Розділ 7. Гроші та взаєморозрахунки

Товар — це лише половина обліку магазину. Друга половина — гроші: виторг, який щодня накопичується в касі, оплати постачальникам, витрати на оренду й комуналку, надходження на банківський рахунок. Якщо товарний облік відповідає на запитання «що в нас на полицях», то грошовий — «де наші гроші і кому ми винні».

У цьому розділі описано документи, якими програма «МАГАЗИН» оформлює рух грошей, та пояснено, як програма веде взаєморозрахунки — борги постачальників і клієнтів.

Каса ККМ і каса підприємства — у чому різниця

Перш ніж читати далі, важливо розділити два поняття, які користувачі часто плутають:

Логіка проста: касир протягом зміни збирає виторг у грошову скриньку РМК. Наприкінці зміни (або протягом дня) готівку виносять зі скриньки і здають у касу підприємства. Далі з каси підприємства гроші йдуть постачальникам, на витрати або в банк. Цей розділ — саме про касу підприємства і все, що відбувається з грошима після РМК.

Кожна каса в програмі — це елемент довідника Каси (див. Розділ 2, «Каси»). Каса підпорядкована організації, тому якщо у вас кілька фірм (ФОП + ТОВ), у кожної будуть свої каси. Банківський рахунок у програмі поводиться як «ще одне місце зберігання грошей» — залишки по касах і рахунках накопичуються в одному регістрі «Грошові кошти».

Зміст

1. Які документи працюють з грошима
2. Прихідний касовий ордер (ПКО)
3. Розхідний касовий ордер (РКО)
4. Переміщення грошових коштів
5. Витрати (коротко — докладно в Розділі 10)
6. Банк: банківська виписка та платіжне доручення
7. Взаєморозрахунки: як програма веде борги
8. Типові сценарії
9. Типові помилки розділу

1. Які документи працюють з грошима

У конфігурації є кілька документів зі схожими назвами. Не всі вони потрібні у щоденній роботі магазину. Ось повна картина:

Чому «Прихід коштів» і «Розхід коштів» не використовуються

У списку документів ви можете побачити пару «Прихід коштів» / «Розхід коштів» і вирішити, що саме ними треба оформляти гроші — назва ж коротша і зрозуміліша. Не використовуйте їх. Ми перевірили ці документи в конфігурації:

• вони не роблять жодних рухів по регістрах — після проведення ані залишок каси, ані борг контрагента не зміняться;
• у них немає реквізиту «Каса» — програма навіть не знає, куди «прийшли» ці гроші;
• їхні реквізити (менеджер, час відкриття/закриття замовлення, ознаки «відвантажено/оплачено») — сліди старої ресторанної підсистеми, а не касового обліку;
• жоден інший документ чи звіт конфігурації на них не посилається.

Тобто це порожні документи-«пустушки», залишені для сумісності зі старими даними. Якщо оформити ними надходження грошей, у звітах цих грошей не буде. Уся готівка оформлюється тільки касовими ордерами — ПКО і РКО.

⚠️ Важливо: документ «Надходження грошових коштів» — навпаки, робочий: він робить ті самі рухи, що і ПКО, але на банківський рахунок замість каси. Його програма використовує переважно автоматично — для безготівкових операцій на РМК (еквайринг, погашення кредиту клієнта карткою). Вручну в типовому магазині його створюють рідко — для безготівки зручніше банківська виписка.

2. Прихідний касовий ордер (ПКО)

Призначення

Прихідний касовий ордер (далі — ПКО) оформлює будь-яке надходження готівки в касу підприємства:

• покупець розрахувався готівкою за видатковою накладною чи рахунком;
• клієнт вніс аванс або погасив свій борг (кредит);
• постачальник повернув гроші за повернутий йому товар;
• інші надходження готівки.

Наявний ПКО від 27.05.2026 у навчальній копії: 500,00 грн у касу «Каса Світязь». Зверніть увагу на касу, контрагента, суму та вкладки «Один документ» / «Декілька документів». Маршрут: Документи → Каса і банк → Прихідний касовий ордер.

Коли використовується

Щоразу, коли у касу підприємства фізично заходять гроші і потрібно, щоб програма це «побачила»: збільшила залишок каси і, якщо гроші прийшли від контрагента чи клієнта, — зменшила його борг.

