Розділ 6. Продаж товарів. Робоче місце касира (РМК)

Цей розділ — серце всієї документації. Продаж — це операція, заради якої існує магазин, і саме тут сходяться разом усі попередні кроки: товар, який ви оприбуткували (Розділ 5. Склад), ціни, які ви встановили (Розділ 4. Ціноутворення), клієнти та знижки, які ви завели в довідниках (Розділ 2. Довідники).

У програмі «МАГАЗИН» роздрібний продаж побудований навколо трьох понять:

• РМК (робоче місце касира) — «паспорт» конкретної каси: який комп'ютер, який фіскальний реєстратор, який склад, які ціни;
• Касова зміна — робочий період касира від відкриття до Z-звіту;
• Чек РМК — документ кожного окремого продажу.

Касир працює не зі звичайними журналами документів, а зі спеціальним повноекранним інтерфейсом — Фронт РМК. Це велика форма з кнопками товарів, полем пошуку та цифровою клавіатурою, розрахована на сенсорний екран і сканер штрих-кодів. Касиру не потрібно знати «1С» — все зводиться до кількох великих кнопок.

Крім роздрібного продажу через касу, в розділі описано безготівковий та оптовий продаж видатковою накладною, повернення від покупців та допоміжні документи — замовлення покупця і рахунок покупця.

Зміст

1. Як влаштований продаж у програмі
2. Довідник «Робоче місце касира» (РМК)
3. Касова зміна (документ «Зміна РМК»)
4. Чек РМК — центральний документ продажу
   • Робота касира у Фронті РМК
   • Стани чека та перевірки після збою
   • Швидкі клавіші касира
   • Оплата чека: готівка, картка, бонуси
   • Що відбувається при проведенні чека
5. Робочий день касира — наскрізний сценарій
   • Звірка готівки й оплат зміни
   • Яке винесення робити перед закриттям
6. Контроль дій касира
7. Внесення та винесення готівки
8. Повернення від покупця
9. Видаткова накладна — безготівковий та оптовий продаж
10. Замовлення покупця і рахунок покупця
11. Додаткові можливості для адміністратора
12. Службові та застарілі документи продажу
13. Часті питання касирів

Як влаштований продаж у програмі

Перш ніж описувати кнопки, важливо зрозуміти загальну картину. Роздрібний продаж у програмі проходить такий цикл:

Кожен елемент цього ланцюжка — окремий документ у базі:

Чому саме так? Кожен чек — це повноцінний документ, який одразу, в момент оплати, списує товар зі складу і записує гроші в касу. Завдяки цьому залишки товару та каси в програмі завжди актуальні — не наприкінці дня, а в реальному часі. Z-звіт наприкінці зміни лише «ставить крапку»: закриває зміну, звіряє готівку і формує підсумковий звіт для бухгалтерії.

💡 Порада: якщо ви тільки навчаєтесь — прочитайте спочатку підрозділ «Робочий день касира». Це наскрізний приклад, який зв'язує всі документи розділу в одну зрозумілу історію.

Хто чим користується

Різні співробітники магазину працюють із різними частинами цього розділу:

Довідник «Робоче місце касира» (РМК)

Призначення

Довідник РМК (рос. «Рабочее место кассира», укр. «Робоче місце касира») описує кожну касу магазину як робоче місце: до якого складу вона прив'язана, через яку касу проходять гроші, який фіскальний реєстратор друкує чеки, за якими цінами продає, як виглядає екран касира.

Якщо в магазині одна каса — у довіднику буде один елемент. Якщо мережа магазинів або кілька кас у залі — свій елемент для кожної каси.

Теоретичний підхід

РМК — це «місток» між обліковою програмою та реальним обладнанням на касі. Коли касир пробиває чек, програма дивиться саме в налаштування РМК, щоб зрозуміти:

• з якого складу списувати товар (реквізит «Склад»);
• в яку касу класти готівку (реквізит «Каса», див. довідник «Каси»);
• на який банківський рахунок зараховувати безготівкові оплати (реквізит «Рахунок»);
• за яким типом цін продавати (реквізит «Категорія цін» — зазвичай «Продажна», див. Розділ 4);
• до якого підрозділу належить зміна.

⚠️ Важливо: налаштовує довідник РМК адміністратор системи — під час впровадження або при підключенні нового обладнання. Касиру змінювати ці налаштування не можна: помилка у виборі складу чи каси означає, що товар списуватиметься «не звідти», а гроші обліковуватимуться «не туди». Касиру достатньо розуміти, що саме тут налаштовано, щоб усвідомлювати наслідки своїх дій.

Основні реквізити

Довідник дуже великий (понад сто налаштувань). Щоб не загубитись, поділимо їх на групи.

Група 1. Облікова прив'язка — найважливіше, помилка тут ламає облік:

Група 2. Обладнання та інтерфейс:

Група 3. Поведінка при продажу:

Група 4. Фіскалізація та закриття зміни:

Крім довідника РМК, частина поведінки каси задається константами системи (налаштовує адміністратор): «Запитувати кількість» (чи питати кількість після сканування), «Використовувати протоколювання дій користувачів у РМК», маска штрих-коду клієнтів, правила округлення сум чека, скасування знижок при безготівковій оплаті тощо.

Довідник «РМК налаштування» (коротко)

Окремий довідник РМК налаштування (РМКНастройки) відповідає лише за зовнішній вигляд екрана Фронта РМК: роздільна здатність монітора, ширина й висота кнопок товарів і груп, розміри шрифтів, кольори кнопок, відстані між ними.

Навіщо він окремо? Щоб одне й те саме оформлення можна було призначити кільком касам: створюєте один елемент «Екран 1920×1080, великі кнопки» і вказуєте його в кожному РМК. Змінили налаштування один раз — оновився вигляд усіх кас. Заповнює його теж адміністратор; на облік (склад, гроші, ціни) цей довідник не впливає взагалі.

Практичний приклад

Магазин «Смачно» має дві каси в залі та окреме робоче місце для оптових відвантажень. Адміністратор створює:

• РМК «Каса 1»: каса «Каса ККМ №1», склад «Торговий зал», категорія цін «Продажна», вид фронта «Фронт магазин», ваги CAS на COM3, автоматичне вилучення грошей при Z-звіті — увімкнено;
• РМК «Каса 2»: те саме, але каса «Каса ККМ №2» і ваги на COM4;
• обидва РМК посилаються на один елемент «РМК налаштування» — «Екран 15" великі кнопки».

Оптові відвантаження РМК не потребують — їх оформлюють видатковими накладними зі звичайного інтерфейсу програми. Коли в залі поставили третю касу, адміністратор просто скопіював «Каса 1», змінив касу, порт ваг — і нова точка запрацювала з тим самим виглядом і правилами.

Типові помилки

• У РМК вказано не той склад. Товар продається, але списується з чужого складу — на «своєму» складі накопичуються лишки, на чужому мінуси. Виявляється при інвентаризації. Виправлення: змінити склад у РМК і перепровести документи за період (робить адміністратор).
• Не заповнена каса або рахунок. Гроші за чеками не потраплять у грошовий облік — звіт по касі буде порожній при реальному виторгу.
• Категорія цін «Закупівельна» замість «Продажна». Магазин непомітно торгує за собівартістю. Перевіряйте ціну на екрані після сканування першого ж товару.

Пов'язані об'єкти

• Довідники: «Каси», «Місця зберігання» (Розділ 5), «Користувачі», «РМК налаштування».
• Документи: «Чек ККМ», «Зміна РМК», «Внесення/видача грошових коштів РМК».
• Обробка «Фронт РМК» — інтерфейс касира, який працює «поверх» цього довідника.

Касова зміна (документ «Зміна РМК»)

Призначення

Документ Зміна РМК (РМКСмена) фіксує робочий період каси: від першої операції дня до Z-звіту. Кожен чек «знає», в яку зміну він пробитий, тому в будь-який момент можна відповісти на питання: скільки продано за зміну, скільки готівки має бути в касі, хто працював.

Зміну в програмі потрібно узгоджувати з фіскальною зміною реєстратора (РРО/ПРРО): перевіряти відкриття, завершення та підсумки обох. Завершуйте робочий день за регламентом магазину; допустиму тривалість фіскальної зміни й порядок Z-звіту визначає інструкція відповідального за РРО/ПРРО. Сам друк Z-звіту не завжди закриває зміну в базі — це залежить від налаштувань нижче.

Як відкривається зміна

Касиру не потрібно окремо «відкривати зміну» — програма робить це сама:

1. Касир заходить у Фронт РМК (вибирає своє ім'я, вводить пароль або прикладає картку).
2. При першій операції — першому чеку або внесенні розмінної готівки — програма шукає відкриту зміну для цього РМК і підрозділу.
3. Якщо відкритої зміни немає — створюється новий документ «Зміна РМК» з поточною датою, користувачем, РМК і підрозділом. У журналі дій касира фіксується подія «Відкриття зміни».

