для платіжних доручень і податкових документів.

Теоретичний підхід

Картка контрагента створюється до першої прихідної накладної від нього. Заповнює її адміністратор або бухгалтер — саме тут потрібні юридично точні дані (ЄДРПОУ, повне найменування, банківський рахунок), бо вони підуть у платіжки й податкові накладні.

Кожна прихідна накладна, оплата чи повернення записується на конкретного контрагента — так програма веде взаєморозрахунки: скільки товару отримано, скільки сплачено, який борг лишився. Звіт по взаєморозрахунках (07-hroshi.md, 08-zvity.md) має сенс лише тоді, коли той самий постачальник не заведений у довіднику тричі під різними назвами.

Довідник ієрархічний — постачальників можна розкласти по групах («Продукти», «Напої», «Госптовари», «Комунальні послуги»).

До контрагента можна прив'язати договори (підпорядкований довідник «Договір»): якщо з постачальником працюєте за кількома договорами, взаєморозрахунки й документи ведуться в розрізі кожного з них.

Це наявна картка постачальника, вказаного в показаній вище номенклатурі. Угорі — робоче й повне найменування, на закладці «Реквізити» — ЄДРПОУ та умови роботи; банківські рахунки й контактні особи винесені в окремі закладки. Контактні поля цього прикладу порожні: їх заповнюють за реквізитами свого постачальника.

Структура

⚠️ Важливо: ЄДРПОУ — найкращий захист від дублікатів. Перш ніж створювати нового постачальника, пошукайте його в довіднику за кодом ЄДРПОУ. Дві картки одного постачальника означають два «окремі» борги, які потім важко звести докупи.

Практичний приклад

Магазин починає працювати з новим постачальником напоїв:

1. Відкрийте довідник «Контрагенти», групу «Постачальники → Напої».
2. Створіть елемент: Найменування — Аквапостач, Повне найменування — ТОВ «Аквапостач».
3. ЄДРПОУ — 31234567, Платник ПДВ — так.
4. Створіть банківський рахунок (кнопкою з картки) — банк і IBAN з рахунку-фактури постачальника.
5. Кількість днів відтермінування — 14 (за договором).
6. Запишіть картку. За потреби створіть підпорядкований договір «Договір поставки №П-12 від 05.01.2026».

Тепер у прихідній накладній (03-zakupivlia.md) вибираєте «Аквапостач» — і програма почне рахувати борг перед ним, а звіт покаже, чи не прострочена оплата.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Прихідна накладна, Повернення постачальнику, Замовлення постачальнику (03-zakupivlia.md); Платіжне доручення, Прихід/Розхід грошей (07-hroshi.md).
• Довідники: Договір (підпорядкований), Банківські рахунки, Банки, Номенклатура (поле «Основний постачальник»).
• Регістри: Взаєморозрахунки, Закупівлі.
• Звіти: Взаєморозрахунки з контрагентами, Закупівлі (08-zvity.md).

2.4. Клієнти (покупці, дисконтні картки)

Системна назва: Клиенты.

Призначення

«Клієнти» — довідник роздрібних покупців. У звичайному продажі покупець анонімний, і довідник не потрібен. Але щойно магазин запроваджує програму лояльності — дисконтні картки, бонуси, продаж у борг постійним покупцям — кожного такого покупця треба завести в довідник. Він вирішує задачі:

• дати покупцю персональну знижку або накопичувати бонуси;
• впізнати покупця на касі за штрих-кодом дисконтної картки;
• аналізувати, хто і що купує;
• контролювати борги покупців, яким дозволений кредит.

Теоретичний підхід

Картку клієнта створюють один раз — при видачі дисконтної картки. Заповнити її може адміністратор або старший касир прямо в момент видачі: достатньо ПІБ, телефона і штрих-коду картки.

На касі (РМК, див. 06-prodazh-rmk.md) касир сканує дисконтну картку — програма знаходить клієнта і автоматично застосовує його знижку або тип цін до чека. Якщо ввімкнене накопичення бонусів, відсоток від покупки лягає на бонусний рахунок клієнта.

Чим «Клієнти» відрізняються від «Контрагентів»: контрагент — це сторона господарських документів із взаєморозрахунками та юридичними реквізитами (насамперед постачальники); клієнт — роздрібний покупець на касі. Якщо покупець — юрособа, якій виписуються накладні, її ведуть у «Контрагентах».

Список клієнтів: номер картки, персональна знижка, бонуси та дозвіл продажу в кредит. Імена, номери карток і контакти знеособлено в навчальній копії.