Бізнес-логіка

ПКО — це не просто «папірець про гроші». Після проведення він:

• збільшує залишок грошей у вибраній касі (регістр «Грошові кошти»);
• закриває борг контрагента перед вами (регістр «Взаєморозрахунки»): якщо покупець брав товар у борг за видатковою накладною, ПКО «гасить» саме цю накладну;
• якщо платник — клієнт (фізособа з дисконтною карткою), ПКО змінює його баланс у регістрі «Взаєморозрахунки з клієнтами»: внесення авансу чи погашення кредиту готівкою збільшує баланс клієнта;
• якщо ордер створений на РМК у межах зміни — потрапляє у звіт по зміні РМК (регістр «Зміни РМК»), щоб сума зійшлася при закритті зміни;
• фіксує дату операції — це важливо для звіту «Каса і розрахункові рахунки» за період;
• друкується як типовий прихідний касовий ордер (повна форма або коротка на чековому принтері).

Опис реквізитів

💡 Порада: таблиця «Розшифровка платежу» — головний інструмент точного обліку боргів. Один ПКО може закрити кілька накладних одночасно: додайте кілька рядків, у кожному — свою накладну і суму. Якщо частина суми не «прив'язана» до жодного документа, програма запише її на сам ордер — це буде передоплата (аванс) контрагента.

⚠️ Важливо: сума документа не може бути меншою за підсумок таблиці «Розшифровка платежу» — програма відмовиться проводити ордер і повідомить: «Сума документа менша від суми платежів по документам табличної частини». Перевірте або суму документа, або суми в рядках.

Покроковий порядок роботи

Найзручніший спосіб — вводити ПКО на підставі документа, за яким платять. Тоді все заповниться автоматично.

Спосіб 1. На підставі видаткової накладної (покупець платить за товар):

1. Відкрийте видаткову накладну, за якою покупець приніс гроші.
2. Виберіть «Ввести на підставі» → «Прихідний касовий ордер».
3. Програма сама заповнить організацію, контрагента, а в «Розшифровку платежу» підставить накладну і суму фактичного боргу по ній (якщо частину вже платили — підставиться залишок). Це і є відповідь на питання «скільки він нам винен по цій накладній» — не треба рахувати вручну.
4. Перевірте касу — чи та, куди фізично кладете гроші.
5. Якщо покупець вніс не всю суму — виправте суму в рядку розшифровки і суму документа на фактично внесену.
6. Проведіть документ (кнопка «ОК» або «Провести»).
7. За потреби роздрукуйте ордер і передайте платнику квитанцію.

Спосіб 2. Вручну (інші надходження):

1. Відкрийте журнал прихідних касових ордерів і створіть новий документ.
2. Вкажіть організацію, касу, контрагента.
3. Введіть суму.
4. Якщо оплата стосується конкретних накладних — заповніть «Розшифровку платежу». Якщо це аванс «наперед» — залиште таблицю порожньою: сума ляже на ордер як передоплата.
5. Проведіть.

Типові помилки

Пов'язані документи

• Вводиться на підставі: Видаткова накладна, Замовлення покупця, Повернення постачальнику.
• Створюється автоматично з РМК: внесення авансу клієнта, погашення кредиту готівкою.
• Результат перевіряється звітами: «Каса і розрахункові рахунки», «Взаєморозрахунки з контрагентами» (див. Розділ 8).

3. Розхідний касовий ордер (РКО)

Призначення

Розхідний касовий ордер (далі — РКО) оформлює видачу готівки з каси підприємства. Головний сценарій у магазині — оплата постачальнику за товар, який прийшов «у кредит» (з відстрочкою платежу). Інші випадки: повернення грошей покупцю, видача готівки під звіт.

Коли використовується

Коли готівка фізично залишає касу підприємства. Найчастіше — у день, коли приїжджає торговий представник постачальника «за грошима» по раніше завезених накладних.