У документі зміни зберігаються реквізити:

Як закривається зміна (Z-звіт)

Закриття зміни виконується з Фронта РМК: Меню → Фіскальні → кнопка «Z-звіт» або кнопкою Меню → «Закрити зміну» (Alt+F5; потрібне право «Дозволити закриття зміни» — вона закриває зміну, друкує звіт зміни і, якщо так налаштовано в РМК, сама знімає Z-звіт). Користуйтеся маршрутом, налаштованим для вашого РМК. Основні результати успішного закриття:

1. Перевіряє неоплачені чеки. Якщо в журналі зміни є створені, але не оплачені чеки — зміна не закриється, касир побачить повідомлення: «Зміна не закрита, тому що в журналі є неоплачені рахунки!». Потрібно або оплатити, або видалити ці чеки.
2. Рахує готівку зміни. У маршруті Z-звіту із закриттям, якщо в РМК увімкнено «При закритті зміни автоматично вилучати гроші з РМК у касу», програма рахує залишок зміни без безготівкових оплат. Після успішного закриття вона створює обліковий документ винесення лише на додатний залишок, з урахуванням уже проведених винесень. Гроші надходять у касу, зазначену в документі: зазвичай основну касу магазину, а якщо її не задано — касу РМК. Це не окрема команда службового винесення на РРО; порядок дій касира залежить від налаштованого сценарію.
3. Закриває документ зміни: ставить прапорець «Закрита» і дату закриття. Якщо на цьому ж РМК випадково залишилися старіші незакриті зміни — вони теж закриваються.
4. Друкує Z-звіт на фіскальному реєстраторі (звіт із гашенням).
5. Формує «Звіт про роздрібні продажі». При проведенні зміни програма збирає всі проведені чеки зміни (крім видалених), згортає товари й оплати та створює документ «Звіт про роздрібні продажі» — окремо по кожній організації, від імені якої були продажі. Це підсумковий документ для бухгалтерії й аналітики (див. нижче).
6. Виконує обмін даними з центральною базою (якщо каса працює у розподіленій базі) — чеки, внесення й винесення зміни реєструються до відправлення.

Додатково при проведенні зміна робить запис у регістр РМКСмены з видом операції «Перезалік безготівкових» — «знімає» з зміни суму безготівкових оплат, щоб залишок зміни показував лише готівку, яку реально можна вилучити.

⚠️ Важливо: Z-звіт — фіскальна операція. Її не можна «скасувати» чи «перепробити». Спочатку переконайтеся, що всі чеки дня оплачені та пробиті, готівка в скриньці збігається з програмою — і лише тода натискайте «Z-звіт». Якщо в налаштуваннях РМК стоїть «Не закривати зміну при Z-звіті», кнопка лише надрукує звіт без закриття — такий режим використовують там, де зміну закривають окремо.

💡 Порада: перед Z-звітом зробіть X-звіт (кнопка «X-звіт» у тому ж меню) — це той самий звіт, але без гашення: він показує обороти дня, нічого не закриваючи. Звірте готівку по X-звіту, і Z-звіт пройде без сюрпризів.

X-звіт і Z-звіт: у чому різниця

У меню «Фіскальні» є також «X-звіт по товарах» (обороти в розрізі товарів без гашення) і сервісні кнопки для адміністратора (програмування ЕККА, анулювання «завислого» чека на реєстраторі).

Практичний приклад

Понеділок, каса 1, касир Оксана. У цьому прикладі налаштовано Z-звіт із закриттям облікової зміни та автоматичним винесенням її залишку; службові операції РРО виконують за погодженим регламентом. О 8:50 вона внесла 500 грн розміну — програма відкрила зміну №245. За день пробито 187 чеків на 21 340 грн (з них 9 200 грн картками), одне повернення на 86 грн, о 16:00 знято 10 000 грн інкасації. О 21:00 Оксана натискає «Z-звіт»:

• неоплачених чеків немає — перевірка пройдена;
• залишок готівки зміни: 500 + (21 340 − 9 200 − 86 готівкових повернень) − 10 000 = 2 554 грн — програма автоматично створює винесення на цю суму в касу магазину;
• зміна №245 закрита о 21:00, РРО надрукував Z-звіт;
• сформовано «Звіт про роздрібні продажі» за зміну — бухгалтер вранці побачить у ньому всі 187 чеків, згорнуті до підсумків по товарах і видах оплат.

У скриньці залишилося рівно 0 грн, у сейфі — 12 554 грн виторгу і розміну, і всі ці цифри збігаються з програмою. Це і є правильно закрита зміна.

Типові помилки

• Зміна не закрита кілька днів. Чеки наступних днів «падають» у стару зміну, тому її підсумок уже не є виторгом одного дня. Виконуйте регламент завершення дня та перевіряйте, що закрито і зміну в програмі, і фіскальну зміну. Якщо вчорашня зміна залишилася відкритою — повідомте старшого касира до наступних операцій.
• Спроба закрити зміну з відкритими чеками. Програма не дозволить — і це не помилка, а захист: неоплачений чек означає або незавершений продаж, або «завислий» документ, який треба свідомо оплатити чи видалити.
• Видалення документа зміни. Не робіть цього. При позначці на видалення зміни програма позначає на видалення і підпорядковані «Звіти про роздрібні продажі» — розсиплеться вся звітність дня. Якщо зміну створено помилково — зверніться до адміністратора.

Чек РМК — центральний документ продажу

Призначення

Чек ККМ (РМКЧек) — документ, який оформлює кожен окремий продаж покупцеві на касі. Це найважливіший і наймасовіший документ системи: за день на одній касі їх можуть бути сотні.

Один чек = один покупець біля каси. Чек:

• підтверджує факт роздрібного продажу;
• списує товар зі складу (з конкретних партій, за собівартістю);
• записує продаж для звітів про виторг і прибуток;
• кладе гроші в касу ККМ (готівка) або на банківський рахунок (картка);
• фіксує знижки, бонуси та покупця (якщо він назвався або дав дисконтну картку);
• нараховує відсоток від продажу продавцеві (якщо так налаштовано);
• друкується на фіскальному реєстраторі — це той самий чек, який отримує покупець.

Коли використовується

Щоразу, коли покупець розраховується на касі. Касир не створює чек «як документ у журналі» — він працює у Фронті РМК, а документ створюється й заповнюється автоматично в міру додавання товарів.

Реквізити чека (що бачить адміністратор у документі)

Робота касира у Фронті РМК

Відкрийте Фронт магазину → Відкрити фронт (F11). Нижче показано область підбору товарів і поточного чека у фронті виду «Фронт магазин».

Навчальний неоплачений чек: одна упаковка молока Лактель за 16,50 грн — той самий товар, що в прикладі картки номенклатури. Ліворуч видно результат пошуку за штрихкодом і залишки за складами, праворуч — товар, кількість, ціну та суму чека. Верхня панель містить журнал, касира й меню; нижню форму оплати показано окремо.

Ліва панель — пошук: поле пошуку, результати, кнопки груп і товарів. Права панель — поточний чек (список набраних товарів). Розміри й кольори визначає довідник «РМК налаштування». Основні дії продубльовані клавішами — повна таблиця нижче, у підрозділі «Швидкі клавіші касира».

Вхід у програму

1. На екрані входу касир натискає кнопку зі своїм ім'ям (список береться з довідника «Користувачі»).
2. Вводить свій пароль РМК на екранній клавіатурі — або просто прикладає магнітну картку чи сканує особистий штрих-код (якщо обладнання підключене).
3. Відкривається головний екран: зверху — поле пошуку, ліворуч — результати пошуку та кнопки груп і товарів, праворуч — табло чека (список товарів).

Новий чек і додавання товарів

Продаж починається з кнопки «Новий чек» (клавіша F2; або програма сама створює чек при першому відсканованому товарі). Далі товари потрапляють у чек одним із способів:

• Сканування штрих-коду — основний спосіб. Програма знаходить товар за штрих-кодом і додає його з кількістю 1 (або запитує кількість, якщо увімкнено налаштування «Запитувати кількість»).
• Кнопки товарів на екрані — для товарів без штрих-коду (випічка, овочі): касир натискає групу, потім товар.
• Підбір по коду (артикулу) — клавіша «-»: відкривається вікно введення коду товару → набрати код → Enter. Товар додається в чек (ваговий — одразу зважується на вагах).
• Підбір по назві — клавіша F7 активує рядок пошуку → набрати частину назви (або штрих-коду) → Enter — програма виведе результати пошуку. Якщо знайдено один товар — вибрати його; якщо кілька — клавішею «/» перейти в ліву панель результатів, стрілками ↑↓ стати на потрібний товар і натиснути Enter — товар з'явиться в чеку.

Зміна кількості з клавіатури: клавіша «*» активує праву панель (чек) → стрілками ↑↓ перейти до потрібної позиції → Enter → ввести потрібну кількість → знову Enter.