Структура

💡 Порада: заповнюйте дату народження і телефон — це готова база для SMS-розсилок про акції та персональних привітань. Порожня картка клієнта дає знижку, але не дає маркетингу.

Картка навчального клієнта: знижка 3 %, штрихкод картки та ознака постійного клієнта. Контактні й паспортні поля показані без персональних даних; дату народження замінено навчальною.

Практичний приклад

Покупчиня Оксана Петрівна щотижня купує у вашому магазині й отримує дисконтну картку №0154:

1. Відкрийте довідник «Клієнти», натисніть «Створити».
2. Найменування: Іваненко Оксана Петрівна, телефон 067-123-45-67, дата народження 14.03.1975.
3. Зчитайте сканером штрих-код із картки №0154 у поле «Штрих-код клієнта», номер картки — 154.
4. Знижка: 3 (%). Постійний клієнт: так.
5. Запишіть.

Наступного дня на касі Оксана Петрівна подає картку, касир сканує її — у чеку автоматично з'являється знижка 3%, а звіт про продажі тепер показує історію її покупок.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Чек РМК (06-prodazh-rmk.md), Повернення від покупця, Замовлення покупця.
• Довідники: Типи знижок і націнок (2.9).
• Регістри: Взаєморозрахунки з клієнтами (борги і бонуси).
• Звіти: Продажі за клієнтами, Борги клієнтів (08-zvity.md).

2.5. Місця зберігання (склади)

Системна назва: МестаХранения.

Призначення

«Місця зберігання» — довідник складів і торгових точок, тобто всіх місць, де фізично лежить товар: торговий зал, підсобка, окремий склад, кухня власного виробництва. Кожен товарний документ обов'язково вказує місце зберігання — тому програма завжди знає, скільки товару і де саме лежить.

Теоретичний підхід

Скільки місць зберігання створювати? Стільки, скільки точок обліку вам реально потрібно:

• маленький магазин без підсобки — одне місце зберігання («Торговий зал»);
• магазин із коморою — два («Торговий зал», «Склад»), тоді видно, що є в залі, а що в запасі, а поповнення залу оформлюється документом «Переміщення» (05-sklad.md);
• мережа з кількох магазинів — окреме місце зберігання на кожну точку.

Не варто плодити склади «про запас»: кожен додатковий склад — це додаткові переміщення й додаткова інвентаризація.

Довідник створює адміністратор один раз при налаштуванні програми; далі він змінюється рідко.

Важлива можливість — прив'язка типів цін до складу: для кожного місця зберігання можна задати свій тип роздрібної ціни. Так мережа може мати різні ціни в центрі міста і на околиці, а програма на касі сама братиме ціну свого магазину (див. 04-tsinoutvorennia.md).

Довідник «Місця зберігання»: кожний магазин і склад має власні типи цін. Прапорець «Не використовується» дозволяє залишити закритий склад в історії обліку.

Структура

Картка складу «Магазин №9 (Світязь)»: тип ціни — «Закупівельна», тип роздрібної ціни — «Роздрібна». Це різні поля; перед роботою перевірте обидва. Коментар у копії замінено навчальним.

Практичний приклад

Продуктовий магазин із коморою:

1. Створіть два елементи: Торговий зал і Комора.
2. Для «Торгового залу» вкажіть тип роздрібної ціни — «Роздрібна».
3. Прихідні накладні оформлюйте на «Комору», а в зал передавайте документом «Переміщення» (05-sklad.md).

Тепер звіт про залишки чітко показує: у залі 12 пляшок олії, в коморі — ще 48. Продавець бачить, що пора поповнити полицю, а товарознавець — що замовляти постачальнику ще рано.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Прихідна накладна (03-zakupivlia.md), Переміщення, Інвентаризація, Списання (05-sklad.md), Чек РМК (06-prodazh-rmk.md).
• Довідники: Номенклатура (мінімальні залишки по складах), Користувачі (склад за замовчуванням), Зони доставки.
• Звіти: Залишки товарів по складах, Товарний звіт (08-zvity.md).

2.6. Організації

Системна назва: Организации.

Призначення

«Організації» — довідник ваших власних юридичних осіб і ФОП, від імені яких магазин веде діяльність. Кожен документ у програмі оформлюється від конкретної організації, тому саме з цього довідника беруться реквізити для друкованих форм, чеків і податкових документів.

Часто в одному магазині працюють кілька суб'єктів: наприклад, ТОВ — платник ПДВ для роботи з постачальниками, і ФОП на єдиному податку для роздрібу. Для кожного створюється окремий елемент довідника, і облік ведеться паралельно.