Бізнес-логіка

Після проведення РКО:

• зменшує залишок грошей у вибраній касі (регістр «Грошові кошти», рух «розхід»);
• зменшує ваш борг перед постачальником (регістр «Взаєморозрахунки», рух «прихід» — борг гаситься): якщо в «Розшифровці платежу» вказані конкретні прихідні накладні, закриваються саме вони;
• якщо сума ордера більша за суму розшифровки — різниця лягає на сам ордер як передоплата постачальнику (ви заплатили наперед, тепер постачальник винен вам товар);
• друкується як типовий розхідний касовий ордер.

Чому це важливо: борг перед постачальником у програмі створює прихідна накладна з видом оплати «в кредит» (див. Розділ 3, «Прихідна накладна»). Поки ви не оформите РКО, програма вважатиме, що ви винні постачальнику, — і це правильно, бо так воно і є. РКО — це документ, який «закриває» цей борг. Без нього звіт по взаєморозрахунках показуватиме заборгованість, навіть якщо фактично ви давно розрахувалися.

Розхідний касовий ордер РАРК-00014 від 28.04.2026: 30 грн із загальної каси постачальнику «Полісан ТзОВ». На вкладці «Один документ» указана накладна-підстава; сусідня вкладка призначена для розподілу оплати між кількома документами.

Опис реквізитів

Покроковий порядок роботи

Оплата постачальнику на підставі прихідної накладної (основний сценарій):

1. Відкрийте прихідну накладну, за яку треба заплатити.
2. Виберіть «Ввести на підставі» → «Розхідний касовий ордер».
3. Програма перевірить накладну:
   • якщо накладна вже оплачена — вона попередить: «Ця прихідна накладна — оплачена», і документ не створиться. Це захист від подвійної оплати;
   • якщо накладна з видом оплати «за готівку» — програма повідомить, що РКО вводиться тільки на підставі накладних «у кредит». Чому: накладна «за готівку» сама списує гроші з каси при проведенні, і додатковий РКО означав би, що ви заплатили двічі.
4. У новому РКО програма підставить контрагента, накладну в «Розшифровку платежу» і суму залишку боргу по ній.
5. Перевірте касу, за потреби скоригуйте суму (часткова оплата — нормальна практика).
6. Проведіть документ, роздрукуйте ордер, візьміть підпис отримувача.

💡 Порада: якщо платите одному постачальнику за кілька накладних одразу — створіть один РКО і додайте в «Розшифровку платежу» кілька рядків, по одному на накладну. Так у звіті буде видно, які саме поставки закриті.

⚠️ Важливо: черговість «спочатку накладна, потім оплата» — не формальність. Якщо оформити РКО без документа-підстави і з порожньою розшифровкою, гроші спишуться, але ляжуть на сам ордер як передоплата, а борг по накладній залишиться «відкритим». Загальне сальдо зійдеться, але звіт по документах показуватиме одночасно і неоплачену накладну, і «завислу» передоплату. Докладніше — у підрозділі Взаєморозрахунки.

Типові помилки

Пов'язані документи

• Вводиться на підставі: Прихідна накладна (тільки «в кредит»).
• Результат перевіряється звітами: «Взаєморозрахунки з контрагентами», «Аналіз заборгованості постачальникам за періодами», «Каса і розрахункові рахунки».

4. Переміщення грошових коштів

Призначення

Документ «Переміщення грошових коштів» переносить суму з однієї каси в іншу: гроші не приходять ззовні і не йдуть контрагенту — вони просто змінюють місце зберігання всередині підприємства.

Коли використовується

• Передача виторгу між касами підприємства: після винесення зі скриньки ККМ гроші вже перебувають у касі, зазначеній у «РМК Внос/Винос». Переміщення потрібне, якщо їх передають звідти в іншу касу, наприклад центральну;
• інкасація: гроші з каси відвозять у банк (каса → банківський рахунок як місце зберігання);
• передача готівки між магазинами чи касами різних підрозділів.

Бізнес-логіка

Після проведення документ робить два рухи по регістру «Грошові кошти»: розхід по касі-джерелу і прихід по касі-приймачу на ту саму суму. Загальна сума грошей підприємства не змінюється — змінюється тільки розподіл по касах. Саме тому для здачі виторгу не можна використовувати пару РКО+ПКО: касові ордери зачіпають взаєморозрахунки з контрагентами, а внутрішнє переміщення не має жодного стосунку до боргів.