Що робить програма при кожному додаванні товару:

• підставляє ціну за категорією цін РМК (зазвичай «Продажна») — див. Розділ 4;
• застосовує знижку клієнта, якщо вибрано покупця зі знижкою;
• перевіряє обмеження: товар в архіві, без ціни, заборонений до продажу в цей період часу (наприклад, алкоголь уночі) — і чесно попереджає касира: «Товар існує, але можливо не проставлена ціна!», «...заборонено продавати в даний період часу!»;
• для підакцизних товарів — запитує сканування акцизної марки.

💡 Порада: якщо сканер «пікнув», а товар у чек не додався — читайте повідомлення на екрані. Найчастіші причини: на товар не встановлена ціна (звертайтеся до товарознавця) або штрих-код не заведений у картці товару. Не намагайтеся «продати схожий товар» — це зіпсує залишки обох позицій.

Ваговий товар

Якщо в картці товару стоїть ознака «Ваговий» і в РМК підключені ваги, то при додаванні такого товару програма сама зчитує вагу з ваг (і за потреби віднімає тару). Касиру достатньо покласти товар на ваги й натиснути кнопку товару. Якщо ваги не відповіли — кількість підставиться 1, і її треба виправити вручну.

Товари, зважені на вагах з друком етикеток у торговому залі, скануються як звичайні: їх штрих-код уже містить вагу, і програма підставить її автоматично.

Підакцизні товари (алкоголь, тютюн)

Для товарів, позначених як підакцизні, програма вимагає сканувати акцизну марку кожної пляшки/пачки: після додавання товару відкривається вікно введення марки, і чек не закриється, поки марки не введені для всієї кількості. Навіщо це касиру:

• марка потрапляє у фіскальний чек — цього вимагає законодавство про обіг підакцизних товарів;
• при проведенні чека використані марки записуються в регістр реалізованого акцизу — програма не дасть продати ту саму марку двічі й допоможе при звірках.

Додатково для таких товарів можуть діяти обмеження продажу за часом (нічна заборона) — при спробі оплати каса відмовить із повідомленням, і це не збій, а закон.

Товари різних організацій в одному чеку

У багатьох магазинах товар юридично належить різним організаціям (наприклад, ТОВ і ФОП). Програма це повністю автоматизує: кожен рядок чека «знає» свою організацію, а при оплаті сума автоматично розбивається по організаціях (таблична частина «Оплата по організаціях»). Фіскальні чеки друкуються за правилами, які налаштував адміністратор (зокрема через «фіскальну організацію»); безготівкові оплати зараховуються на рахунок відповідної організації. Касир цієї механіки не бачить і нічого не робить — просто сканує та приймає оплату; але якщо покупець отримав два чеки замість одного — це саме розподіл по організаціях, а не помилка.

Зміна кількості, ціни, видалення рядка

• Кількість — вибрати рядок чека (дотиком або: «*» → стрілки → Enter) і ввести нову кількість на цифровій клавіатурі, підтвердити Enter.
• Вага — кнопка «Вага» (клавіша F6) переважує активну позицію чека на підключених вагах.
• Ціна — кнопка «Ціна» (клавіша F8) доступна лише користувачам з відповідним правом; кожна така дія пишеться в журнал дій касира.
• Видалення рядка — кнопка «Видалити» (клавіша Delete) на вибраному рядку. Видалення теж протоколюється (регістр «Дії користувачів РМК») — адміністратор завжди бачить, хто і що видаляв із чеків.

Покупець, дисконтна картка, знижки

За замовчуванням покупець у чеку — «Роздрібний покупець» (загальний, без знижок). Щоб продати «на клієнта»:

• відсканувати дисконтну картку — програма знаходить клієнта за штрих-кодом картки або за номером картки і підставляє його в чек; або
• натиснути кнопку «Клієнт» і вибрати покупця вручну (див. довідник «Клієнти»).

Після вибору клієнта програма:

• застосовує його персональну знижку до всіх товарів чека (крім товарів, на які знижки заборонені) — правила знижок описані у Розділі 2;
• показує його бонуси та аванси/депозити, якими можна платити;
• при наявності боргу — пропонує його погасити.

Крім персональних, при натисканні «Оплата» програма автоматично перераховує автоматичні знижки (акційні правила), тож підсумкова знижка в чеку може скластися з кількох частин. Сума знижки видна касиру на табло і друкується в чеку.

Журнал чеків і відкладені чеки

Область списку й деталізації журналу: ліворуч вибрано навчальний чек на 16,50 грн, праворуч видно його товар і статус «Відкритий рахунок». Після скасування форми оплати чек залишається в журналі — це ще не завершений продаж.

Кнопка «Журнал» (клавіша F3) відкриває список чеків поточної зміни. Тут касир може:

• відкласти чек: якщо покупець «забув гаманець у машині», натисніть «Новий чек» (клавіша F2) — поточний чек збережеться в журналі неоплаченим, і можна обслуговувати наступного покупця;
• повернути відкладений чек: F3 → стрілками вибрати потрібний чек (праворуч видно його товари) → Enter — чек повертається на екран, можна завершити оплату;
• відкрити чек для догляду або продовження, надрукувати копію чека;
• побачити кількість відкритих (неоплачених) чеків — вона ж відображається на головному екрані.

Журнал закривається клавішею BackSpace (або кнопкою «Закрити»).

Одночасну роботу з одним чеком із двох кас програма блокує (регістр блокувань чеків) — двоє касирів не «розірвуть» один документ.

💡 Порада: взяли за звичку наприкінці зміни заглядати в журнал — і Z-звіт ніколи не «впреться» у неоплачені чеки.

Стани чека та перевірки після збою

У чека є статус, ознака проведення та дані оплат. Це різні ознаки: проведення в базі саме по собі не доводить ні успіх карткової оплати, ні завершення фіскалізації.

Якщо світло чи зв'язок зникли під час оплати: касир припиняє повторні спроби й передає адміністратору номер чека, час, суму, спосіб оплати та видиме повідомлення. Адміністратор зіставляє один і той самий продаж у журналі програми, журналі термінала і результатах РРО. Якщо в чеку кілька організацій, перевіряє результат по кожній. Підтверджену оплату не приймають повторно лише через те, що вікно програми залишилося відкритим. Подальшу дію обирають за фактичним станом та можливостями налаштованого обладнання.

⚠️ Важливо: повідомлення про втрату зв'язку не дорівнює підтвердженій відмові банку. Позначка «Видалений» також не є універсальним способом виправлення вже оплаченої або фіскалізованої операції. Повернення покупцю оформлюють окремим сценарієм повернення, після перевірки початкового продажу.

Якщо програмі вже відомо про оплату чека, при повторному відкритті вона попередить «Чек ... вже був оплачений ... на суму ...» і створить новий чек. Це перевірка записаного стану чека; після збою вона не замінює звірку з банківським терміналом. Поява нового чека не є підставою повторно списувати гроші за той самий продаж — спочатку перевірте результат попередньої спроби.

Швидкі клавіші касира

Досвідчений касир працює майже без дотиків до екрана — клавіатурою та сканером це швидше. Всі клавіші звірені з конфігурацією; та сама клавіша в різних вікнах може діяти по-різному, тому таблиця поділена за екранами.

Головний екран Фронта:

Меню (після F10):

Форма оплати (після «+»):

Журнал чеків / Звіт по касі:

💡 Порада: «+», «-», «*», «/» — це клавіші цифрового блока праворуч на клавіатурі (NumPad). Роздрукуйте цю таблицю і тримайте біля каси, поки клавіші не «запам'ятаються пальцями».

Оплата чека: готівка, картка, бонуси

Навчальний приклад: до оплати 16,50 грн, у полі «Готівка» — 20, решта — 3,50 грн. Угорі також видно розподіл суми між організаціями. Кадр знято до підтвердження; навчальний розрахунок завершено кнопкою «Відміна».

Коли всі товари в чеку, касир натискає велику кнопку «Оплата» (клавіша «+»). Відкривається форма оплати з трьома полями:

Швидкі кнопки: «Все готівкою» (F10), «Все безготівкою» (F5), «Все бонусами» (F9) — заповнюють відповідне поле повною сумою чека одним дотиком. Оплату можна комбінувати: частину готівкою, частину карткою. Програма не дасть завершити чек, поки сума оплат не зійдеться з сумою чека — контроль «Сума оплати не дорівнює сумі замовлення» спрацьовує при проведенні.

Типовий клавішний сценарій оплати:

1. «+» — відкрилося вікно оплати.
2. Готівка: ввести суму, яку дав покупець (програма покаже решту). Картка: натиснути F5.
3. Повторний «+» — завершити оплату («ОК»). Кнопка «-» («Чек») запускає оплату з фіскалізацією. Коли фіскалізацію запускає сама кнопка «ОК» — визначають налаштування РМК, встановлені адміністратором. Використайте кнопку зі свого робочого сценарію й перевірте результат операції.