Теоретичний підхід

Довідник заповнює адміністратор або бухгалтер один раз при впровадженні, дані беруться з реєстраційних документів. Помилка тут коштує дорого: неправильний ЄДРПОУ чи ІПН потрапить у всі друковані й податкові документи.

Від організації в картці залежить, зокрема, податковий облік: ознака платника ПДВ і ставка ПДВ за замовчуванням, ознака наявності акцизу (для торгівлі алкоголем і тютюном).

Структура

Вкладка «Реквізити» організації перед заповненням: повна назва, ЄДРПОУ/ІПН, посадові особи та контакти. Порожні поля на цьому кадрі демонструють розташування реквізитів; для роботи їх заповнюють за документами своєї організації.

Практичний приклад

Магазин працює від ФОП:

1. Створіть елемент: Найменування — ФОП Коваль, Повне найменування — ФОП Коваль Андрій Богданович.
2. ЄДРПОУ (РНОКПП) — 3123456789. Платник ПДВ — ні.
3. Заповніть банківський рахунок, керівника і касира.
4. У картках користувачів (2.8) вкажіть цю організацію за замовчуванням — вона сама підставлятиметься в усі документи.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: практично всі — прихідні, видаткові, касові, чеки.
• Довідники: Каси (підпорядковані організації), Банківські рахунки, Користувачі (організація за замовчуванням).
• Розділи: 07-hroshi.md — каса й банк, 08-zvity.md — звіти в розрізі організацій.

2.7. Каси

Системна назва: Кассы.

Призначення

«Каси» — довідник місць зберігання готівки. Так само, як «Місця зберігання» відповідають на питання «де лежить товар», «Каси» відповідають на питання «де лежать гроші». Кожен касовий документ — прихідний касовий ордер, видатковий, виторг зміни — записується на конкретну касу.

Не плутайте:

• Каса (довідник «Каси») — «скринька з грошима» в обліку: головна каса магазину, каса №1 біля виходу, сейф.
• РМК (робоче місце касира) — програма продажу на конкретному комп'ютері з фіскальним реєстратором (06-prodazh-rmk.md).
• Фіскальний реєстратор (ККМ/ПРРО) — апарат, що друкує чеки.

Теоретичний підхід

Кожна каса підпорядкована організації: створюючи касу, ви вказуєте, чиї це гроші — ФОП чи ТОВ. Це дозволяє в одному магазині вести окремо готівку різних суб'єктів.

Картка каси гранично проста — фактично лише назва і власник-організація. Уся логіка навколо неї — в касових документах і звітах: скільки грошей надійшло (виторг, внесення), скільки видано (інкасація, оплата постачальнику готівкою, повернення), скільки залишилося на кінець дня (07-hroshi.md).

Скільки кас створювати? За кількістю реальних «скриньок»: зазвичай одна операційна каса на торгову точку плюс, за потреби, головна каса (сейф). У картці користувача (2.8) вказується його каса за замовчуванням — касир працює зі своєю касою і не бачить чужої готівки.

Структура

Довідник «Каси»: у колонці «Власник» видно організацію кожної каси. Наприклад, «Каса Світязь» належить ТОВ «Надія».

Практичний приклад

Магазин із однією операційною касою і сейфом:

1. Створіть касу Каса магазину (власник — ФОП Коваль) — сюди падає виторг РМК.
2. Створіть касу Головна каса (сейф) (той самий власник).
3. Наприкінці дня надлишок готівки з операційної каси переносьте в сейф документом переміщення грошових коштів (07-hroshi.md).

Звіт «Грошові кошти» покаже: в операційній касі — 2 000 грн розмінної монети, в сейфі — 35 400 грн.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Прихідний касовий ордер, Видатковий касовий ордер, Переміщення грошових коштів, РМК Зміна (07-hroshi.md, 06-prodazh-rmk.md).
• Довідники: Організації (власник), Користувачі (каса за замовчуванням).
• Регістри: Грошові кошти, Каса ККМ.
• Звіти: Залишки грошових коштів, Касова книга (08-zvity.md).

2.8. Співробітники та Користувачі

Системні назви: Сотрудники та Пользователи.

Призначення і головна різниця

Це два різні довідники, і різницю важливо зрозуміти одразу:

• «Співробітники» — кадровий довідник: люди, які працюють у магазині. Він потрібен для табеля робочого часу, розрахунку зарплати, ставок і відсотків від продажу. Співробітник може взагалі не працювати з програмою (вантажник, прибиральниця) — але бути в довіднику, щоб отримувати зарплату.
• «Користувачі» — облікові записи для роботи в програмі: логін, права, налаштування за замовчуванням (каса, склад, організація), пароль для входу в РМК. Користувач — це «ключ від програми».