Особливий випадок: якщо в налаштуваннях системи увімкнено властивість «Дозволити переміщення між організаціями» і каси належать різним організаціям, документ додатково зробить рухи по регістру «Взаєморозрахунки» між цими організаціями — виникне внутрішній борг однієї фірми перед іншою. У типовому магазині з однією організацією це не застосовується.

Переміщення НЦПД-00001 від 18.09.2017: 100 грн із «Каса Світязь» у «Загальна каса». Історичний документ показує напрямок «Звідки → Куди»; це внутрішня передача коштів, а не оплата постачальнику.

Опис реквізитів

Покроковий порядок роботи (здача виторгу)

1. Наприкінці зміни винесення оформлюють за режимом РМК: вручну або автоматично. Документ «РМК Внос/Винос» списує гроші з грошової скриньки ККМ і оприбутковує їх у касу, зазначену в документі. Уже створене автоматичне винесення не дублюють ручним документом.
2. Адміністратор перевіряє поле «Каса» документа винесення. Якщо це вже кінцева каса-одержувач, для цієї передачі додаткове переміщення не потрібне.
3. Якщо гроші фізично передають в іншу касу, введіть «Переміщення грошових коштів» на підставі винесення. Джерело підставиться з поля «Каса» підстави; перевірте його і суму.
4. Вкажіть іншу касу-приймач та проведіть документ у момент передачі грошей.
5. Перевірте «Каса і розрахункові рахунки»: винесення дало прихід у першу касу; окреме переміщення, якщо воно було, зменшило її залишок і збільшило залишок другої каси.

Схема двох можливих етапів:

Каса з довідника «Каси» та скринька ККМ — різні облікові місця. Не називайте обидва «касою РМК» у дорученні на передачу: вказуйте конкретні назви джерела та одержувача. При створенні винесення фронт спочатку бере заповнену константу «Основна каса», і лише якщо вона порожня — касу з налаштувань РМК. Тому перевіряють саме готовий документ, а не припускають, що гроші завжди надійшли в касу з картки РМК.

💡 Порада: переміщення оформлюйте в момент фактичної передачі грошей, а не «заднім числом наприкінці тижня». Тоді залишок будь-якої каси в програмі в будь-який момент відповідає фактичному — і раптову недостачу видно одразу, а не через тиждень.

Типові помилки

5. Витрати

Документ «Витрати» фіксує поточні витрати магазину: оренда, комунальні послуги, господарські товари, охорона, інтернет. Це відповідь на вічне запитання власника «куди діваються гроші?» — без обліку витрат неможливо порахувати реальний прибуток, бо торгова націнка може повністю «з'їдатися» орендою. Кожен рядок документа прив'язується до статті з довідника «Статті витрат»; рядки без контрагента списують готівку одразу з каси, рядки з контрагентом створюють борг, який потім закривається РКО чи платіжкою.

Докладно — Розділ 10. Витрати магазину: як правильно побудувати довідник статей (і чому не можна плодити статті під кожен магазин — розріз по складах у програмі вже є), повний опис документа з рухами по регістрах, статті, які програма створює автоматично (списання, уцінка, інвентаризація), та аналіз витрат по точках.

6. Банк: банківська виписка та платіжне доручення

Цей підрозділ потрібен магазинам, які розраховуються з постачальниками безготівково або отримують оплати на рахунок. Якщо весь ваш обіг — готівка та еквайринг через РМК, можете його пропустити.

Банківський рахунок заводиться в довіднику банківських рахунків і в обліку грошей поводиться як «ще одна каса»: залишки по ньому лежать у тому ж регістрі «Грошові кошти», що й каси, і показуються тим самим звітом «Каса і розрахункові рахунки».

Банківська виписка

Документ «Банківська виписка» — це відображення в програмі того, що відбулося на вашому рахунку за день: які суми надійшли і які пішли. Ви берете виписку з клієнт-банку і переносите операції в документ.

Документ має табличну частину «Взаєморозрахунки»: у кожному рядку — контрагент, сума, тип операції («Надходження» чи «Розхід»), договір і документ взаєморозрахунків. Один документ виписки може містити і надходження, і списання одночасно — програма сама порахує суму надходжень, суму розходу і згорнуту суму документа.