Готівка. Касир вводить отриману суму — програма показує здачу. «ОК» запускає завершення оплати; фіскалізація залежить від налаштувань РМК. Перевірте успішне завершення чека та передбачений вашим сценарієм фіскальний результат. Якщо виникла помилка, скористайтеся перевірками після збою, перш ніж повторювати операцію.

Картка (банківський термінал). Якщо термінал інтегрований з програмою (у конфігурації є обробки для ПриватБанку, Ощадбанку, Райффайзен Банку, monobank), то при оплаті карткою програма сама надсилає суму на термінал (операція Purchase). Після успішної відповіді виконуються наступні дії з чеком; фіскалізація залежить від налаштувань РМК. Підтверджена відмова термінала не є успішною оплатою. Якщо відповідь втрачена, результат спочатку з'ясовують за правилами перевірки після збою. Для повернення карткою інтеграція може виконувати операцію Refund.

Кілька практичних моментів із терміналом:

• Не вводьте суму на терміналі вручну, якщо термінал інтегрований: сума передається з чека автоматично, ручний ввід — головне джерело розбіжностей «чек на 245.06, а з картки списано 254.06».
• Якщо зв'язок обірвався посеред оплати (термінал «завис», світло блимнуло) — не пробивайте оплату вдруге наосліп. Механізм перевірки незавершеної оплати залежить від інтеграції термінала. Кличте адміністратора для зіставлення станів; не беріть з покупця гроші двічі.
• Термінал без інтеграції (окремий) — тоді касир сам вводить суму на терміналі, чекає слип і лише після успішного слипа завершує чек у програмі з видом оплати «картка». Слипи наприкінці зміни звіряються з програмою.

Бонуси. Списуються з накопичених бонусів клієнта (нараховуються відсотком від покупок — див. Розділ 2). Оплата бонусами не проходить через фіскальний реєстратор як готівка — це внутрішні розрахунки з клієнтом.

⚠️ Важливо — не переплутайте вид оплати! Якщо покупець заплатив карткою, а касир пробив «готівка» (або навпаки), то в програмі готівки в касі стане «більше», ніж у скриньці, а безготівковий виторг не зійдеться з випискою банку. Наприкінці зміни це гарантована недостача або лишок при звірці. Помилку виправляє адміністратор — але найкраще її просто не робити: дивіться, яке поле заповнюєте.

Що відбувається при проведенні чека

У момент оплати документ «Чек ККМ» проводиться і робить рухи одразу по кількох регістрах. Розуміти це варто, щоб бачити наслідки кожного чека:

При поверненні (вид операції «Повернення») ті самі рухи виконуються з протилежним знаком: товар повертається на склад, гроші — з каси.

Практичний приклад: один чек «під мікроскопом»

Покупчиня з дисконтною карткою купує: хліб (28.50 грн), 2 пляшки молока (по 42.00) і 340 г сиру на вагу (389.00 грн/кг). Персональна знижка клієнтки — 3%.

1. Касир сканує картку — в чеку з'явився клієнт «Іваненко О.», програма застосовує знижку 3%.
2. Сканує хліб і молоко (молоко — двічі або один раз зі зміною кількості на 2).
3. Кладе сир на ваги, натискає кнопку «Сир твердий» — програма зчитує 0.340 кг, сума 132.26.
4. Разом 231.26 грн, знижка 6.94, до сплати 224.32.
5. Покупчиня дає 100 грн готівкою, решту — карткою. Касир вводить «Готівка: 100», «Картка: 124.32», ОК. Термінал підтверджує, РРО друкує чек.

Що сталося в базі після проведення цього одного чека:

• з партій складу «Торговий зал» списано: хліб 1 шт, молоко 2 шт, сир 0.340 кг — з найстаріших партій, із собівартістю (припустимо, 148.10 грн разом);
• у регістр продажів записано виторг 224.32 грн і собівартість 148.10 грн — валовий прибуток чека 76.22 грн вже видно у звітах;
• у касу ККМ додалося 100 грн готівки, на банківський рахунок — 124.32 грн;
• клієнтці Іваненко нараховано бонуси від суми покупки (за відсотком з її картки клієнта);
• у зміну записані оплати: готівка 100, безготівкові 124.32, знижка 6.94.

Один дотик до кнопки «ОК» — сім записів обліку. Саме тому так важливо натискати правильні кнопки.

⚠️ Важливо — чому не можна просто видалити чек. Проведений чек уже вплинув на облік. Фіскальний результат і карткова оплата перевіряються окремо: зміна документа в базі не скасовує їх автоматично. Для неоплаченого помилкового чека та завершеного продажу потрібні різні дії. Адміністратор спочатку перевіряє стани операції, а повернення товару оформлює окремим чеком повернення зі збереженням історії продажу.

Типові помилки при роботі з чеками

Пов'язані об'єкти

• Довідники: РМК, «Клієнти», «Номенклатура», «Користувачі», «Каси».
• Документи: «Зміна РМК» (кожен чек належить зміні), «Внесення/видача грошових коштів РМК», «Звіт про роздрібні продажі» (підсумок чеків зміни), «Депозити» (оплата авансом).
• Звіти: продажі за період, по касирах, по товарах, валовий прибуток, звіт по касі — Розділ 8.

Робочий день касира — наскрізний сценарій

Розгляньмо типовий день касира Оксани в продуктовому магазині. У дужках — що при цьому робить програма.

8:45. Вхід у систему. Оксана вмикає касовий комп'ютер, запускається Фронт РМК. Вона натискає кнопку зі своїм ім'ям і вводить пароль. (Програма звірила пароль з довідника «Користувачі» й відкрила головний екран Фронта.)

8:50. Розмінна монета. Старший касир видав Оксані 500 грн розміну. Оксана робить фіскальне внесення: Меню (F10) → Фіскальні → «Внесення», вводить 500, за потреби — коментар «розмін». (Після успішної операції на РРО програма відкриває зміну, якщо її ще немає, і створює документ внесення на 500 грн. Готівка з'являється у скриньці ККМ і зміні та вибуває з каси, зазначеної в документі.) Ці самі 500 грн повторно через «Нефіскальне внесення» (F5) не вводять: це створило б ще один обліковий рух. Нефіскальне внесення — окрема операція для відповідного робочого сценарію, а не обов'язковий другий крок після фіскального.

Меню касира (F10): звіт по касі, нефіскальні внесення та винесення, витрати й закриття зміни. Відкривайте потрібну дію за її назвою.

9:00–13:00. Продажі. Покупці йдуть один за одним. Оксана сканує товари, для вагових кладе товар на ваги, постійним покупцям сканує дисконтні картки, приймає готівку і картки. (Кожна оплата — окремий документ «Чек ККМ»: списані партії FIFO, записані продажі, гроші в касі ККМ або на рахунку, клієнтам нараховані бонуси.)

13:30. Покупець повернув учорашній йогурт. Термін придатності виявився сьогоднішнім. Оксана натискає кнопку «Повернення», знаходить учорашній чек покупця в журналі, вибирає його як підставу, залишає в чеку повернення лише йогурт і повертає гроші готівкою. (Створено «Чек ККМ» з видом операції «Повернення» на підставі оригінального чека: йогурт повернувся на склад у свою партію, гроші вийшли з каси, бонуси покупця скориговані. РРО надрукував фіскальний чек повернення.)

16:00. Інкасація серед дня. У скриньці накопичилося багато готівки. Старший касир вирішує зняти 10 000 грн. Оксана: Меню → Фіскальні → «Винесення», сума 10 000, коментар «інкасація». (Документ «Внесення/видача...» з видом операції «Винесення готівки»: гроші вибули з каси ККМ і зі зміни, прибули в головну касу магазину — див. Розділ 7. Надруковано службовий чек винесення.)

20:45. Перевірка перед закриттям. Покупців немає. Оксана відкриває журнал чеків (F3) — переконується, що неоплачених чеків не залишилось, і закриває журнал (BackSpace).

20:50. Звірка та винесення готівки. Далі — за ритуалом закриття (так він описаний в інструкції касира підприємства):

1. X-звіт: Меню → Фіскальні → «X-звіт». На звіті видно суму в сейфі готівкою за даними РРО. Оксана перераховує скриньку — зійшлося.
2. Винесення за налаштованим сценарієм: у цьому прикладі використано ручне фіскальне винесення — Меню → Фіскальні → «Винесення» на звірену суму X-звіту. (РРО надрукував службовий чек; програма створила документ винесення — готівка «переїхала» в касу магазину.) Якщо на вашому РМК використовується автовилучення, застосуйте таблицю режимів.
3. Звіт по касі: Меню (F10) → «Звіт по касі» (F4) → «Короткий друк» — друкується довідка про залишок готівки в касі за даними програми. Закрити звіт — BackSpace.
4. Залишок після винесення: порівняти суму «в сейфі» у програмі з готівкою, яка фактично залишилася. Якщо є окрема сума для нефіскального винесення за налаштованим сценарієм — Меню (F10) → «Нефіскальне винесення» (F6), ввести саме її та коментар. Уже винесену суму повторно не вводити. За розбіжності спочатку виконати звірку зміни.