Зв'язок між ними: у картці користувача є поле «Співробітник» — воно вказує, яка людина ховається за обліковим записом. Так продажі й дії в програмі прив'язуються до конкретної людини, а її відпрацьований час і відсоток від продажів рахуються в зарплату.

Типові ситуації:

Теоретичний підхід

Співробітників заводить адміністратор або кадровик при прийомі на роботу. Якщо ввімкнено табельний облік (прапорець «Вести табель робочого часу»), співробітник відмічається на початку і в кінці зміни, а програма рахує відпрацьовані години; зарплата може складатися зі ставки, відсотка від продажів, бонусів і штрафів.

Користувачів створює лише адміністратор. Кожен, хто працює з програмою, повинен заходити під власним обліковим записом — тоді в кожному документі видно автора, а на касі кожен чек прив'язаний до касира. «Спільний» логін на всіх — це неможливість знайти відповідального за помилку чи нестачу.

Для касирів у картці користувача вмикається ознака «Пользователь РМК» і задається окремий пароль РМК (або штрих-код персональної картки) — ним касир реєструється на робочому місці касира.

Структура: Співробітники

Картка співробітника з налаштуваннями оплати праці: зміна 8 годин, ставка 300 грн, відсоток від продажів 2 %. Увімкнено ведення табеля. Ім’я навчальне.

Структура: Користувачі

⚠️ Важливо: ніколи не працюйте всі під одним користувачем. Коли на зміні три касири під логіном «Каса», з'ясувати, чий чек скасовано і в чиїй зміні нестача, неможливо. Окремий користувач кожній людині — це не бюрократія, а ваш інструмент контролю.

Фрагмент вкладки «Основні» користувача: каса, організація, склад і зв’язок зі співробітником. Саме ці значення допомагають відрізнити обліковий запис оператора від кадрової картки працівника.

Практичний приклад

У магазин прийнято нового касира:

1. У довіднику «Співробітники» створіть картку: Шевчук Марія Іванівна, дата прийому 01.07.2026, посада «Касир», підрозділ «Магазин Центральний», ставка 9000, відсоток від продаж 0,5, прапорець «Вести табель робочого часу».
2. У довіднику «Користувачі» створіть запис Шевчук М. (робить адміністратор): вкажіть співробітника з кроку 1, роль «Касир», організацію, склад «Торговий зал», касу «Каса магазину».
3. Поставте «Пользователь РМК» і задайте пароль РМК, наприклад 4172.
4. Марія приходить на зміну, вводить свій код на касі — усі її чеки записуються на неї, час зміни йде в табель, а відсоток від продажів — у зарплату.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Табель робочого часу, ЗП Бонус, ЗП Штраф, ЗП Виплата; РМК Зміна, Чек (06-prodazh-rmk.md).
• Довідники: Підрозділи, Посади, Каси, Місця зберігання, Організації, РМК.
• Регістри: Табель робочого часу, Графік роботи, Зарплата.
• Звіти: Продажі за касирами, Табель, Зарплата (08-zvity.md).

2.9. Типи знижок і націнок

Системна назва: ТипыСкидокНаценок (в інтерфейсі — «Типы скидок и наценок»).

Призначення

Цей довідник — конструктор правил надання знижок (або націнок). Кожен елемент описує одну «акцію» чи одне правило: «Щаслива година — 10% з 18:00 до 20:00», «5% при чеку від 500 грн», «Знижка вихідного дня». Каса застосовує ці правила автоматично — касиру не треба нічого пам'ятати й рахувати.

Теоретичний підхід

Знижка в програмі складається з відповідей на три запитання:

1. Скільки? — відсоток знижки (або націнки) та її обмеження.
2. За якої умови? — без умов; коли кількість одного товару в чеку перевищила поріг; коли сума чека перевищила поріг; за набором товарів «1+1».
3. Коли діє? — загальний час початку/закінчення дня або власний розклад по днях тижня (таблиця «Час по днях тижня»).

Сам довідник описує правило. На які саме товари і на який період воно поширюється — задається документом «Встановлення знижок номенклатури» (маркетингова акція): у ньому вибирається тип знижки, дати початку і закінчення, склад (магазин) і список товарів або вся номенклатура. Детально механізм описаний у розділі 04-tsinoutvorennia.md.

Знижка з довідника працює разом з обмеженнями картки товару: якщо в товару стоїть «Без знижки» — акція його не зачепить; якщо задана «Максимальна знижка» — понад неї каса не опуститься.