Після проведення кожен рядок робить два рухи: по регістру «Грошові кошти» (прихід або розхід по банківському рахунку) і по регістру «Взаєморозрахунки» (надходження від покупця гасить його борг, оплата постачальнику — ваш). Тобто виписка робить для рахунку те саме, що ПКО і РКО разом роблять для каси.

Виписку зручно вводити на підставі прихідної накладної: програма перевірить, чи не оплачена накладна (захист від подвійної оплати — так само, як у РКО), підставить контрагента, договір, накладну як документ взаєморозрахунків і суму залишку боргу з типом операції «Розхід».

💡 Порада: заповнюйте у рядках «Документ взаєморозрахунків» — без нього оплата не прив'яжеться до конкретної накладної, і борг по документах «зависне» так само, як у касових ордерах без розшифровки.

Платіжне доручення вихідне

«Платіжне доручення вихідне» — документ для безготівкової оплати постачальнику з вашого рахунку. На відміну від виписки (яка відображає те, що вже сталося), платіжка — це оформлення конкретного платежу: кому, скільки, з якого рахунку на який, з яким призначенням платежу. Документ має друковану форму стандартного платіжного доручення (два примірники) і веде власну наскрізну нумерацію доручень по кожній організації.

Після проведення платіжка: списує суму з банківського рахунку організації (регістр «Грошові кошти»), гасить борг перед контрагентом (регістр «Взаєморозрахунки»), а якщо заповнена «Сума банківських послуг» — додатково списує з рахунку комісію банку і записує її у регістр «Витрати» на статтю оформлення платіжки. Так банківська комісія автоматично потрапляє у ваші витрати, і її не треба вносити окремим документом.

⚠️ Важливо: не оформлюйте той самий платіж і платіжкою, і рядком банківської виписки — це подвійне списання з рахунку і подвійне гасіння боргу. Оберіть один спосіб роботи з банком: або всі рухи через виписку, або платежі — платіжками, а виписку використовуйте лише для операцій, не оформлених платіжками.

7. Взаєморозрахунки: як програма веде борги

Два регістри — два види боргів

Програма веде борги у двох окремих «книгах» (регістрах накопичення):

Різниця проста: контрагенти — це юридичні відносини «за документами» (накладні, договори), а клієнти — це роздрібні покупці, яким ви дозволяєте купувати «в борг» або які тримають у вас аванс. Клієнтські борги виникають на РМК і описані в Розділі 6; тут зосередимося на контрагентах.

Як живе борг постачальника: наскрізний приклад

1. Виник борг. Ви прийняли товар на 10 000 грн прихідною накладною з видом оплати «в кредит». При проведенні накладна записала у регістр «Взаєморозрахунки»: борг 10 000 грн перед ТОВ «Молокозавод», документ — сама накладна. (Якщо накладна «за готівку» — програма одразу робить і зворотний запис, і списання грошей з каси: борг народжується і вмирає в одному документі.)
2. Частково заплатили. Через тиждень ви віддали торговому представнику 6 000 грн і оформили РКО на підставі накладної. РКО записав у регістр погашення 6 000 грн по тій самій накладній. Залишок боргу — 4 000 грн.
3. Доплатили. Ще через тиждень — другий РКО на 4 000 грн. Програма при введенні на підставі сама показала залишок 4 000 (а не 10 000!), бо рахує борг наростаючим підсумком по документу. Борг по накладній — нуль.

Ключова деталь — розріз «документ». Програма памʼятає борг не просто «по постачальнику», а по кожній накладній окремо. Саме тому так важливо заповнювати «Розшифровку платежу» в ордерах і «Документ взаєморозрахунків» у виписці: без них гроші спишуться, сальдо по постачальнику зійдеться, але на рівні документів залишаться «вічно неоплачена накладна» і «нічия передоплата».

З покупцями-контрагентами все дзеркально: ваша видаткова накладна в кредит створює борг покупця перед вами, а його оплата (ПКО чи рядок виписки «Надходження») цей борг гасить.