21:00. Закриття зміни. Оксана: Меню → «Закрити зміну» (у магазинах, де зміну закривають Z-звітом — Меню → Фіскальні → «Z-звіт»), підтверджує «Ви впевнені?». (Програма: перевірила неоплачені чеки — їх немає; закрила документ «Зміна РМК» з датою закриття 21:00; сформувала «Звіт про роздрібні продажі» по кожній організації зміни; за налаштуваннями надрукувала Z-звіт і виконала обмін з центральною базою.) У цьому прикладі всю готівку вже винесено вручну: за нульового залишку додатковий автоматичний документ не створюється. Далі — «Завершення роботи» і вимкнути комп'ютер.

Ранок наступного дня почнеться з нової зміни — і все повториться.

💡 Порада адміністратору: вся ця історія залишає слід у регістрі «Дії користувачів РМК»: відкриття зміни, кожне додавання і видалення товару, внесення, винесення, закриття зміни. Якщо є сумніви щодо дій касира — цей журнал перша точка перевірки.

Чек-лист касира

Роздрукуйте і повісьте біля каси.

Початок дня:

• Увійти у Фронт під своїм іменем (не під чужим — інакше і виторг, і помилки запишуться на колегу).
• Отримати й перерахувати розмін.
• Оформити фіскальне внесення розміну (Меню → Фіскальні → Внесення).
• Перевірити, що розмін відображено один раз; не повторювати ті самі гроші нефіскальним внесенням.
• Пробний погляд: чи друкує РРО, чи працює сканер і термінал.

Протягом дня:

• Дисконтна картка — до оплати, не після.
• Вид оплати — точно як платить покупець (готівка ≠ картка).
• Будь-який рух готівки повз чеки — тільки через внесення/винесення.
• Повернення — на підставі чека продажу; якщо його не знайдено, рішення приймає старший касир за сценарієм повернення.
• Нестандартна ситуація — повідомити старшого одразу.

Кінець дня:

• Журнал чеків (F3): неоплачених немає.
• X-звіт → перерахувати скриньку → суми зійшлися.
• Виконати винесення за режимом свого РМК; перевірити обліковий документ і службову операцію РРО, не дублювати суму.
• Звіт по касі (F10 → F4, «Короткий друк») → перевірити фактичний залишок; окреме нефіскальне винесення — лише на ще не винесені гроші за налаштованим сценарієм.
• Закрити зміну / Z-звіт.
• Гроші й документи — старшому касиру під підпис.

Звірка готівки й оплат зміни

Перед порівнянням сум зафіксуйте номер і початок зміни, РМК та відбір касира. «Звіт по касі» фронта показує поточну відкриту зміну; якщо вона почалася раніше, її підсумок охоплює й попередні дні. Відбір одного касира також не дорівнює підсумку всіх касирів цього РМК.

Контрольний приклад: на початок у скриньці нуль; внесли розмін 500 грн, готівкових продажів було 8 000 грн, повернень готівкою — 300 грн, винесли 6 000 грн. Очікувано лишилося 2 200 грн. Продажі карткою на 2 000 грн цю суму не збільшують. Кожен фактичний рух враховується один раз; якщо витрата оформлена через винесення, її не віднімають від скриньки вдруге окремим рядком.

Якщо перерахували 2 100 грн, різниця становить −100 грн. До завершення звірки перевірте вид оплати, повернення, пропущені чи подвійні внесення/винесення та відбори звіту. Запишіть різницю і пояснення, передайте відповідальному. Не створюйте довільного документа «щоб сума зійшлася». Це порядок роботи персоналу; сама форма звіту не підтверджує фізичний перерахунок і приймання грошей іншою людиною.

Яке винесення робити перед закриттям

Старший касир визначає для кожного РМК режим облікового винесення та порядок службових операцій на РРО. Прапорець «При закритті зміни автоматично вилучати гроші з РМК у касу» створює документ у базі й квитанцію, але сам по собі не виконує службове винесення на реєстраторі. Тому не пропускайте передбачену регламентом фіскальну операцію лише через цей прапорець.

Наприклад, після розміну 500 грн і готівкових продажів 8 000 грн у скриньці 8 500 грн. Якщо вдень винесли 6 000 грн, автоматика має оформити 2 500 грн, а не 8 500 грн. Якщо перед закриттям ці 2 500 грн уже винесли фіскально, відповідний документ теж уже є в базі — повторне винесення не потрібне.

Друк Z-звіту в режимі «Не закривати зміну при Z-звіті» або для одного з кількох реєстраторів ще не підтверджує закриття облікової зміни й автовилучення. Перевірте стан документа зміни та створене винесення. Якщо очікуваного документа немає або сума не збігається, передайте ситуацію старшому касиру до наступних касових операцій.

Контроль дій касира

РМК — місце, де зустрічаються товар і готівка, тому в програмі закладено кілька рівнів контролю. Це не «стеження заради стеження»: чіткий контроль захищає насамперед чесного касира — при будь-якій розбіжності можна точно відновити, що відбувалося.

Журнал дій касира. Якщо в системі увімкнено протоколювання (константа «Використовувати протоколювання дій користувачів у РМК»), кожна суттєва дія пишеться в регістр «Дії користувачів РМК»:

Адміністратор може будь-коли відповісти на питання «хто видалив із чека дві пляшки коньяку о 19:42» — з точністю до секунди.

Персональні права. Через додаткові права користувачів адміністратор регулює, кому дозволено: змінювати ціну в чеку, робити повернення, відкривати журнал, працювати з чужими чеками. Кнопки, на які права немає, для касира просто не працюють.

Персоналізація операцій. Кожен чек, внесення і винесення зберігає користувача. Навіть якщо за однією касою по черзі працюють двоє касирів (перемикання користувача без перезапуску передбачене), кожен документ «підписаний» тим, хто його зробив, — і відсоток від продажу нарахується саме йому.

Блокування чеків. Відкритий на одній касі чек блокується для інших робочих місць — двоє касирів не можуть одночасно редагувати один документ.

💡 Порада керівнику: домовтесь із персоналом про просте правило — будь-яка нестандартна ситуація (не пройшла оплата, покупець передумав, зависла програма) закінчується не «якось розібрались», а коротким повідомленням старшому. Тоді журнал дій використовуватиметься для допомоги, а не для розборів.

Внесення та винесення готівки

Призначення

Документ Внесення/видача грошових коштів РМК (РМКВносВынос) оформлює рух готівки між скринькою каси та «зовнішнім світом» без продажу:

• Внесення — поклали гроші в касу: розмінна монета на початок дня, поповнення розміну.
• Винесення (вилучення) — забрали гроші з каси: інкасація виторгу в сейф/головну касу, оплата дрібних витрат.

Чому це важливо

Фіскальний реєстратор і програма мусять «знати» точну суму готівки в скриньці. Якщо покласти чи забрати гроші без документа, то при звірці (X-звіт, закриття зміни) готівка не зійдеться. Внесення й винесення оформлюють документом у базі, а службовий чек на РРО отримують при виконанні фіскального варіанта операції. Обліковий документ або його квитанція самі по собі не підтверджують службову операцію реєстратора.

Як оформити

Операція існує у двох варіантах — фіскальному і нефіскальному:

• Фіскальне внесення/винесення — Меню → Фіскальні → «Внесення» / «Винесення». Програма спершу реєструє операцію на фіскальному реєстраторі (друкується службовий чек), і лише при успіху створює документ у базі.
• Нефіскальне внесення/винесення — Меню (F10) → «Нефіскальне внесення» (F5) / «Нефіскальне винесення» (F6). Створюється тільки документ у програмі, РРО не задіюється. Ці кнопки приховуються, якщо в РМК увімкнено «Використовувати тільки фіскальні операції»; для нефіскального внесення адміністратор може обмежити максимальну суму.

Порядок дій однаковий:

1. Ввести суму на цифровій клавіатурі та підтвердити.
2. Якщо в РМК увімкнено запит коментаря — вказати причину («розмін», «інкасація», «виручка»...).
3. Програма створює документ у базі (якщо зміни ще немає — відкриє її автоматично).
4. Друкується квитанція.

При винесенні «на витрати» програма може одразу створити документ «Витрати» з відповідною статтею — так дрібні господарські видатки з каси потрапляють в облік витрат без окремого введення.

Введення 500 грн розмінної готівки у формі «Нефіскальне внесення готівки». Кадр зроблено до підтвердження; навчальну операцію скасовано кнопкою «Відміна».