Структура

Картка типу знижки: відсоток, обмеження та умова застосування. На прикладі видно 2 % і поріг суми документа 300; валюта умови ще не вибрана, тому це ілюстрація полів, а не готове правило акції.

Практичний приклад

Акція «Випічка після 19:00 — мінус 30%» (щоб не лишати нерозпродану випічку на завтра):

1. У довіднику створіть елемент Вечірня випічка −30%.
2. Процент знижки: 30. Умова: Без умов.
3. Загальний час початку: 19:00, закінчення: 21:00 (до закриття).
4. Створіть документ «Встановлення знижок номенклатури» (04-tsinoutvorennia.md): тип знижки — «Вечірня випічка −30%», період дії — з сьогодні без кінцевої дати, товари — група «Хліб та випічка → Власна випічка».
5. Проведіть документ. Сьогодні о 19:05 каса сама поріже ціну булочок на 30% — касир нічого не натискає.

Другий приклад — «5% від чека на 500 грн»: умова «Сума документа продажу перевищила», значення умови 500, час дії не обмежуємо, «Для всієї номенклатури» — так.

Типові помилки

Пов'язані об'єкти

• Документи: Встановлення знижок номенклатури (маркетингова акція) (04-tsinoutvorennia.md), Чек РМК (06-prodazh-rmk.md).
• Довідники: Номенклатура (прапорці «Без знижки», «Максимальна знижка»), Клієнти (персональні знижки).
• Регістри: Знижки/націнки номенклатури, Час дії знижок.
• Звіти: Продажі (колонки сум знижок), аналіз наданих знижок (08-zvity.md).

2.10. Довідники, які ведуться автоматично

Кілька довідників ви побачите в програмі, але вести їх вручну не потрібно — програма наповнює їх сама в процесі роботи. Знати про них варто лише для того, щоб правильно читати звіти й нічого там не «підправляти».

Партії (Партии)

Партія — це «порція» товару з одного надходження: той самий товар, куплений 5 липня по 42 грн і 15 липня по 45 грн, лежить на залишках двома партіями з різною собівартістю. Елементи довідника створюються автоматично прихідними документами: у кожній партії програма запам'ятовує документ надходження, постачальника, організацію, дату і собівартість.

Навіщо це вам: при продажу програма списує партії за принципом FIFO («першим прийшов — першим пішов») і завдяки цьому точно рахує собівартість проданого та валовий прибуток у звітах (08-zvity.md). Створювати, редагувати чи видаляти партії вручну не можна — це зруйнує розрахунок собівартості. Якщо у звіті по партіях щось виглядає дивно, причину треба шукати в документах (наприклад, продаж «у мінус» до оформлення приходу — див. 03-zakupivlia.md).

Тара (Тара)

Невеликий довідник видів тари (ящики, піддони, кеги) з вагою тари в грамах. Використовується для вагового обліку: щоб при зважуванні товару в тарі програма відняла її вагу. Заповнюється один раз під конкретне обладнання і асортимент; у щоденній роботі його не чіпають.

Серійні номери (СерийныеНомера)

Потрібен лише тим магазинам, які торгують товаром з індивідуальними номерами або RFID-мітками (техніка, маркований товар). Записи з'являються під час приймання й продажу такого товару; програма сама відмічає, який номер уже продано. Для звичайного продуктового магазину довідник залишається порожнім — і це нормально.

Характеристики номенклатури (ХарактеристикиНоменклатуры)

Додатковий розріз обліку товару (наприклад, колір або розмір), який вмикається прапорцем «Вести облік за характеристиками» в картці товару. У продуктовій рознці характеристики майже не використовуються — залишки і ціни ведуться просто за картками товарів. Якщо ваш магазин не вмикав облік за характеристиками свідомо, заповнювати цей довідник не потрібно.

💡 Порада: якщо сумніваєтеся, чи треба щось робити з цими довідниками, — не робіть нічого. Вони наповнюються документами. Ручне втручання в «Партії» — найшвидший спосіб зіпсувати собівартість і прибуток у звітах.

Що далі

Довідники заповнені — можна працювати з документами:

• 03-zakupivlia.md — замовлення постачальнику, прихідна накладна, повернення постачальнику;
• 04-tsinoutvorennia.md — встановлення цін, типи цін, знижки та акції;
• 05-sklad.md — переміщення, інвентаризація, списання;
• 06-prodazh-rmk.md — робоче місце касира, чеки, зміни;
• 07-hroshi.md — каса, банк, взаєморозрахунки;
• 08-zvity.md — звіти про продажі, залишки та прибуток.