Де перевірити стан боргів

• «Взаєморозрахунки з контрагентами» — головний звіт: сальдо по кожному контрагенту (і по документах), хто винен вам і кому винні ви;
• «Аналіз заборгованості постачальникам за періодами» — борги постачальникам з розбивкою за термінами: кому платити терміново;
• «Взаєморозрахунки з клієнтами» — баланси авансів і кредитів роздрібних клієнтів;
• «Каса і розрахункові рахунки» — залишки та обороти грошей по всіх касах і банківських рахунках.

Опис звітів — у Розділі 8. Звіти.

💡 Порада: звіряйте взаєморозрахунки з ключовими постачальниками щомісяця, а не тоді, коли постачальник зупинив відвантаження через «ваш борг». Звіт по документах одразу покаже, яка накладна не закрита і чи не «висить» десь оплата без прив'язки.

8. Типові сценарії

Сценарій 1. Оплата постачальнику готівкою

Приїхав представник ТОВ «Хлібзавод» за оплатою по накладній минулого тижня.

1. Знайдіть прихідну накладну від «Хлібзавод» → «Ввести на підставі» → «Розхідний касовий ордер».
2. Програма підставила залишок боргу — 3 250 грн. Каса — головна каса магазину.
3. Проведіть, роздрукуйте, візьміть підпис отримувача, видайте гроші.
4. Контроль: звіт «Взаєморозрахунки з контрагентами» по «Хлібзавод» — борг по накладній нуль.

Сценарій 2. Здача виторгу з РМК у головну касу

Кінець зміни, у скриньці РМК — 18 400 грн, які передають старшому касиру.

1. За налаштованим режимом винесення касир оформлює або перевіряє автоматично створений «РМК Внос/Винос» на 18 400 грн. У полі «Каса» зазначена «Каса магазину»; другого документа на ту саму передачу не створюють.
2. Після проведення скринька ККМ зменшилася на 18 400 грн, а «Каса магазину» отримала цю суму. Якщо це кінцеве місце зберігання — передачу завершено, окремі ПКО чи переміщення не створюють.
3. Якщо з «Каси магазину» ці гроші далі передають у «Центральну касу», на підставі винесення оформлюють переміщення: джерело — «Каса магазину», приймач — «Центральна каса», сума 18 400 грн.
4. Контроль другого етапу: «Каса магазину» має прихід і видаток по 18 400 грн, «Центральна каса» — прихід 18 400 грн. Попередні залишки цих кас не обнуляються: перевіряють саме зміни залишків та фактичну передачу.

Сценарій 3. Облік оренди (витрата з відстрочкою оплати)

1-го числа нараховуємо оренду за місяць, платимо 5-го.

1. 1-го числа: документ «Витрати», рядок: стаття «Оренда», сума 25 000 грн, контрагент — ФОП Орендодавець. Проведення створює борг, з каси нічого не списується.
2. 5-го числа: РКО на ФОП Орендодавець, 25 000 грн — борг закрито, гроші списані з каси. (Або платіжне доручення, якщо платите з рахунку.)
3. Контроль: звіт «Витрати» показує оренду в правильному місяці; «Взаєморозрахунки з контрагентами» по орендодавцю — нуль.

Сценарій 4. Покупець вносить аванс

Оптовий покупець залишає 5 000 грн «наперед» під майбутні відвантаження.

1. Створіть ПКО вручну: контрагент — покупець, сума 5 000 грн, «Розшифровка платежу» — порожня.
2. Після проведення у взаєморозрахунках у покупця — передоплата 5 000 грн, прив'язана до самого ПКО.
3. Коли зробите видаткову накладну — у звіті може бути видно і борг по накладній, і аванс за ПКО. Передайте відповідальному за взаєморозрахунки звірку цих документів і погодьте прив'язку вже отриманого авансу. Новий ПКО оформлюйте лише на нове фактичне надходження грошей, наприклад доплату понад аванс. Не оприбутковуйте ті самі 5 000 грн повторно для усунення розбіжності за документами.

9. Типові помилки розділу

Повʼязані розділи: Розділ 2. Довідники (контрагенти, каси) · Розділ 3. Закупівля товару (прихідна накладна і виникнення боргу) · Розділ 6. Продаж через РМК (каса ККМ, зміни, внесення/винесення) · Розділ 8. Звіти (взаєморозрахунки, каса, витрати) · Розділ 10. Витрати магазину (статті витрат, документ «Витрати», аналіз).