Реквізити

Проведення

Зверніть увагу на дзеркальність: внесення в скриньку РМК — це витрата головної каси, а винесення виторгу — її прихід. Так гроші ніколи не «роздвоюються» і не зникають: вони просто переміщуються між касою ККМ і касою магазину (Розділ 7).

Практичний приклад

У магазині заведено тримати в скриньці не більше 5 000 грн. О 15:30 старший касир бачить по X-звіту, що готівки вже 7 800 грн, і просить касира зняти 5 000:

1. Касир: Меню → Фіскальні → «Винесення», сума 5000, коментар «інкасація 15:30».
2. РРО друкує службовий чек винесення, принтер — квитанцію; касир вкладає квитанцію разом із грошима в інкасаторський пакет.
3. У програмі: каса ККМ — мінус 5 000, зміна — мінус 5 000, каса магазину — плюс 5 000. Старший касир заносить пакет у сейф; у Розділі 7 описано, як далі ці гроші здаються в банк.

Увечері при закритті зміни залишок готівки в скриньці менший — і перерахунок займає хвилину, а не пів години.

Типові помилки

• Розмін поклали «просто так», без внесення. У скриньці грошей більше, ніж у програмі, — при закритті зміни «лишок». Здається дрібницею, але привчає ігнорувати розбіжності, за якими одного дня сховається реальна недостача.
• Винесення без документа. Дзеркальна ситуація — «недостача» на рівному місці.
• Забули оформити інкасацію перед Z-звітом (коли автоматичне вилучення вимкнене). Зафіксуйте, чи гроші ще у скриньці, чи вже передані, номер закритої зміни та її залишок. Передайте ці дані старшому касиру: він звірить документи й визначить виправлення. Не вводьте в новій зміні винесення вчорашніх грошей лише для обнулення звіту — воно змінить облік уже іншої зміни.
• Сплутали внесення з винесенням. Розбіжність подвоюється: замість −5 000 у скриньці стає +5 000 у програмі, різниця 10 000. Уважно читайте заголовок цифрової клавіатури — «Введіть суму внесення» чи «Введіть суму винесення».

Повернення від покупця

Повернення в магазині оформлюються двома різними способами, залежно від того, як був проданий товар.

Спосіб 1. Повернення роздрібного чека — через РМК

Якщо товар продано чеком на касі, повернення робить касир прямо у Фронті РМК (кнопка доступна, якщо в РМК увімкнено «Дозволити повернення» і касир має право на повернення):

1. Натиснути кнопку «Продаж» — відкриється меню вибору операції; вибрати «Повернення покупця». Якщо з’явиться вікно «Охорона», потрібне підтвердження уповноваженою карткою охорони. Воно запитується, коли для цього РМК задані картки охорони; звичайний вхід касира його не замінює.
2. Програма запропонує вибрати в журналі чек-підставу — оригінальний чек покупця. Після вибору підстави напис на кнопці зміниться на «Повернення», номер чека стане червоним. Повернення оформлюється на підставі чека продажу.
3. Програма створить новий «Чек ККМ» з видом операції «Повернення» і заповнить його товарами оригінального чека. Зайві позиції касир видаляє, залишаючи тільки те, що повертається.
4. Оплата «навпаки» — кнопка «Оплата» («+»): вибрати погоджений спосіб повернення, звірити суму й виконати операцію. Для налаштованих інтегрованих терміналів програма викликає повернення на картку (Refund); результат потрібно перевірити за підтвердженням термінала.
5. Перевірити проведення чека повернення та фіскальний чек повернення. За помилки друку або зв'язку перевіряти ці стани окремо від банківської операції — дії після збою.

Меню кнопки «Продаж»: виберіть «Повернення покупця». Наявність цього пункту залежить від налаштування РМК і прав касира.

Додатковий крок перед вибором чека-підстави: вікно «Охорона» просить просканувати уповноважену картку. На цьому навчальному кадрі повернення ще не створено й гроші не видано.

Якщо пункту «Повернення покупця» немає, зверніться до старшого касира для перевірки доступу. Якщо картки охорони немає поруч, натисніть «Відміна» та запросіть уповноваженого працівника. Після скасування можливе повідомлення «Недостатньо прав для повернення» — операція припиняється до вибору чека; повторний вхід без пароля цього підтвердження не замінює.

Є і швидкий шлях без чека-підстави (саме він описаний у скороченій інструкції касира): після вибору операції «Повернення» закрити вікно вибору чека (хрестиком), набрати або зважити товар. За правилом роботи цього посібника переходити до оплати такого повернення можна лише після перевірки й погодження старшим касиром товару, кількості, ціни початкового продажу та способу повернення грошей.

При проведенні чек повернення робить ті самі рухи, що чек продажу, але з протилежним знаком: товар — назад на склад (прихід у партії), готівкове повернення — витрата скриньки, карткове — окремий рух безготівкової оплати; бонуси й знижки клієнта коригуються, продажі зменшуються.

⚠️ Важливо — повернення без підстави. Швидкий шлях зручний, але має ціну: без чека-підстави програма не знає, за якою ціною і з якою знижкою товар був проданий — касир повертає за поточною ціною, і покупцеві можна повернути більше, ніж він платив, а собівартість партій розійдеться. Тому якщо покупець приніс чек або продаж легко знайти в журналі — завжди обирайте чек-підставу. Сумніваєтеся в ціні чи сумі — кличте адміністратора, який знайде продаж у журналі (за датою, сумою, карткою клієнта).

Вибір дій перед оплатою повернення. Перевірте всі рядки, які стосуються ситуації: картковий продаж може одночасно охоплювати кілька організацій.

Для готівкового повернення контроль простий: повернена кількість збільшує залишок товару, а видана сума зменшує готівку скриньки. Для карткового повернення готівку зі скриньки не видають. Якщо операція зупинилася, ці результати перевіряють за документами та підтвердженням банку, а не лише за кольором режиму «Повернення».

Спосіб 2. Документ «Повернення від покупця» — для накладних

Якщо товар було продано видатковою накладною (оптовому чи безготівковому покупцеві), повернення оформлює адміністратор або менеджер документом Повернення від покупця (ВозвратОтПокупателя) у звичайному режимі програми.

Порядок роботи:

1. Найзручніше — відкрити видаткову накладну, за якою був продаж, і створити повернення «на підставі»: шапка й товари заповняться автоматично.
2. Залишити в таблиці лише товари, що повертаються, виправити кількість.
3. Вказати вид оплати: якщо «За готівку» — обов'язково заповнити касу, з якої повертаються гроші.
4. Провести документ.

Реквізити:

Проведення:

• ПартииТоваров — товар повертається на склад у ті самі партії, з яких він був списаний при продажу за документом-підставою (програма аналізує рухи накладної-підстави і відновлює партії з їхньою собівартістю). Якщо підстави не вистачило — залишок приходить у партію за замовчуванням з нульовою собівартістю.
• Взаиморасчеты — борг покупця зменшується на суму повернення; якщо повернення за готівку, борг одразу «закривається» видачею грошей.
• ДенежныеСредства — при готівковому поверненні гроші вибувають з каси.

Практичний приклад. 15 липня магазин відвантажив кафе «Ранок» накладною №347 десять ящиків йогуртів. 18 липня кафе повертає один ящик (24 шт по 17.08 грн = 410 грн): у відкритій накладній №347 адміністратор натискає «Створити на підставі → Повернення від покупця», у таблиці залишає лише йогурти і ставить кількість 24, вид оплати «безготівковий» (гроші не повертаються — просто зменшується борг). Після проведення: 24 йогурти повернулись на склад у ту саму партію постачальника з собівартістю 11.90 грн/шт, борг кафе зменшився на 410 грн. Звіт про прибуток залишився чесним, бо і виторг, і собівартість повернення «відмоталися» синхронно.

Типові помилки:

Видаткова накладна — безготівковий та оптовий продаж

Призначення

Розхідна накладна (РасходнаяНакладная) оформлює продаж товару конкретному покупцеві-контрагенту поза касою: оптова партія, відвантаження кафе чи офісу, безготівковий розрахунок, продаж із відстрочкою платежу, доставка.

Головна відмінність від чека: чек — це «продав і одразу отримав гроші», накладна — це «відвантажив товар, а розрахунок — окремо». Тому накладна:

• списує товар зі складу (як і чек);
• але грошей не отримує — натомість збільшує борг покупця у взаєморозрахунках;
• борг закривається окремими грошовими документами: прибутковим касовим ордером або банківською випискою (Розділ 7).

Коли використовується

• Продаж юридичній особі з оплатою за рахунком.
• Оптовий продаж за оптовим типом цін.
• Відвантаження постійному покупцеві «під розрахунок наприкінці місяця» (відстрочка).
• Продаж із доставкою (у документі є адреса, зона, час доставки, торговий агент).

Покроковий порядок роботи

1. Журнал документів → Розхідна накладна → Створити (або «на підставі» рахунку покупця, замовлення покупця чи даних ТЗД).
2. Вибрати контрагента і договір. З картки контрагента підтягнуться його тип цін і персональна знижка.
3. Перевірити склад відвантаження і тип ціни (для опту — оптова).
4. Заповнити таблицю «Товари»: підбором, сканером або з документа-підстави. Ціни підставляються за вибраним типом цін; за потреби застосовується знижка.
5. Для доставки — заповнити адресу, зону, час, торгового агента.
6. Провести документ. Роздрукувати: «Розхідна накладна» (для товарів) та/або «Акт виконаних послуг» (якщо в документі є послуги).

Реквізити

Проведення

Зверніть увагу: рухів по касі чи банку накладна не робить — гроші прийдуть окремим документом, і лише тоді борг покупця закриється.

Типові сценарії

• Продаж за рахунком: Рахунок покупця → оплата → Розхідна накладна на підставі рахунку.
• Відвантаження під замовлення: Замовлення покупця (резерв) → Розхідна накладна на підставі замовлення (резерв знімається).
• Опт із відстрочкою: накладна з видом оплати «безготівковий» і 14 днями відстрочки; через два тижні — банківська виписка закриває борг.
• Повернення: на підставі накладної вводиться «Повернення від покупця» (вище).

Практичний приклад

Кафе «Ранок» щотижня закуповує в магазині випічку й молочні продукти з оплатою раз на місяць за безготівковим розрахунком.

1. Адміністратор заводить контрагента «Кафе Ранок» з типом цін «Оптова» і договором «Постачання-2026» (Розділ 2).
2. Щовівторка менеджер створює «Розхідну накладну»: контрагент «Кафе Ранок», склад «Торговий зал», тип ціни «Оптова», вид оплати «безготівковий», відстрочка 30 днів. Товари — сканером із коробок, що їдуть у кафе.
3. Після проведення: товар списано (партії FIFO), продаж записано, борг кафе виріс, скажімо, на 4 820 грн. Друкується накладна у двох примірниках, водій везе її разом із товаром.
4. Наприкінці місяця бухгалтер бачить у звіті взаєморозрахунків борг кафе 19 350 грн за чотирма накладними. Кафе платить на рахунок, банківська виписка (Розділ 7) закриває борг.
5. Одного разу кафе повернуло ящик прострочених йогуртів — на підставі відповідної накладної введено «Повернення від покупця» на 410 грн: товар повернувся у свою партію, борг кафе зменшився.

Жодна з цих операцій не торкнулася каси РМК — оптовий контур працює паралельно з роздрібним і зустрічаються вони лише у спільних звітах про продажі та залишки.

Типові помилки

• Продали накладною, а гроші прийняли «повз програму». Борг покупця висить вічно, звіт взаєморозрахунків забитий фіктивними боргами. Кожна накладна має бути закрита грошовим документом.
• Неправильний тип ціни. Оптовику продали за роздрібом (образився) або роздрібному — за оптом (втратили маржу). Перевіряйте поле «Тип ціни», особливо після вибору контрагента.
• Відвантаження при неоплаченому лімітному борзі. Перед проведенням загляньте у взаєморозрахунки контрагента.
• Мінусові залишки. Накладна, як і чек, не забороняє продаж «у мінус» жорстко — стежте за залишками складу.

Пов'язані документи

«Замовлення покупця» і «Рахунок покупця» (підстава), «Повернення від покупця», «Прибутковий касовий ордер» і «Банківська виписка» (Розділ 7), «Податкова накладна».

Замовлення покупця і рахунок покупця

Замовлення покупця

Замовлення покупця (ЗаказПокупателя) потрібне, коли покупець хоче отримати товар не зараз: «відкладіть мені», «привезіть у четвер», «зберіть комплект під весілля». Документ фіксує домовленість: хто, що, скільки, за якою ціною і на яку дату відвантаження.

Головна цінність замовлення — резервування. При проведенні документ робить рухи по регістрах РезервТоваров (товар відкладений під цього покупця і не буде проданий іншим) та ЗаказыПокупателей (список зобов'язань магазину з датами відвантаження). Обов'язковий реквізит — дата відвантаження: без неї документ не проведеться, бо резерв без строку — це просто заморожений товар.

Коли покупець приходить за товаром, на підставі замовлення вводиться розхідна накладна — вона відвантажує товар і знімає резерв. Якщо покупець передумав — замовлення просто розпроводиться, і товар знову доступний для продажу.

Типова помилка — забуте замовлення: резерв висить тижнями, товар «є на складі, але його не можна продати». Періодично переглядайте незакриті замовлення і знімайте неактуальні резерви.

Приклад. У п'ятницю зателефонувала клієнтка: «Відкладіть 3 торти "Празький" на неділю». Менеджер створює «Замовлення покупця»: контрагент — клієнтка, дата відвантаження — неділя, товар — 3 торти. Торти зарезервовані: навіть якщо в суботу їх розкуплять до останнього, «замовлені» 3 штуки каса не продасть. У неділю на підставі замовлення вводиться видаткова накладна (або торти пробиваються чеком, а замовлення закривається) — резерв знято, клієнтка задоволена.

Рахунок покупця

Рахунок покупця (СчетПокупателя) — це документ-«запрошення до оплати» для безготівкових покупців: друкована форма «Рахунок-фактура» з реквізитами, переліком товарів і сумою, яку покупець оплачує через банк.

Важливо розуміти: рахунок — інформаційний документ. При проведенні він не робить жодних рухів: не списує товар, не резервує його, не змінює борги. Це просто зафіксована пропозиція. Тому рахунків можна виписувати скільки завгодно — обліку вони не зашкодять.

Робочий ланцюжок такий: виписали «Рахунок покупця» → покупець оплатив (банківська виписка, Розділ 7) → на підставі рахунку створили розхідну накладну, яка вже реально відвантажує товар і формує борг/закриття боргу. Якщо товар треба гарантовано притримати до оплати — додатково оформіть «Замовлення покупця», бо сам рахунок нічого не резервує.

Додаткові можливості для адміністратора

Фронт РМК — це не лише продаж. Для адміністратора чи старшого касира в ньому заховано кілька робочих інструментів. Усі вони вмикаються персональними правами користувача (адміністратор системи роздає їх у налаштуваннях додаткових прав) — якщо права немає, кнопка просто не з'являється.

Підготовчі документи з каси (меню операцій)

Кнопка «Продаж» на головному екрані відкриває меню вибору операції. Крім «Продажу» і «Повернення покупця», користувач із відповідними правами бачить тут операції: «Прихідна накладна», «Замовлення», «Інвентаризація», «Списання», «Переуцінка», «Переміщення», «Повернення постачальнику», «Етикетування», «Документ Фронта».

Як це працює: вибираєте операцію, набираєте товари так само, як звичайний чек (сканером, пошуком, вагами), а завершуєте не оплатою, а кнопкою «Документ "ФРОНТ"». Програма запитає дату документа і примітку, збереже все у документ «Документ фронта» (системна назва Банкет) із зазначеним видом операції та надрукує його на принтері чеків. Для операції «Переміщення» додатково запитується склад-отримувач.

Головне, що треба розуміти: «Документ фронта» не списує й не оприбутковує товар і не торкається грошей — це «чернетка з торгового залу» (єдиний виняток: у виді «Замовлення» він реєструє заявку в регістрі внутрішніх замовлень). Товарознавець чи оператор у звичайному режимі програми потім вводить на його підставі справжній документ (прибуткову накладну, переміщення, внутрішнє замовлення тощо). Повний опис механізму — у Розділі 5.

💡 Порада: це найшвидший спосіб зробити заявку або перерахунок прямо в залі: адміністратор ходить із касовим сканером, «пробиває» товари — і за хвилину в базі готовий список для оператора. Каса при цьому нічого не продає і не списує.

Друк цінників та етикеток

• З чека на касі. Наберіть товари в чек і натисніть кнопку «Цінник»: програма запропонує вибрати шаблон цінника і надрукує цінники для всіх позицій чека з їхніми цінами. Залежно від налаштування РМК «Друк цінників на принтер чеків» друк іде на касовий принтер або на звичайний принтер.
• Режим «Етикетування» (у меню операцій, потрібне право). У цьому режимі кожен доданий товар одразу друкує етикетку зі штрих-кодом і ціною на принтері етикеток; формат етикетки береться з картки користувача (за замовчуванням 40×25 мм). Зручно, коли треба доетикетувати товар у залі.
• Зі звичайного режиму програми. У списку довідника «Номенклатура» є кнопки, що відкривають обробки «Друк цінників» (ПечатьЦенников) та «Друк етикеток» (ПечатьЭтикеток) — для вибраного товару чи групи. Крім того, кнопка «Цінник» є прямо в документах: наприклад, у прибутковій накладній після проведення можна надрукувати цінники на всі оприбутковані товари (перед друком програма попросить провести документ).

💡 Порада: правило гігієни цін — надрукували нову ціну документом «Установка цін» → одразу друкуйте нові цінники з того самого документа чи з прибуткової накладної. Тоді цінник на полиці ніколи не розійдеться з цінами каси (Розділ 4).

Калькулятор купюр

У формі «Звіт по касі» (Меню → F4) є кнопка «Калькулятор» — вона відкриває обробку «Калькулятор купюр»: таблиця з номіналами банкнот (1000, 500, 200, 100, 50, 20, 10 грн) і монет (10, 5, 2, 1 грн, 50 коп.). Вводите кількість купюр кожного номіналу — програма сама рахує загальну суму. Це прибирає арифметичні помилки при перерахунку скриньки перед закриттям зміни: рахуєте пачки, а не суми.

Калькулятор купюр: 3 банкноти по 1 000 грн і 2 по 500 грн дають 4 000 грн. Це окрема навчальна вправа з підрахунку, а не результат перерахунку всієї каси.

Звіт по касі: три варіанти друку

Форма «Звіт по касі» (F10 → F4) показує виторг зміни за видами оплат і вміє друкувати три довідки на принтері чеків:

Верхня частина звіту по касі відкритої зміни №2 від 30.07.2026, РМК «Тестова», у навчальній копії: готівка 5 622,50 грн, безготівка 622,50 грн, усього продажів 6 245,00 грн; знижки показано окремо — 38,15 грн. Це накопичені дані зміни, а не виторг за день знімка.

Нижній підсумок того самого звіту: 41 чек, із них 3 з безготівковою оплатою. Порівнюйте кількість чеків і суму продажів разом із розподілом оплат вище.

Закривається форма клавішею BackSpace. Прямо звідси доступні також кнопки внесення/винесення і перехід у «Фіскальні».

Додаткові фіскальні звіти

У меню Фіскальні → «Додатково» зібрані сервісні звіти фіскального реєстратора для адміністратора: повний (періодичний) звіт за діапазон дат, короткий звіт по датах, звіт по товарах, копія чека (повторний друк уже пробитого чека), Z-звіти за період. Ними користуються при звірках із податковою та розборах спірних ситуацій; касиру в щоденній роботі вони не потрібні.

Дрібниці, які економлять час

• Зміна касира без перезапуску — кнопка з іменем користувача (F9): новий касир вводить свій пароль, і всі наступні чеки пишуться на нього.
• «Режим підприємства» (Меню → F11, лише для ролей Адміністратор/Менеджер) — вихід із Фронта у звичайний інтерфейс програми без завершення сеансу.
• Перемикач «Запитувати кількість» у меню — тимчасово вмикає/вимикає запит кількості після кожного сканування.
• «Витрати» у меню (окреме право) — оформлення дрібних господарських витрат готівкою з каси зі створенням документа «Витрати» (Розділ 7).
• Копія чека — у журналі чеків кнопка «Копія чеку» повторно друкує вибраний чек.

Службові та застарілі документи продажу

У конфігурації, крім описаних вище, є ще чотири документи «навколо продажу». Ми перевірили за кодом, які з них реально задіяні в актуальному процесі РМК. Ось результат — щоб ви не шукали їх у щоденній роботі даремно.

Звіт про роздрібні продажі — службовий, формується автоматично

Документ Звіт про роздрібні продажі (ОтчетОРозничныхПродажах) — активний і важливий, але руками його не створюють. Він формується автоматично при проведенні/закритті документа «Зміна РМК»: програма збирає всі чеки зміни, згортає товари й оплати та створює по одному звіту на кожну організацію, від імені якої були продажі за зміну. Документ зберігає підсумок зміни: товари з собівартістю, оплати за видами, суми знижок і ПДВ.

За замовчуванням рухи по товарах робить кожен чек окремо, а звіт слугує зведенням для бухгалтерії та аналітики. У конфігурації передбачено альтернативний режим (константа «Рух по товарах робити звітом»), коли списання товарів виконує саме цей звіт замість чеків — цей режим вмикає адміністратор, у типовому магазині він вимкнений. Практичний висновок для користувача: не редагуйте і не видаляйте ці документи вручну — при повторному проведенні зміни вони переформуються, а при видаленні зміни видаляються разом із нею.

Депозити («РеализацияДисконтов») — допоміжний

Документ із технічною назвою РеализацияДисконтов («Депозити») оформлює передплату/депозит клієнта: клієнт вносить гроші наперед, а потім розраховується ними на касі (у формі оплати це «оплата за авансом»). Чек РМК посилається на депозит як на документ-підставу, а при закритті зміни використані депозити автоматично позначаються як «Використані». У типовому продуктовому магазині механізм застосовується рідко (частіше — у ресторанній частині конфігурації); якщо ваш магазин депозити не практикує — цей документ вам не знадобиться.

«Швидкий чек» («Чек») — застарілий

Документ Чек («Швидкий чек») — попередник сучасного «Чека ККМ» зі спрощеною структурою (товари + оплата, без зміни РМК і фіскальних статусів). У актуальному коді конфігурації жодна обробка його не створює: Фронт РМК працює виключно з документом «Чек ККМ» (РМКЧек). Згадки «Швидкого чека» лишилися тільки в старих механізмах (наприклад, як історичний тип підстави в «Поверненні від покупця»). Не використовуйте його для нових операцій — він зберігся в конфігурації для читання старих даних.

«Роздрібний продаж» («РозничныеПродажи») — застарілий

Документ РозничныеПродажи — старий формат зведення продажів за день, попередник «Звіту про роздрібні продажі». В актуальному процесі його ніхто не створює: єдина згадка в робочому коді — технічний запит у процедурі встановлення часу документа «Звіту про роздрібні продажі». Документ залишений для сумісності зі старими періодами; у щоденній роботі та навчанні персоналу він не потрібен.

Часті питання касирів

— Я пробила чек, а покупець передумав. Він ще не платив. Що робити? Просто видаліть зайві рядки з чека або натисніть «Новий чек» — неоплачений чек без товарів анулюється (отримає статус «Видалений»). Нічого зі складу ще не списано: рухи робить лише оплачений чек.

— Чек уже оплачений і надрукований, і тут покупець передумав. Це вже фіскальна операція. Оформлюйте повернення на підставі цього чека — з поверненням грошей і фіскальним чеком повернення. «Витерти» пробитий чек не можна ні в програмі, ні на РРО.

— Сканер не читає штрих-код. Спробуйте пошук за назвою (F7 → частина назви → Enter) або за кодом/артикулом (клавіша «-»). Якщо товар знайдено — продавайте, а про «мертвий» штрих-код повідомте товарознавця. Якщо програма пише «Товар з штрихкодом ... не знайдено» — код не заведений у картці товару; не продавайте «щось схоже» замість нього.

— На екрані «Товар існує, але можливо не проставлена ціна». На товар немає ціни за категорією цін вашої каси. Продати його неможливо, поки товарознавець не встановить ціну (Розділ 4).

— Покупець хоче оплатити частину готівкою, частину карткою. Це нормальна комбінована оплата: на формі оплати заповніть обидва поля — «Готівка» і «Картка». Програма сама проведе карткову частину через термінал.

— Термінал надрукував «Відмовлено», а покупець каже, що гроші списались. Не пробивайте оплату вдруге. Кличте старшого: потрібно зіставити чек із журналом термінала та результатом РРО за правилами перевірки після збою. Втрата відповіді не підтверджує ані списання, ані повернення грошей покупцю.

— Не можу закрити зміну: «в журналі є неоплачені рахунки». Відкрийте журнал чеків зміни, знайдіть неоплачені. Кожен або завершіть оплатою (якщо це реальний продаж), або анулюйте. Після цього Z-звіт пройде.

— Світло вимкнули посеред дня. Що зі зміною? Нічого страшного: зміна та всі оплачені чеки — в базі. Після відновлення живлення увійдіть у Фронт — програма знайде відкриту зміну і продовжить її. Перевірте лише останній чек: якщо він залишився неоплаченим — завершіть або анулюйте його.

— Чому мені не можна просто дати знижку покупцеві «від себе»? Ручні знижки доступні лише при відповідних правах, і кожна зміна ціни пишеться в журнал дій касира. Знижки в магазині — це правила (картки, акції), а не особиста щедрість: інакше неможливо аналізувати ні виторг, ні чесність.

Словничок термінів розділу

Куди далі

• Оприбуткування товару, переміщення, інвентаризація — Розділ 5. Склад.
• Встановлення й переоцінка цін, типи цін — Розділ 4. Ціноутворення.
• Клієнти, дисконтні картки, знижки та бонуси, каси — Розділ 2. Довідники.
• Каса магазину, банк, закриття боргів покупців — Розділ 7. Гроші.
• Звіти про продажі, виторг, прибуток, звірка каси — Розділ 8. Звіти.